HIS系统中药品效期预警模块在药品日常管理工作中的创新性应用

张景双 郭 妹

（厦门市仙岳医院药学部，福建 厦门 361210）

药品效期管理是药品日常管理工作中的重要环节，是控制药品质量的重要手段之一。效期管理工作涉及全院所有药品，这些药品分布疏散且品种繁多[1]，是管理工作中的难点[2]。传统的效期预警模式采用人工填写效期登记表和货柜摆放效期红黄牌标识的方式，这种拉网式方法检查[3]容易造成近效期药品的遗漏或过期药品的流出。因为近效期品种没有作及时处理（比如子药房间的调拨或退货出库），造成部分贵重药品的报废；在给医院造成经济损失的同时，也增加了医患之间的矛盾和医疗纠纷。

某院于2016年1月实施药品效期预警模块以来，实现药品效期管理工作标准化、规范化、程序化、信息化。避免了库存滞销导致不必要的药品报损，也减轻药学人员的工作强度。因此，药品效期管理工作是保证药品质量、确保用药安全、避免药品浪费的重要前提[4]。

1 软硬件要求及实施区域[5]

1.1 硬件要求：采用华为服务器、EMC CX磁盘柜作为服务器存储件、前端工作站采用联想品牌机。

1.2 软件要求：采用LINUX网络操作系统；ORACLE为数据库系统；DELPHI为开发语言；WIND7位桌面操作系统。

1.3 实施区域：厦门市仙岳医院西药库、门诊药房、住院药房及社区药房。

2 药品效期预警模块相关参数的设定与解释

2.1 预警标识的设定：当效期＜6个月，该药品预警标识显示“红色”；当6个月＜效期＜10个月，药品预警标识显示“红色；”效期＞10个月时，预警解除显示“绿色”标识。

2.2 用药频率和用药数量的设定：用药频率指药品1个月之内出库类型为“门诊处方”或者“调拨出库”时单据数的总和。用药数量：药品一个月内出库类型为“门诊处方”或者“调拨出库”时的出库药品量。

2.3 滞销天数的定义：该品种最近一次使用记录（单据类型显示为门诊处方或调拨出库）距离今天的天数。

2.4 药品报损率=月药品报损金额金额/月药品出库总额。

3 药品效期预警模块的操作流程

3.1 电子药品效期表的生成：以门诊西药房的电子药品效期表的生成为例，来展示效期预警模块的具体操作流程。每个月月底之前工作人员进入效期预警系统，输入失效预警天数300，点击查询电子药品效期表生成。电脑界面显示300 d之内失效的所有品种，以失效天数由少到多的顺序进行排列。界面显示信息包括药品名称、规格、批号、库存数、失效日期及天数、最后使用日期等。

3.2 出现预警标识品种预处理方案的生成：180 d之内失效显示“红色”预警标识的品种，系统会根据各个子药房间该品种的使用频率或用药数量（可预先设置二选一）进行排序，选定使用频率或数量最多的药房作为推荐调拨业务单元。如果该品种各个子药房间都没有使用记录，系统会提示建议做退药出库处理，预处理方案一栏会显示“西药库”，处理方式为“退药出库”。

3.3 近效期品种预处理方案的实施：处理方案生成后，根据推荐的处理方式及业务单元进行双方确认核实，核实完将电子药品效期表连同处理方案上报到部门负责人处[6]。之后进入处理流程，作药房间的调拨出库处理或退药出库到西药库。

3.4 效期预警模块在门诊药品发放工作中的作用：假设门诊药房有一批效期＜6个月的药品正处于调剂状态，系统根据这个药品批次对应的红色预警标识打印在药品标签上，提醒发药人员该药为近效期品种，在核对、发放时请做好用药交代。清晰、醒目的效期警示标签，也方便患者自我警醒，避免服用过期的药品。

3.5 效期预警模块对滞销品种的处理：假设药房有连续2个月以上未使用的品种，且有效期在6～12个月，系统并不会出现预警标识，这时该药品处于滞销状态。工作人员可在电子药品效期表中以效期天数、滞销天数为条件进行过滤和排序。效期天数设为180～360 d；滞销天数设为60 d，且其排列顺序为降序。滞销品种筛选完毕，根据预处理方案的提示进入下一环节，作退药出库处理或继续动态观察，使得药品的效期管理时刻处于一个动态的持续性预警状态中[7]。

4 新旧两种药品效期预警模式相关指标的对比

4.1 新旧效期预警模式下的报废品种数及金额的对比：对新型药品效期预警模块实施前的2015年度（对照组）和实施后2016年度（实验组）的HIS系统里报损相关指标数据进行分析。表1可见采用新效期预警模式月均报废品种数为（1.66±1.07），相比传统模式（2.83±1.90）显著减少，P＜0.05；月均报废金额由（150.34±110.53）下降至（59.28±48.47），P＜0.01；年报损率由0.0282‰下降至0.0105‰。

表1 两种模式下报废品种数和金额对比结果（±s）

表1 两种模式下报废品种数和金额对比结果（±s）

分析指标 月均报废品种数月均报废金额(元) 年报损率(‰)新效期预警模式(2016年) 1.66±1.07 59.28±48.47 0.0105旧效期预警模式(2015年) 2.83±1.90 150.34±110.53 0.0282 P＜0.05 ＜0.05 -

4.2 新旧效期预警模式下人力消耗与投诉量的比较：对以新旧效期预警模式实施前后1年的效期管理时间成本及药品质量问题投诉量进行分析。表2可见采用新效期预警模式，效期管理表生成时间由旧模式下4～5 h减少至新模式下的1 min，大大地提高药学人员在效期管理方面的工作效率；门诊关于药品质量问题的投诉量由（1.58±0.71）下降至（0.75±0.42）（P＜0.01），有效地减少了因为效期管理不当带来的药品质量问题。

表2 两种模式下工作量、投诉量对比结果（±s）

表2 两种模式下工作量、投诉量对比结果（±s）

药品质量问题投诉量新效期预警模式(2016年) 1.0 0.75±0.42旧效期预警模式(2015年) 242.5 1.58±0.71 P-＜0.01分析指标 效期管理表生成时间(min)

5 讨论与分析

5.1 药品效期预警模块在药品日常管理工作中的优势：计算机作为现代化管理工具取代了传统的手工管理，促进了药品效期管理的标准化、规范化、智能化、程序化。充分利用计算机技术，以药品效期预警模块为工具对药房药品效期管理环节进行智能优化、精简。上述新旧药品效期预警模式的相关数据对比表明，药品效期预警模块能对滞销药品进行提前预警处理，实现了药品资源在医院里的优化配置，减少资源浪费，避免医院不必要的经济损失。效期预警模块的应用不仅提高药学人员的工作效率，同时杜绝将过期药品发放给患者，保障患者用药的安全、有效。为患者提供安全、贴心的药学服务的同时获得患者信任，为医院带来了良好的形象和声誉[8]。

5.2 药品效期预警模块的不足之处：新型效期预警模式实现了药品管理的智能化，但是更多于药品管理的存储养护、使用环节起作用。要全方位地实现药品的效期管理，要结合药房的四级管理模式[9]，做到责任区域的划分及加强科室质控工作[10]。对于药品的购进环节，药库管理员要时刻关注近效期品种的动态使用情况，以药品近期的终端使用量为依据拟定采购计划单，不仅仅是以药品的出库量为参考。不排除因为领药人员的疏忽导致个别品种请领数量过多，导致近效期药品的滞销(实际终端使用量并没有增加)。药品效期预警模块适用区域有限，仅为西药库及各子药房，而对于各病区急救药品柜的品种起不到预警作用。所以药学部要定期公布近效期急救药品的名称、批次、效期等信息，提醒各病区进行及时报废及更换。

5.3 药品效期预警模块推广过程中需要注意的问题：药品效期预警模块功能齐全、操作简单，可根据不同药房间的特点进行个性化设置，满足全院所有品种效期管理的需求。但是在实施中也有要注意的问题：①比如库房管理人员在录入药品信息如效期、批号等时，须格外认真，不容有疏忽，避免效期录入错误影响药品效期预警信息的真实性。②药品效期表达方式常用的有两种：有效期和失效期。在效期录入时要统一规范其格式，避免格式不一造成对药品效期的误判，从而导致失效品种流出药房。③其次药库、门诊药房、住院药房间药品的出入库、调拨等要以批号为准，做的药品的先进先出、近效先出、按批次发货[11]，保证系统里的药品基本信息与实物相符。④再者药学部应该定期开展有关药品效期管理方面的培训工作，组织药学人员进行有针对性学习，使药品管理人员形成良好的管理意识[12]。这样才能确保HIS系统中药品效期预警模块在医院各子药房间的顺利推广。

综上所述，新型药品效期预警模块在某院药房的应用效果比较理想，在节约医药资源、人力投入及减少医患矛盾方面给医院带来很大的益处，进一步改进值得全院推广使用。

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