浅谈提高企事业单位公文处理水平的有效策略

周华

【摘要】公文处理工作政治性强，是企事业单位一项重要而又不可或缺的管理工作。提高公文处理能力，工作人员必须以遵守法纪、严格规范、高效务实、细致有序为准则，在文件的安全保密、归档、保管、催办、传阅、制发、承办以及签收、登记等诸多方面做到准确规范、快速有效、衔接有序，不断提升处理水平，才能发挥公文的最大效用。

【关键词】企事业单位；公文处理；有效策略；安全保密

企事业单位要想提高公文处理水平，充分发挥公文在企事业单位公务活动中的效用，必须系统性做好公文管理各个环节的相关工作。从公文起草到取得实际效用，直至立卷归档，整个公文管理流程需做到严格规范、环环相扣、先后有序、首尾相接，确保公文处理的规范性、科学性、有效性、保密性。

一、严格处理程序，确保公文处理的规范性

（一）确保处理及时，有效传递方针政策。公文进行处理时一定要严格掌控时效标准，公文一般存在处理时限，甚至有些存在最佳公文处理时机。在进行公文处理时要巧妙借助时机，既不可以延误，也不能盲目超前。要通过不断总结经验，对工作机制不断完善，充分利用信息化手段办理公文，塑造一套高效、严谨、科学的公文处理规范流程，保证信息能够及时、精准、有效地传递。

（二）撰写准确无误，充分体现领导意图。公文质量的重要标准之一就是公文办理的准确度，准确无误是公文办理的生命线。例如审核和草拟公文，从遣词造句、篇章结构、思想内容、标点符号，每一个环节都要杜绝差错，必须严谨细致、慎之又慎。尤其在工作环节中，工作人员起草校核相关公文时，要领会精神实质、把握行文主旨，撰文要对实际意图进行充分体现，只有如此才可以对领导的决策部署进行准确传达。

（三）遵守公文处理规定，确保公文处理的规范性。企事业单位文书人员在公文管理各个工作环节都必须严格执行《党政机关公文处理工作条例》中办发〔2012〕14号和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的规定要求，特别注意在文种选用、公文格式要素规范、正文不规范用语等容易出现差错的问题，加大公文内部培训，规范本单位公文制发和阅办处理，展示本单位良好形象。

二、强化审核把关，确保公文制发的科学性

（一）认真把关，确保行文的必要性和内容的简练性。公文精简，最直接有效的方法是进入公文流转环节之前，对相关部门拟制的初稿，在前置关口做好把控，表述要依据充分、目的明确、通俗易懂、简明扼要，并能保证制发的文件能够解决实际问题，杜绝表面工作。单位必须明确规定，行文没有必要性和可行性的，不行文；没有具体的新的措施，仅仅照抄、表态性的，不行文；对于已经讨论决定的工作部署，可当面或电话议定的工作，不行文。单位领导签发文件时要认真审核行文的必要性、可行性，要让基层摆脱文山会海，单位领导要带头执行中央关于精简会议文件的要求，减少公文的滥发、多发，使基层单位和部门能将更多精力用在重点工作的具体落实上。

（二）严格审查，保障公文的合法性。单位制发公文在内容和思想上一定要符合上级机关的方针、政策，必须与国家的相关法律法规相符合，要充分体现相关工作的决策思想。单位的规章制度和重大决策性公文应采取将文件列入所在单位法制部门审查的工作方式，在领导进行会签之前，一并将公文送法制部门进行合法合规性审查，单位法规部门在公文制发实施后应开展规范性文件的备案工作，从而杜绝制发文件与现行相关法律法规以及方针政策上产生冲突。

（三）加强考核，确保公文切实可行。在进行文件内容的校核过程中，除了文件语言要通俗易懂、简明扼要外，文件制定的相关措施和政策也要尊重民意，充分体现和反映实际情况。日常工作过程中，对涉及单位发展的重要决策以及与职工群众切身利益相关的文件，要深入调查研究，充分了解现实状况，加强考核，做到合理科学、切实可行。

三、加强跟踪督办，确保公文落实的有效性

（一）细化文件流程，加大催办力度。在进行公文处理中，相关文书人员要对文件进行有序保管，对涉密的、重要的文件进行单独存放或者是归类存储，以便随时查找和使用。在进行文件归档工作中，应该充分利用档案管理平台以及OA办公系统，及时完成文件的归档和整理工作。首先对收到的相关文档进行归类，例如涉及更换单位名称、单位改制的，涉及领导职务更换或者任免的，要对个人及单位进行决定、表彰等的都需要进行纸质文件的归档，以便日后查阅。再者就是对于制发的相关文件进行归档，必须打印发文审批稿纸，电子文件、纸质文件等进行分类归档。其次要对档案管理系统做到熟练运用，认真填写发文页码、发文日期、发文字号、保管期限、责任者、标题、附件等条目。最后要对归档文件进行保留，需要打印相关档案的交接文据以及档案凭据一式两份，与电子文件和纸质的资料依照限定时间移交档案部门。此外，对于催办、承办的相关工作要做出明确、严格的规定，保证公文操作和处理的流程能够有章可循、有据可查。

（二）注重监管，强化督办作用。公文在进行处理和传递时，要保证公文的时效性。文件在传阅的过程中，要做到及时处理，不误事、不拖拉、不积压，这也是对公文处理工作的基本要求。从某些方面来说，公文时效性将直接决定和影响着整个企事业单位的实际工作效率和成果。文书人员要有很强的时间把控观念，在整个工作环节中要尽量化繁为简，使文件管理科学，流程简便，操作相关手续尽量简化，以此保证文件管理实现高效利用。在进行文件送阅时，若领导不在，文书人员应依照文件处理的重要和急缓程度，一是要将文件主旨思想通过其他通信手段及时告之分管的领导。二是要将相关文件及时传递给有关承办部门，做到提前承办，不耽误相关工作；若领导在其他事情上过忙导致忘记批阅，文书人员要委婉适时地给予提醒。对于需要催办的文件，文书人员在转办之后，要密切关注跟踪文件的实际落实情况，可以以多种灵活的方式，与对方主动联系，不可将文件送达相关承办部门后就不管不问，而要对文件的执行情况进行定时的跟踪监督，核查实际情况，以避免文件漏办或误压，保证承办部门在限定时间内办理事项。在催办过程中，可以采取打电话咨询、发催办单等多种方式，对于重要紧急的文件，可以专人进行跟踪和催办，要切实实现重要工作的及时、有效办理。在文件处理完成之后，要注明落实时间、相关结果以及落实单位，并将处理的实际情况进行规范整理，报告相关领导以及分管领导。重要的相关文件，可以根据实际情况，随时进行反馈和告知。还可以在本单位OA中增加文件督办的功能模块，提高文件督办的透明度和及时性。

（三）跟踪回访，提升落实效率。对于涉及上级单位重要工作部署，以及重要决策事项等方面的重要文件，要积极展开跟踪督办。及时邀请相关单位的有关人员回访，针对重要文件的实际落实效果，进行实地调查研究，全面掌握一线的执行情况，及时作出评判和处理。通过执行重要文件跟踪督办，公开通报有关重要文件的办理落实情况，为相关领导的决策提供切实有效的参考，从而确保单位重要工作及时有效得到贯彻落实。

四、遵纪守法，确保公文的保密性

在公文处理过程中，时常会涉及到涉密工作，文书人员必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密规定要求，对涉密文件的相关工作环节严格把控。例如严格执行中央文件一律不得在计算机网络上办理、必须纸质传阅办理，确保文件内容不泄露。严格按照文件的阅知范围和保密要求执行，在处理和运行中要妥善保存和管理。文书人员是相关涉密文件的最直接的接觸者，一定要树立牢固的保密观念，时刻检查和注意自己的言行，保护好、处理好每个涉密文件，确保文件安全保密。

五、结语

要提高企事业单位公文处理工作水平，需要文书人员在实际的工作过程中不断累积经验，多提炼、多总结，要有强烈的事业心、责任感，做到敬畏规定、敬畏规矩，努力提升自身业务能力和政治素养。同时，企事业单位要完善本单位公文处理体制，保持文书人员的工作稳定性、连续性，确保本单位公文处理及时高效。

【参考文献】

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[2]岳海翔.当前公文文风不正的主要表现及矫正策略[J].写作（上旬刊），2016（03）.

[3]陈琳.提高高校办公室人员公文写作质量的思考[J].职业技术，2016 （05）.