浅谈高校图书馆与院系资源整合共建共享

谢薛芬

（浙江传媒学院图书馆，浙江杭州 310000 ）

目前现有图书馆已适应不了新时代新信息的发展，高校图书馆文献供给与需求矛盾日益加剧，而院系资料室已远远不能满足教师教学与科研的需求。在信息技术不断发展的今天，高校图书馆与院系资料室共建共享方面提出更高的要求。当务之急高校图书馆与院系资料室必须挖掘整合图书资料，实现校园内资源共建共享的建设目标。依照教育部本科教学评估指标要求，根据本学校传媒特色优势明显的要求，实践共建共享的路径和方法才是我们要着重研究的问题。

1 高校院系资料室目前资源建设及现状

笔者从2013年底走访考察江苏某重点院校大学及浙江省多所高校，获取许多宝贵信息。不同高校的院系资料室建设、资料管理等等诸多方面存在差异，但仍有些共性值得学习研究。就我校而言，我校创办于1985年，目前纸质图书总藏量120万余册，各院系资料室18个。但其资源很多书籍重复率之高，利用率极低，服务管理水平相对滞后，需重点着手相关资源的整合和优化重组。如图：

2 高校院系资料室整合前存在的弊端

笔者着手于二级学院图书馆资料管理在整合中总结出以下三大问题：

2.1 认识水平不到位，领导不够重视，制度不健全。建设院系图书资料室，首先离不开系院领导的高度重视，支持和关心，这关系到图书资料室办公用房、办公设备、资料经费等等的投入，才能充分发挥资料室的作用，才能更好地为教学、科研服务。所以院系图书资料室的建设，最关键的是要应得到有关领导的重视和支持，院系图书资料室的各项工作才能正常运行。

2.2 管理不规范、混乱，工作人员流动大，无固定资料员分管，管理者素质偏低，盲目性采购大。少数学院资料室藏书文献以专业不匹配，从复购书现象严重，盲目凭自己兴趣采购，造成大量资金浪费，钱没有花在刀刃上。多数资料室没有严把借阅管理制度，有些文献资料被少数老师长期占有。文献资料遗失现象及其严重，书籍损坏严重没有及时理赔。

2.3 设备简陋、经费不足，资料匮乏，场所小、设备不到位（如书架、借阅扫描仪、阅览桌椅等）、文献购置资金短缺，书籍资料流失严重。各资料室各行其是，无章可循，各自其政，使应该纳入管理的图书文献资料没有纳入管理。国有财产流失严重。

总之，二级学院资料室应建立健全学科管理制度，规范管理文献资料，加大资金，提高管理人员业务水平。校图书馆应该牵头把好资料员的业务专业知识培训，使资料员具有较强的实际动手能力及解决专业问题能力。可以通过建立完善的网络微信互动联络，定期分散安排资料员培训学习，交流工作经验，对二级学院资料员定期跟踪检查，定期跟踪院系资料室管理人员的培训督导工作，定期检查反馈信息，图书馆领导应对二级学院资料员进行年终考评检查，实行奖惩制度。

3 整合后管理机制整合健全优势明显

其一、职能互补，节约经费;形成全校范围内资源互补、协调发展的新格局，弥补先前购书重复现象，及时剔除下架多余书籍。

其二、提高资源利用率，资源共享，方便师生借阅，场地分布各院(系)教学资料得到最大利用。避免了图书馆资源丰富，场地挤的现象。打破各院系资料室教学资源的垄断地位，缓解各个文献资料供给与需求的矛盾，充分利用有限的资源经费，发挥其无限的作用。

其三、图书馆与院系资料室协调互动发展明显；充分挖掘整合不同学科、不同类型的多种资源，构建成以图书馆为中心，各院系资料室为学科分馆的高校文献资源保障体系，为培养跨学科、跨领域的复合型人才提供资源保障。

其四、各个院系资料室特色与优势明显，与高校图书馆资源形成有效互补。彻底改善完善院系资料室的管理水平、技术、服务手段相对落后等状况，促进双方互利互惠发展。

其五、各个院系掌握最前沿的学科发展动态，捕捉国内外最新研究动态，最早了解采集新型科技。通过学校图书馆和二级学院资料室的良性互动，可以随时掌握师生对文献资料的需求情况，及时购置师生急需资料，做到资金利用的最大化。

4 管理机制整合及文献信息共享健全体系充分显现

根据教育部在《普通高等学校图书馆规程》中明确规定：院系资料室业务管理归校图书馆领导，行政上归院系领导，明确院系资料室与校图书馆的体制关系，首先理顺协调院系资料室与图书馆的业务关系，实行行政与业务双管，稳定院系资料员频繁变更，分工明确。可采用集中型管理制度，定期检查，责任到位。

4.1 资源与服务整合到位；首先资源建设的互补性，其意义在于网络环境下实现高校图书馆和院系资料文献资源共享有以下几点：①实现全校文献资料共享，提高图书馆与院系的资料利用率，丰富校图书馆的文献内涵，更大程度满足师生的需求爱好。同时缓解校图书馆压力。②实现信息共享，可避免图书馆与院系图书重复订购，完善校图书馆与院系资料室管理自动化。③实现校图书馆与院系分级优化管理，大大提高全校的文献信息资源服务高质高效。

4.2 资源管理的一体化优势明显，校图书馆使用汇文软件程序，建立了统一的资源管理平台，从2014年九月初馆领导委派笔者一人负责全校区所属的11个院系资料室的整合编辑规范资料室工作，两年内完成所有整合编辑数据回溯工作，对院系资料室文献书籍进行加工回溯编辑（编目）及培训院系资料员掌握简单的数据查重、流通借阅等系列工作，还将资料室的书信息逐个添加到图书馆目录体系中(典藏、编目)现已全部完成9院系和社科部（分别为：电影、电视艺术、新闻与传播、新媒体、电子信息、动画、播音学院、国际文化传播学院）的工作，其中编辑（典藏和编目）书籍2万余册。虽任务繁重，责任重大，图书馆与院系互动协调不到位诸多因素。但笔者通过自身多年图书馆工作的专业经验和对工作热爱坚持的专业精神，坚持独立完成此项任务，并同时保留院系资料室原有的资料藏书目录体系，在工作中完善提高总结出采用两种不同的手法典藏及编目程序，最后达到方便师生查阅的终极目标。后续笔者将跟踪院系资料室管理人员的培训督导工作，定期检查反馈信息，确保院系资料室发挥其更大作用，旨在提高院系资料室在高校的影响力。

5 管理机制服务提升，信息资源整合共建共享必将是发展趋势

高校系院资料室是为教学、科研服务的机构，其重点搜集、整理、加工、研究并提供文献资料重要窗口，它具有专业强、学术突出的特点，高校院系图书资料室具有规模小、专业性强、服务层次高度特点，是教学和科研的前沿阵地。直接为老师提供各种急需的文献资料。高校图书馆与院系资料室信息资源整合大势所趋，推广高校图书馆和院系资料室共建共享的理念势在必行。整合后的高校图书馆与院系资料室将提供全新的校内文献信息保障体系和提供更加全方位、高层次的服务。此举笔者认为将极大的满足教学科研工作的发展需要。学校和二级学院资料室文献资源共建共享是新型的现代化资源共建共享信息化和网络化建设的关键必备环节，也是高校信息化与网络化建设的一项长期系统工程。

[1] 倪红华、周雪伟、左文革.轮高校图书馆与院系资料室资源的整合[J]图书与档案2009（7）：134-137

[2] 李平.对高校二级学院图书馆资料是管理的探讨[J]科技信息2008（22期）：285页

[3] 高文辛.高校二级学院图书馆资料是管理之探寻[J]科技信息2008（22期）：793页