乳制品企业如何做好存货管理

文/赵艳丰

（大连交通大学工商管理学院）

在我国乳制品行业的公司报表中，存货占据了很大一部分比重（大概占流动资产的50%以上）。对于以生产加工为主营业务的乳制品企业来说，存货的重要性毋庸置疑，储备一定量的存货能使生产得到正常有序的进行，能为企业的销售提供较大的机动灵活性；但是，过量的存货又会在流动资金中占据较大比重，增加企业的生产成本和管理费用，降低利润率，制约企业的进一步发展。本文以Z乳品科技有限公司（简称“Z公司”）为案例，分析乳制品企业存货管理所面临的问题，并给出相应的解决方案，希望给业内人士带来启示。

存货管理的四大问题

存货采购环节的问题

Z公司是一家专注于奶酪产品、固态奶制品研发的生产加工企业，虽然成立时间不长，但是凭借良好的广告效应，在业内已经小有名气。Z公司与供应商的采购多以短期合作为主，在国内还没有形成稳定的供应商，也没有建立一个完善的资料库，以对供应商的企业规模、产业结构、客户群、业绩评价、生产能力、业务水平、质量系统等信息进行分类统计，缺乏对同类型供应商的优劣对比，所以难以选出最适合维持长期合作的供应商。

另外，Z公司在挑选合作供应商时，更注重他们上报的最终价格，如果供应商愿意接受较低的订购价或者许诺提供相应的价格折扣，那么公司与之签订单供货合同的可能性将大大提高。Z公司管理层往往忽视对供应商的业绩评价，忽视其业务结构是否完善、生产能力是否与之销售目标相协调，忽视供应商的质量评价系统是否健全。而正是因为这些因素通通欠考虑，企业在日常经营中经常会碰到供应商交付的产品质量不合格，或交付时间滞后的情况，这会大大制约企业的正常生产经营，造成重复采购，增加存货成本。

存货入库环节的问题

存货复核工作不到位

在Z公司的原料采购、验收入库的工作环节中，有极大可能出现订单和购货发票上的存货单价数不一致的情况。在此环节中，仓储员应核对存货采购的单价、数量、金额与发票内容是否一致。但实际操作中，仓储员往往忘记核对存货单价是否与发票内容一致。若订单单价的输入有误未能及时发现，导致发票结算不及时，则会形成暂估价，暂估价占比越大，就会导致后期的变更数量越多、金额越大。这种复核工作的不到位，极大增加了相关部门的工作量。

存货入库不及时

仓储部在例行存货盘点时，存在当天有废弃的原料（添加剂、发酵剂等）在作业区却未按期交付的情况，进行询问时，工作人员解释为等待第二天再收库，如此就加大了盘点的工作量，增加了人工成本。可见Z公司在入库管理方面存在很大的漏洞，入库管理的不及时毫无疑问会加大存货的保管安全风险，加大存货盘查的难度。

存货验收分工不明

在Z公司内部审计过程中，存在采购员与验收员包揽对方工作的情况，职责分工不明。笔者实际调查发现，由于验收员居住地址距离加工厂比较远，而有相当一部分原料是晚上送达，基于平时建立起的友好亲密关系，验收员就会“拜托”采购员代为验收，采购物资经采购员自己验收即可入库。采购人员既参与采购，又负责验收，未做到权责分离，极容易出现采购员以权谋私、质量作假的风险。

存货仓储环节的问题

Z公司并没有专业的仓储管理系统，仓库的管理都是凭老员工的经验，新员工需要3～6 个月才能完全熟悉仓库的存货情况，所以仓库的发货效率特别低，而且经常找错、发错货。因效率低，所以作业人员也多，仓库内的作业通道经常出现交通繁忙景象，货车堵塞的情况时有发生。

作为一家生产加工型企业，Z公司储货仓库多为普通通风式仓库，存货摆放方式多为就地堆垛式。而仓库里的很多原料（如发酵剂）是需要特别防潮处理的，在空气湿度较大的季节特别需要注意存货防潮，Z公司在这方面却特别容易忽视。笔者实地考察还发现，有部分货物的包装纸盒易受潮、软化，不能承力导致货物倒塌的情况时有发生。与此同时，在公司生产的高峰阶段，管理员基本要隔很久才会去进行盘点清查，这样存货自然不能得到很好的监管，存在着产品质量方面的隐患。

另一方面，Z公司的员工年流失率高达30%，每年有接近三分之一的人员离职，这是令人不能接受的。在没有仓储信息系统的支持下，大量的新员工需要长达数月的时间进行熟悉，且在熟悉期间内，很多人因为无法适应高压的工作，往往又选择离职，整体仓储作业一直处于恶性循环中，致使存货量居高不下。

存货出库环节的问题

忽略市场风险

Z公司常常由于忽略市场风险导致销售预测偏差，做出错误地投资决策，影响企业的进一步发展，存货量也由于销售预测的偏差而一直处于高位。乳制品行业属于非常成熟的行业，各大规模的生产加工企业不计其数，客户的选择很多，很多休闲食品厂商客户会根据自身需求，对同类型奶酪产品进行比质比价，因而乳品企业必须敏锐地把控市场需求，做出精准的需求预测，否则很容易出现存货囤积的情况。

缺乏对客户资源的整合利用

随着Z公司规模的扩大，客户和供应商也随之增多。有来自国内的，也有来自国外的，同一客户还有可能是原料的供应商，这些情况，都会导致客户和供应商的关系管理混乱。Z公司并未对客户资料，如客户所在地的销售市场、购买能力等进行分类归纳，缺乏整合利用的意识。若不能对这些资源进行有效管理，很难生产出满足客户需求的产品，由于产品卖不动而导致存货量剧增，势必占用企业资源。

解决方案

存货采购环节的改进建议

评选出合格的供应商是乳制品企业存货管理的基础，笔者建议Z公司对收集的供应商信息进行全面整合，具体包括供货的验收合格率、价格、生产能力和技术、信誉、服务质量、准时交货率等因素，以确定候选合格供应商，并且运用科学的指标体系（表1），评选出最优供应商。

Z公司应与评选出来的供应商建立长期稳定的合作关系，签订长期供货协议。这样做不仅有利于保证生产的有序进行，避免缺货成本的产生，而且便于跟供应商协商议价，获取更低的采购价格，降低存货成本。

存货入库环节的改进建议

加强存货入库复核工作

订单存货单价与结算发票不一致问题，多是由于仓储员的人为因素造成的，建议Z公司加强对仓储员的培训力度，并且加大监督力度，强化仓储员对订单单价的关注度，并监督其执行，减少结算价格与暂估价相悖离事件的发生概率。

监督废弃原料的及时入库

对于废弃原料滞留生产车间问题，Z公司应加强对废料的管理，要求废料每日按时上交，坚决杜绝当日废料留待次日处理的情况发生，把责任落实到每一个车间主任，并加入其月底绩效考核中。管理部门也要采取加强巡视车间的办法，随时掌握生产车间滞留原料的情况。

严格执行采购验收人员的权责分离

存货管理制度的执行依靠高层管理者的监督力度和管理态度，Z公司若能执行严格的权责分离，将会大大减少员工之间串通舞弊的机会。企业还应建立奖惩制度，以期减少人为因素造成的存货毁损，鼓励员工按章办事。

存货仓储环节的改进建议

引入信息化管理

乳制品企业若想经营得好，引入信息化管理至关重要。Z公司必须改善目前信息化水平低、作业效率低的现状，引入专业化的仓储信息管理系统，使得企业存货量得到良好控制。笔者建议Z公司招聘具有丰富经验的仓储管理专才，聘请业内专业的管理咨询公司进行调研、规划、改造和指导，以尽早实现现代化的仓储管理模式，提升企业竞争力。

货物摆放采用重型货架

Z公司对部分原料的摆放实行就地堆垛式。就地堆垛式的存储方式有两方面的缺陷，一是堆放在下层的存货易受到上层的挤压，导致质量受损；二是不利于“存货先进先出法”的实施，越先入库的存货往往被摆放在越里层，随着存货越储越多，如果想把最里层的存货移出，将产生很大的工作量。笔者建议采用重型货架，能有效解决以上问题。

表1 对供应商进行分类、评级的指标

仓库通风，定期抽检

针对发酵剂等加工原料易受潮的现状，建议Z公司保持仓库的通风性，在仓库摆放吸水防潮的干燥剂，尽量降低仓库的潮湿度。企业的仓储管理员也应该提高职业素养，对存货进行定期抽检查验，杜绝不良品投入生产环节。

加强员工培训和制定内部考核机制

为了减少员工离职，Z公司需要全方位提升员工的归属感，增强团队凝聚力。企业应每3 个月进行一次内部知识培训，每半年组织一次外训，增进员工之间的感情，提高员工的作业技能。还应设立年度和季度员工奖项，如新员工进步奖、最佳团队奖、个人先进奖、优秀主管奖，每季度和年度末根据考评规则评选出各项奖项，并给予一定的现金奖励。

Z公司还应每年根据内部考核情况，对全年表现优秀的员工进行内部晋升，普通员工可晋升为资深员工，资深员工可晋升为主管，主管可晋升为副经理等。这样能够让有能力、有上进心的员工得到发展，减少员工的流失。在决定招聘某一岗位时，首先考虑内部员工的晋升，当内部员工无法达到任职要求时，才考虑外聘。

在高层经理的KPI考核指标中，应规定员工的流失率，让管理者重视员工关系的管理，想办法减少员工的流失，这样管理者与员工间就有更多的沟通互动，总结分析流失原因，找到恰当的解决方案。员工流失的减少，必然会提升仓储系统的作业效率，减少存货的囤积。

存货出库环节的改进建议

加强市场分析

根据每年淡季和旺季的时间表，Z公司应及时调整物料采购计划，在旺季里大批量订货以满足生产需求，在其余的月份则安排小批量订货，以免造成存货过剩的风险。

Z公司还需要建立与终端用户的沟通渠道，定期收集和整理客户的需求信息，对终端市场的需求状况进行分析和评价，同时积极了解同类型企业的市场状况，以便进一步修正客户所提供的需求预测信息。

重视定制销售，开拓国际市场

在乳制品行业中，能最快最有效地降低企业存货的手段就是积极响应客户需求。笔者建议采取区域销售与分级分销相结合的销售模式。实际操作中，为了避免分销商间的冲突，企业可以把分销商的区域划分、客户来源、产品种类进行明确化，采取区域经理责任制，迅速反馈客户对产品的意见，有利于帮助企业紧随客户需求，用最短的时间开发出更加适销对路的产品，以减少存货囤积量。

另外，乳制品企业不应只把眼光局限在国内，Z公司应把销售目光扩展到海外，积极地开展出口外贸生意。企业应加深与国际同行的交流合作，促进国际上实力代理商的加盟，在重点市场寻找新的销售热点。在销售模式方面，对于不发达国家，由于其销售模式还不够成熟，市场还不能满足形成代理制的条件，可以采取自销模式；而对于发达国家和地区来说，代理制已成为主流的销售渠道，应充分利用。总之，乳制品企业若能全面有效地利用国际资源，把握国际市场脉搏，将会大大消化囤积存货，提升企业竞争力。