PDCA循环在人事档案管理系统上线中的应用

董影影，徐所凤，沈亭婷

（扬州市妇幼保健院信息科，江苏 扬州 225000）

扬州市妇幼保健院人事档案管理系统上线工作需要协调多个职能科室共同参与配合，及时讨论解决系统上线过程中出现的各类问题，将上线过程置于PDCA的4个阶段当中，并通过4个阶段的不断循环实现系统的顺利上线。

1 PDCA循环法在系统上线中的具体应用

1.1 计划阶段（P）

1.1.1 存在问题调研。自2016年3月系统上线以来，信息科组织召开了多次职能科室协调会，通过对会议内容及会议结果进行梳理，发现系统上线主要存在以下问题：（1）系统上线协调会无主要责任科室，会议讨论结果不明确；（2）排班考勤规则提供存在难度，导致系统所需班次无法录入；（3）各科室提供的菜单功能分类不清晰，权限分配不明确。；4）部分职能科室上线需求过于理想化，导致系统无法推进［1］。

1.1.2 QC小组。针对专业技术上线存在的问题成立QC（Quality Control Circle）小组（见表1）。

表1 QC小组

1.1.3 原因分析。专业技术档案管理系统推进不畅，QC小组多次召开会议分析原因：（1）专业技术档案管理系统由人事处去外院调研学习，综合考虑各方面因素，决定要在我院部署此系统，但是在系统上线推进时人事处没有明确责任；（2）护理及医务人员班次种类多、考勤规则复杂，信息科协调多次，无最终班次及考勤规则；（3）各职能科室在提供菜单功能时，分类过于细化，权限没有明确到科室；（4）部分职能科室要求在此系统内实现医德医风考评及护理质量档案管理系统的内容，不符合此系统上线初衷。具体原因分析见图1［2］。

图1 原因分析鱼骨图

1.1.4 确定目标及对策。无责任科室收集整合班次及菜单权限分配等资料是系统上线主要阻力之一，信息科针对此问题提出明确目标：（1）与院长室、人事处一起开会讨论，确定此系统上线工作由人事处负责牵头；（2）信息科配合人事处，与各职能科室召开协调会，完成班次、考勤规则、菜单权限等资料的收集。

1.1.5 制定计划及实施方案。将系统上线分为前期准备、系统安装、资料整理审核、系统推进、资料完善及上线前准备6个阶段，针对每个阶段制定目标及完成时间，以督促各科室积极配合系统上线工作［3］。其中，班次、考勤规则折算规则及专业技术档案菜单权限分配等资料收集所占时间最长，也是计划中必不可少的一个步骤。

1.2 实施阶段（D）

1.2.1 明确各科室资料提供时间。由人事处牵头、信息科全力配合，组织护理部、科教处、医务处负责人进行开会讨论，分析系统上线所需班次及菜单权限资料情况，并明确要求各科室提供资料的时间，为系统的进一步推进打下坚实基础。

1.2.2 资料收集整理。人事处及信息科对护理部、科教处、医务处进行督促指导，加紧收集系统所需资料的步伐，相关科室资料提供后，人事处及信息科对资料进行进一步的整合，资料整合完成后，由信息科与图特公司工程师进行交接，共同对系统内人员基本信息和班次进行维护，并根据相关科室提供的菜单需求对系统进行修改维护。

1.2.3 信息系统研发及测试。（1）由信息科与图特公司工程师对接相关科室提供的需求，维护班次及菜单权限，并对系统进行开发测试；（2）与医德医风及护理档案管理系统做接口开发与测试。

1.2.4 培训推广。（1）排班考勤请假流程的培训：系统内人员基本信息、班次维护完成后，信息科与人事处开会讨论确定系统培训时间，由信息科对考培办电脑进行系统安装、操作手册的编写，人事处组织考勤员参与培训；（2）专业技术档案的培训：前期搜集的各科室菜单需求开发完成后，由人事处组织，信息科、医务处、护理部、科教处、财务处、考培办相关领导及负责人共同参与会议，对系统内部分权限的分配等问题进行再次确认，并确定专业技术档案的培训时间，召集职能科室负责人进行科教研、医务、护理专业技术信息的填报和审核培训；（3）单独对人事处进行人员基本信息的填写、修改、人员调动等培训；（4）单独对财务处进行员工工资条发放操作的培训。

1.3 检查阶段（C）

1.3.1 培训后各科室使用意见处理。经过两次的系统操作培训后，各科室积极使用专业技术档案管理系统，并将使用过程中出现的意见及建议及时向人事处和信息科反馈，由信息科整理后与图特工程师共同对接解决，其中包括部分员工基本信息的调整、考勤补休结余、请假流程优化、专业技术档案菜单的调整等相关问题的处理。

1.3.2 各科室使用情况监测。人事档案管理系统由人事处牵头，通过对系统内的排班考勤、专业技术档案录入情况等指标进行督导监测，如各科室是否及时在系统内进行排班，相关职能科室是否在系统内录入资料等，在系统推广期间，建议人事处每周抽查一次，并将结果汇报上级领导，系统稳定后每月检查一次，以建立长效的奖惩机制［3］。

1.4 处理阶段（A）

根据人事处的定期检查结果和系统执行情况，总结问题，并针对不足之处提出下一步整改计划措施。如定期召集相关科室进行会议讨论，协调存在的问题；对有关人员进行再培训，加强系统应用能力水平的提升；另外，定期听取使用科室的需求及建议，以便更好地为医务人员的系统规范化管理进行服务［4］。

2 应用效果

系统从2016年9月初试运行以来，已有请假流程246条（纸质假条已被完全取消），2016年9月底考勤上报率达到76%，工资条查看率为89%，10月份考勤上报率为88%，工资条查看率为97%，均呈上升趋势，同时，系统运行过程中，各科室提出的宝贵意见也使系统的流程更加科学规范。到目前为止，系统各功能的使用率已达100%［5］。

人事档案管理系统的上线，改变了我院人员信息管理的模式，从纸质到电子化的管理，减少了人事处、护理部、医务处等职能科室在人员管理方面的工作量，同时附带的工资条发放及查看功能，受到了财务处及全院职工的一致好评，告别了纸质工资条，节省了人力和物力。

人事档案管理的成功上线及推广，离不开人事处、信息科、护理部、科教处、医务处及医院各临床医技职能科室的共同参与和配合，利用信息化手段建立全院医务人员的规范化管理，以信息推送的方式代替传统的人工管理，保证了人员信息管理的及时性和准确性。PDCA循环管理法在人事档案上线中的应用效果显著，不仅能够明显提升系统上线效率，还能明显优化系统整体流程，提升系统质量，促进全院医务人员的规范化管理［5］。

［1］陈家琴，戴瑞如，赵晓燕，等.应用PDCA循环持续改进医务人员手卫生依从性［J］.中华医院感染学杂志，2016，26（1）：221-223.

［2］王 莉.PDCA循环管理模式在急诊护理管理中的应用［J］.齐鲁护理杂志，2014，20（15）：113-114.

［3］徐灵莉，邓本敏，唐 玲，等.护理风险管理能有效提高糖尿病合并恶性肿瘤患者的化疗疗效［J］.第三军医大学学报，2013，35（4）：351-354.

［4］周立蓉，向孟刚，祝 青，等.PDCA循环法对妇科门诊医院感染控制的影响研究［J］.中华医院感染学杂志，2015，25（10）：2382-2384.

［5］许红霞，徐宇红，阮 丽.PDCA管理模式对提升护理操作实践能力的效果观察［J］.实用临床医药志，2014，18（22）：214-215.