企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求

权新芳

众所周知，知识在任何时代都是十分重要的，而随之知识经济的到来，知识已经开始变成促进人类发展的关键内容。在这一时代的发展过程中，管理最主要的重心就是要统筹好知识管理，当前最主要的竞争从根本上来说都是围绕人才竞争进行的，人力资源管理已经成为知识管理重中之重，而人事档案管理直接地影响到人力资源管理的效率。基于此，人事档案工作已经逐渐成为企业人力资源管理的关键点。

目前来说，知识管理的中心就是人力资源的系统管理。而有效的人力资源管理能够直接影响到人事档案管理。人事档案管理和人力资源管理两者的关系是相互影响相互促进的，人事档案管理的发展会促进企业人力资源管理的发展。在当前新的发展形势下，原有的人事档案管理根本适应不了新的时代需求，这就意味着人事档案管理工作改革之路仍然还很长。本文主要围绕就企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求作简要分析。

一、人事档案管理对人力资源管理的提出的新要求

根据目前新的发展形势来看，当前已经进入知识经济的时代，人力资源管理需要摆脱原先的管理模式，应用新的管理模式，这样才能保证人力资源管理能够适应新时代的发展要求。在这样的大背景下，人事档案管理工作仍然还有很多需要进一步完善的地方，也提出一些的要求。

（一）人事档案是企业档案的关键，应突出企业文化的特点，以更好地服务于企业核心价值体系。

（二）人事档案是企业价值评价体系最基本的工作，信息价值评价是人事档案信息的主要参考对象，人事档案人员所提供的信息应该要由原先的单一评价向多层次综合评价转变，并把这些信息记录在案，与此同时，要保证个人信息和组织团队信息的关联性。

（三）人事档案工作是企业价值分配制度的基础。在提供相关联分配信息的同时，人事档案还必须要记录和更新价值分配结果的反馈信息。

（四）职业化是分析人力资源管理水平的主要参考依据。基于此，人事档案还需要收集并充分利用相关联的职业化信息。

二、人事档案管理对人力资源管理的重要性

（一）提供真实有效的数据和信息以方便整理和分析人事档案，这样才能够对员工的一些真实的工作经验和经历有一定了解，从而可以分析出员工现在的工作能力。人事档案管理能够保证消息的即时有效，优化人力资源管理的内部环境，从而最大限度地提升人力资源管理工作的效率。依据人事档案资料，合理安排员工，还能充分发挥出他们地优势，这样才能留住企业人才。基于此，人事档案管理能够更好地发挥出人力资源管理的特点。

（二）有利于更好地把握预测人力资源的需求点，企业相关负责人在整理和分析人事档案后，可以针对企业发展需要了解需要的人才类别，这样才能制定一个真实有效的人力资源计划。

三、当前我国企业人事档案管理中主要问题的问题

（一）人事档案材料不齐全，真实性不高

一般情况下，绝大多数的人事档案所填写的内容主要都是赞扬成分，很少会填写过失或是其他方面的内容，这就很难让企业做到全方位的分析人力资源。甚至有些材料所描述的个人状况会出现前后矛盾的现象，没很多所描述的个人状况存在很多虚假成分，这些所描写的内容仅仅是为了满足个人需要。此类现象十分常见，很大程度上影响着人力资源正常的管理工作。

（二）企业档案管理机制相对死板

随着市场经济的深入发展，绝大多数的企业用人机制都是十分灵活变通的，而那些仍然采用的是原先档案管理机制根本无法满足企业灵活人才机制的需要。企业在实际的招聘过程中会把重心放在员工的个人能力，而针对这个员工之前的职场信息不会特别重视，大部分企业主要通过合同或相关协议来管理和约束员工，而不再是侧重于人事档案。员工只要依据企业规章制度履行好企业合同、协议，就可以自主选择合适自己的工作。而随着用工制度的改革、人才的竞争环境以及相关法律法规的限定，会有很多员工会考虑选择更好的福利待遇或是更有兴趣和提升空間的工作，这些人一旦回到原来的单位要求按照规章制度取走人事档案时，部分企业往往会更多考虑自身企业的利益而拒绝这一合理要求，这样长此与往就会有人档脱节、人质档案、档案克隆、虚假档案等不良现象。与此同时，假设一个企业人才流动很不稳定的情况下，会影响到人力资源管理机制的作用。

（三）相对落后的企业人事档案的管理方法

随着信息技术的高速发展，人们的社会生活水平有着很大的提高，计算机技术正被广泛应用于众多领域。然后仍然有部分企业或是某些单位采用的是手工填写的方式、用档案袋装资料等行为进行档案管理，有部分企业即使已经在人事档案管理过程中运用计算机技术，却只是用于简单的整理，并没有突出计算机的优势。这种情况不仅很难适应时代发展的需要，更是加大管理着管理难度。

（四）人事档案的开发使用率不高

目前来说，很多企业只是很被动的利用员工人事档案。具体来说假设领导或有关部门并未主动要求，基本上容易被忽略。而即使利用的材料也仅仅是党团材料以及工资调资方面的，真正运用于人才选拔、培养开发及预算等方面的少之又少，很难真正体现出人事档案应有的价值。

（五）人事档案整整理规范性不强

目前，有很多企业并没有设立专门负责整理人事档案的部门或是安排专职人员，而部分企业即使设立相关部门但缺乏实际的专职人员。很多情况下都缺乏认真的审核和鉴定，也没有真正意义上去鉴别档案内容的真实性，造成很时候一些企业的人事档案管理十分混乱。

四、人事档案管理工作的可行性策略研究

（一）改革创新档案管理制度和方式，提升人事档案整体的管理水平

一般来说，要重点围绕管理人员缺失问题、管理资金不足问题、相关机器设备落后问题等现象进行针对性的改革。

1.在管理体制上要实行集中化的管理模式。利用信息化技术和先进的设备系统化的管理好人事档案，以保证人事档案的综合化利用，这样可以让人事档案能够更好的服务于人力资源管理工作。

2.建立健全先进的信息资源管理系统，这样才能真正意义上提高企业人事管理的工作效率。

3.完善人事档案信息数据库，要保证储存在人事档案信息数据库的数据要真实准确全面。这样企业的管理人员可以通过数据库，进行针对性的人员信息数据查询和统计，这样可以最大程度地保证人事档案工作的利用率，还能更加深入地挖掘人事档案的其他价值。

（二）采取实际方案保证人事档案的真实性

1.针对人事档案信息的收集这方面的工作，首要原则就是要实事求是，要保证所填写的信息真实有效。

2.重视档案法规的宣传工作。人事档案管理的工作人员要清醒地认识到按规定程序和制度调用档案是基础，另外要对及时对一些规章制度修改完善，并做到贯彻落实，这样就能够最大限度地避免出现虚假档案等不良现象。

（三）提升人事档案管理工作人员的专业素养

档案工作的主体就是档案管理的工作人员。人事档案管理的工作人员不仅要有很好的道德价值观，还要不断充实自身的专业知识。另外还需要依据不同行业工作的特性，进行针对性的培养。与此同时，要重点培养档案管理人员的服务意识，加强各部分的分工和协作，从而才能更好地优化人事档案管理。

五、结束语

综上所述，人事档案可以为企业选拔人才，考察和提拔企业内部员工提供一些参考和依据，在企业人力资源管理过程中显得尤为重要。优化人事档案的管理能够直接地影响到企业人力资源管理的水平和效率，更有甚者会影响到企业的竞争力。就以目前来说，我国企业的人事档案管理大多仍处于发展阶段，存在着诸多问题。基于此，企业要不断改革和创新，最大限度地发挥出人事档案管理的作用与价值。另外在信息技术和知识经济的大环境下，企业和相应的管理人员要充分运用新型技术，从而更好地实现人事档案的有效管理，这样才能保证企业的可持续性发展。（作者单位为洛阳石化医院）