新形势下人力资源和社会保障局档案管理体会

李新 柳操

王成章 北京中电普华信息技术有限公司人力资源业务管理事业部

中图分类号：C962 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 由于社会的进步，档案管理工作发生了很大的变化，但是应当看到，虽然档案管理有了很大的进步，但是在发展的过程中依然面临许多的问题需要解决，所以有必要采取相应的措施，提升档案管理工作的效果。

关键词 新形势 人力资源社会保障 档案 管理改进

在新形势下，人力资源和社会保障发生了很大的变化，而人力资源和社会保障的管理部门也要紧跟时代的发展。档案管理是人力资源重要内容，因此如何在新形势下不断完善档案管理工作是人力资源管理需要面对的课题。

一、人力资源档案管理涉及的内容

（一）实现人力资源的合理配置

在人力资源管理部门，档案管理工作要紧密结合人力资源管理的目标，结合用人单位的要求，为用人单位提供相应的人力。人力是社会发展和进步的基础，人力资源的配置要合理，这样才能有效发挥出人力资源的效果。因此，档案管理工作要掌握人员的信息，实际人力资源的合理配置。

（二）对人力资源进行开发和利用

人力资源要通过合理的开发和有效的利用才能发挥出实际的作用，档案管理要结合人力的情况，分析人力的专业技能和结构特点，结合时代的发展对新型人才的需求，通过开发和利用实现人力的价值。

（三）对人力资源进行评估

人力资源的管理需要建立在评估体系的基础上，通过评估可以起到激励作用，通过档案管理可以反映出人员的工作表现以及工作业绩的情况，形成了评估的基础。因此在新形势下，档案管理和人力资源的评估紧密结合。

二、档案管理在新形势下面临的问题

（一）档案管理和人力资源管理存在脱节现象

在档案管理工作中，管理人员没有意识到档案管理对人力资源的作用，档案管理和人力资源管理存在脱节现象，档案管理不能为人力资源管理起到服务的作用，档案管理仅停留在对个人信息的记录整理，档案管理的很多作用没有完全发挥出来，这种现象已影响到人力资源管理的效果。在当前新形势下，档案管理会直接影响到人才价值的发挥，直接关系到用人单位的劳动生产率，所在档案管理要适应形势的发展，将档案管理和人力资源管理紧密相连。

（二）档案管理的效能问题

档案管理工作会涉及到人员信息的收集和整理以及保存等环节。但是当前档案管理工作没有创新发展，缺少和人力资源管理配套的管理体系，档案管理没有发挥出应有的效能，档案中的信息没有被有效的利用起来。

（三）档案管理的工作方式比较落后

档案管理工作中，许多部门和单位还停留在原有的采用人工管理的方式，由于管理硬件的落后，档案管理的质量不能得到保证。由于档案管理工作缺少信息化建设的支持，档案管理影响到人力资源管理的效果。

（四）档案管理体系还有待完善

档案管理是实施人力资源的基础，但是由于档案信息的利用问题制约着人力资源管理的发展。由于档案管理的体系不够完善，档案管理缺少标准，缺少规范的流程，人力资源不能保证归档的统一性。

三、新形势下如何档案管理的效果

（一）檔案管理制度的完善

档案管理工作要有完善的管理制度，制度是档案管理的基础。因此，档案管理部门要对现有的管理的制度进行疏理，针对存在的问题，对制度进行不断地完善。档案管理制度要结合新形势下人力资源管理工作的特点，提升人档案管理的整体质量。档案管理制度的完善要有助于提升管理的效果。

（二）借助信息化实施档案管理

当前，信息技术有了很大的发展，档案管理也要借助信息技术提升管理的效果。档案管理通过信息化的方式可以改变原有的管理方式。在信息条件下，档案管理的内容是电子档案，由于借助信息技术档案管理的质量和效率得到了很大的提升。和原有的档案管理相比电子档案具有许多的优势，电子档案可以快速完成检索、查阅，并且消除了传统档案在保存中发生的磨损、老化、丢失等问题。电子档案可以实现长久性的保存。此外，在网络条件下，电子档案可以实现异地查阅，信息资源共享，有效提升了档案信息的利用率。

（三）提升管理人员的技能

档案管理效果提升需要管理人员素质的提升，档案管理人员是保证档案管理效果的基础。在原有的管理模式下，档案管理人员由于缺少专业知识的更新，管理方式和管理模式已经不适应当前形势的发展。所以档案管理人员需要通过培训提升个人的专业技能。通过系统的学习掌握现代的档案管理方法，通过档案管理提升人力资源管理的效果。人力资源和社会保障部门要充分意识到提升档案管理人员素质的重要性，采取切合实际的方式，提升管理人员的技能。

四、结语

档案管理是人力资源管理的重要内容，对用人单位的发展起着推动作用。在当前发展中，人力资源和社会保障局要主动适应时代的发展变化，不断完善档案管理工作，将档案管理和人力资源紧密结合，针对存在的问题，采取有针对性的措施，提升档案管理的效果。

参考文献：

[1] 王珊珊.人力资源档案管理问题的探讨[J].中国管理信息化，2016（04）：89-90.

[2] 耿玉洁.探讨人力资源档案管理存在的问题及对策[J].城建档案，2015（05）：26-27.

[3] 高远怡.人力资源档案管理存在的问题及其相关措施[J].民营科技，2015（02）：106.