加强开展高校电子档案管理工作探析

杨东燕

【摘要】随着高校加快数字化校园建设的步伐，无纸化办公进程持续推进，越来越多的电子文档亟待归档，电子档案逐渐变成高校档案馆的主流馆藏。鉴于此。如何开展好电子档案管理工作是高校档案馆面临的重要课题，下面对加强开展高校电子档案管理工作的重要性与措施进行探讨，助力高校档案馆提高档案管理水平。

【关键词】高校；档案管理；电子档案；工作措施

当今时代，基于现代信息技术的办公自动化与电子政务高速发展，掀开产生电子文件、管理电子档案工作的新篇章。在高校的办公过程中，电子文件已经是主要资料，是政务信息管理与数字化校园建设的主要部分，加强开展高校电子档案管理工作需要档案馆和档案人员不断探索和钻研。

一、开展高校电子档案管理的重要性

电子档案指的是利用计算机、磁盘、软盘、硬盘等设备存储的各类电子文件，并通过磁盘或网络在线、离线传输归档，由档案管理软件进行管理并提供利用，通常都有对应的纸质档案。在网络化、信息化环境下，开展高校电子档案管理至关重要，其重要性主要体现在三个方面：一是加强高校档案数字资源建设。高校不断加快建设数字化校园的步伐，建设档案数字资源有助于档案馆及时接收形成于各部门的电子档案，实现数字整合，大大丰富档案信息资源，方便教职工查看、利用。二是节约高校档案管理成本。保管电子档案的条件以及运作成本都明显低于纸质档案，在节约成本的同时统一收集、集中管理各部门电子档案。三是增强档案维护安全。和纸质档案相比，电子档案更能维护信息安全，防止档案泄密。

二、加强开展高校电子档案管理工作的措施建议

（一）采取可行措施，做好电子档案管理基础工作。为确保高校电子档案的完整、安全及其管理工作的科学与高效，档案馆必须制定标准与制度，支持基础工作的开展。其中主要涉及有关于电子文件、网络的制度，保证网络系统满足验收要求，密级不同的电子文件的计算机管理、著录、传输等规定，还有应用软件与计算机的兼容性标准、存放电子档案的湿度与温度等要求。与此同时，要自动上传电子文件，及时完整地收集形成于单机上的电子文件。高校的档案馆应在网页上建立自动上传电子文件的窗口，方便各部门及人员及时上传文件，并第一时间收集，在服务器上进行归档，提高电子档案管理工作的效率。

（二）加强安全管理，有效保证电子档案的安全性。因高校电子档案管理工作使用的是现代技术，确立其法律地位和保密工作也应具有技术保障，安全则是一直以来的技术性难题。这就要求档案馆采取防火墙技术、加密技术等加强对电子档案的安全管理，保证其安全性。防火墙技术能通过隔离网络、限制访问等途径控制访问网络的权限，保护好网络里的电子档案资源；加密技术则能对网络里传输的电子档案实施加密处理，到达目的地之后解密、还原，预防非法用户截取信息、盗用信息，是一种主动的、保证资源安全的基础防御技术。档案馆必须建立电子档案安全保证体系，健全档案信息安全管理体制，并做到高校局域网和任何外网的物理隔离，加强密钥管理与身份认证，依赖校园网络安全传输电子档案，保证档案信息安全。

（三）促进档案利用，发挥电子档案的价值与效益。对电子档案的收集与保管的终极目的在于迅速获取信息并利用，档案管理的服务性正是高校档案工作赖以生存、发展的基础，只有做好电子档案的利用工作，发挥出电子档案的经济效益、社会效益，才能促进高校电子档案管理工作朝着有益方向发展。高校档案馆有大量信息资源，应根据学校实际选择有较高利用价值的电子档案资料，深入挖掘其内涵，利用计算机进行检索、整理、编研、开发，建立专题索引、组织沿革、大事记等，提高档案管理水平。同时，通过校园网、互联网、档案馆的网页等实现对电子档案信息的及时更新，共享信息资源，提高利用档案信息的效率，方便各级领导随时查阅、掌握高校开展各项工作的情况，优化档案信息的查询与检索等服务，提高服务质量。

（四）坚持双规模式，不断提升高校电子档案功能。加强开展电子档案管理工作并非表示不再需要实物档案、纸质档案。相比之下，实物档案、纸质档案具有电子档案无法比拟的优越性，不但表现形式更直观，且保存寿命更长，更容易把握安全性。所以高校的档案管理应实行双轨制，不仅要管理好电子档案，还要管理好实体档案，以便在网络不通时提供实体档案应急，或遇到特殊情况时基于实体档案再生电子档案，或在无法确定电子档案的法律地位时发挥原始档案的作用，不断提升档案的功能。一是高校档案馆必须把现有实物档案、纸质档案保存好，留住学校珍贵的史料，并加强开展档案的编研与利用。二是档案馆要及时升级现有电子档案的文件版本，并完善分类代码，统一实体档案号、电子档案号。三是档案馆要促使电子档案信息资源库和实体档案相互关联，提高档案查询速度。

三、结语

在网络信息时代，虚拟数字文件、无纸办公室、办公自动化、电子档案、数字档案馆等是不容忽视的问题，每个人都得益于网络信息技术的快速发展，也应当承担起解决它所引发的复杂问题。在实践中，高校档案馆必须充分认识加强电子档案管理的重要性，并采取做好基础工作、加强安全保密管理、促进档案利用以及电子档案、纸质档案双轨管理等措施加强开展电子檔案管理工作，适应时代发展需要。

【参考文献】

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[3]张艳丽.探究高校档案管理工作中的电子档案管理[J].纳税，2017（20）：72.