档案管理过程中的主要问题及对策措施

付艳华

摘 要：在当下社会中，各行各业的单位都需要开展档案管理工作。档案管理工作是一项具有保密性的工作，同时也具有很强的专业性，可以有效的记录单位发生的各种事项。但是，在如今的档案管理过程中，存在着各种各样的问题，影响着档案管理工作的正常开展。本文旨在研究当下单位档案管理工作中存在的主要问题，并提出针对性的对策措施，以规范我国的档案管理工作。

关键词：档案管理工作;主要问题;解决措施

档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物。中华上下五千年文明史，世代相传，在这浩如烟海的历史长河中，档案资料发挥着独特的价值和作用。档案是认识和把握事物发展规律的钥匙，档案把往复不断的现象真实地记录下来，使瞬间变成永恒，档案物化延续了人类的记忆，已经成为联系过去、現在和未来的传递纽带。

1、档案管理的重要性

档案真实地记录了单位文化和单位发展过程中的点点滴滴。单位的档案文化就已经形成。档案管理工作就像高层建筑中的每个钢筋，每个螺钉和每个焊缝一样。被人看到了，但他穿透了建筑物的每个角落，关节和焦点，是建筑物的中流砥柱，承载着建筑物最关键的负荷。

档案管理已成为生产经营规范管理的基础和前提。档案管理工作者必须充分认识到档案管理在单位生存和发展以及保护中的重要性。

2、档案信息化过程中存在的问题

2.1基础设施不完善

在档案信息的发展过程中，最重要的基础和前提是配置网络通信设施和信息基础设施。对于信息存储，信息共享，信息集成，信息安全等文件信息化过程中的问题，有必要采用一系列模块化终端电器，光盘库，磁盘阵列，微图像数字设备，高速扫描仪，终端服务器等。大容量，稳定，高安全性的网络设备和存储设备。这些设备通常很昂贵并且需要很多钱。作为一个社会文化机构，档案部门主要依靠金融支付来获取资金。因此，可投资于档案信息化的资金相对有限，难以满足大量高科技设备的购买和配置。在一些基层档案部门，用于档案信息化的基础设施太旧，数据处理能力非常有限。很难充分发挥档案信息化的优势和作用。

2.2未能有效发挥资源整合作用

在文件信息化过程中，整合档案信息资源是重要任务之一。在集成过程中，有必要应用文件信息管理系统，并通过重制，扫描和录入的技术手段，对文件集的纸质文件进行全文数字处理，从而实现文件的建立信息数据库。同时，有必要在数据库的各个部门中包括，汇总和接收由电子政务和办公自动化生成的电子文档和电子文件。然而，在实际档案工作中，由于利益，管理习惯，部门利益，制度设置，管理制度等的局限和影响，各部门档案信息化过程中反复建设，分散的资源和政治等单独的政策。

2.3人才队伍建设有所欠缺

当前社会中的各项工作都离不开人的作用。在档案信息化过程中，对于人才也具有一定的需求。尤其是对于同时具备信息技术、档案知识的综合性人才，更是十分需求。在当前大多数档案部门当中，档案信息化的工作人员主要有两类。一类是是技术型人才，本身具有很强的信息技术能力，通过一定的培训和实践，逐渐了解和掌握档案知识。另一类是知识型人才，本身具有较强的档案知识，通过不断的自学和实践，逐渐了解和掌握信息技术能力。其中，很多技术型人才容易受到人才市场的影响，往往都会寻找或接受更加高薪的工作，难以专心的从事档案工作，而知识型人才由于没有接受过系统的信息技术培训，对于相关的知识和技能还有很大的欠缺，无法熟练的应用信息技术

3、加强档案管理工作的可行措施

3.1.注重对档案管理工作人员的培训

作为单位领导，需要对档案管理的重要性有全面认识，只有这样才能在人力物力方面给予更多支持，只有领导重视才能使档案管理人员对工作岗位的重要性有重新认识。单位需要定期组织人员参加档案管理专业培训，加强《档案法》学习，利用正规培训提升档案管理人员的专业能力。

3.2.注重档案收集工作

在日常管理当中，工作人员需要做好档案收集、整理工作，只有不断更新档案内容，才能体现出管理价值。管理层需要多方督促档案收集工作的落实，保证相关部门及时上交资料，促进档案内容及时更新并归档。

3.3.注重档案价值鉴定

档案鉴定是在种类繁多的档案中选择有价值的内容进行专项管理。这就需要管理人员具备良好的甄别能力，能够从现有档案中发掘其价值所在，通过历史档案分析，结合国家政策、组织发展需要等，确定档案的保存价值。

3.4.注重对现代化技术的利用

随着信息技术的发展与普及，在档案管理当中引入信息技术有利于提高管理效率和管理质量。利用信息技术能够实现档案管理的及时更新，在档案搜索、查阅、归档方面提高效率。通过信息技术处理，档案管理效率将得到全面提高，管理质量也会同步发展。

3.5.档案管理工作要引入竞争上岗机制

进行公开选拔档案管理员，这不仅可以从源头上满足选拔高素质档案管理员的迫切需要，更重要的是能形成健康向上的导向，形成鼓励优秀人才脱颖而出的氛围。档案管理不仅仅是一项工作，更是一门科学，需要从事档案管理工作的人员精通档案管理知识和技能，要把懂行、负责、上进的同志安排到档案管理岗位，在行、在岗、在干，认真做好管理学员档案工作，不能把档案管理视为打杂，无关紧要。

并且要掌握新技术使用的能力，随着科学技术的发展，计算机技术和网络信息技术已经渗透到档案工作中，使档案工作者面临严峻挑战。档案工作者必须熟练操作新技术产品。如计算机，扫描仪，无线上网和其他新技术产品，并且能够在不丢失数据的情况下交换信息而不泄露秘密。文件管理员应使用文件管理软件，在使用过程中，可以及时，准确地分析故障原因;从而确保电子文档的数据部分不会丢失或尽可能地恢复。档案工作者必须学会在使用计算机文件管理系统时保护电子数据安全。当应用程序计算机执行文件编目，记录，检索，统计等时，软件设置密码，以设置不同操作员对不同内容的访问权限。对于不同机密级别的文件或高密度文件，应设置不同的保护措施，除设置多级密码保护外，还应对文件内容进行数据加密。

4、结语

通过上述分析可以看到，档案管理具有广泛性、客观性和公正性。在组织建设、发展的不同阶段，档案的应用价值都是不容忽视的。做好档案管理需要从内容收集、整理方面入手，强化管理人员专业素质，利用现代科技建立更高效的管理模式，促进档案管理价值不断提升。

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