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煤炭行业档案管理工作面对的问题和对策分析

2018-06-11王凯

丝路视野 2018年35期
关键词:煤炭行业档案管理问题

王凯

【摘要】随着各行业的快速发展,对于档案管理工作越来越重视。煤炭产业生产建设过程中,需要以有效的生产建设项目管理为标准,加强煤炭产业建设项目的档案管理分析,加强整个工程的同步运行。按照煤矿建设的标准过程,准确的判断工程各个环节的质量标准和安全管理形式。依照工程建设生产、管理、建设、扩建等多个项目环节,分析判断工程各个环节的质量和安全管理形式,分析工作的复杂性,判断煤矿建设项目的档案管理方式并提出解决措施。

【关键词】档案管理;煤炭行业;问题;对策

坚持以科学发展为统领,紧紧围绕行业内各自企业的战略目标,抓住行业产业的调整期、认真贯彻党和国家有关档案工作的规范、条例、令的执行期、行业内产能提升的扩能改造的机遇期,加快档案工作发展步伐,以档案基础、档案业务基础、档案信息质量、档案有效利用为重点,瞄准行业内优秀、高端企业的档案管理工作,开展档案对标管理,构建与行业一流企业相适应的档案工作管理体系,可以提升企业档案信息资源为领导工作决策的精准性,发挥档案在企业的积极作用。

一、煤炭行业档案管理工作面对的问题

(一)档案管理人员素质有待提高

第一,煤矿企业盲目追求经济效益,将人才培养重点放在了经营和生产上,忽视了档案管理人员培养,导致档案管理人员素质无法适应当下需求。第二,档案管理人员工作积极性不高,主要是没认清档案管理工作重要性,这不仅无法提高档案管理水平,而且还会导致档案管理工作出现极度混乱的现象。第三,信息技术不断发展,煤矿企业档案管理工作逐渐朝着信息化和智能化方向发展,这就需要有相应信息技术人才进行支撑,然而煤矿档案管理人员虽然具备很好的管理经验和能力,对于信息化技术的掌握不到位,无法适应信息化的档案管理需求。

(二)煤炭生产档案建设管理的质量

(1)档案文件缺失。工作人员在整理档案的过程中,档案存在诸多文件残缺不全的情况,对整个档案的整理造成严重的麻烦,档案无法系统规划管理,面对的系统差异较大,文件管理不及时,对实际的内容无法追溯补充,以致对整个项目档案的质量管理造成严重的影响。(2)归档文件管理的手续缺失。项目实施管理过程中,无法及时对文件进行审查分析,缺乏有效的归档管理,文件没有经过层层审核,实际审核的图纸审核不到位、不规范,无签章、签名,档案存储管理目录不全,导致整体文件的管理不到位。(3)档案管理人员技术水平不足。档案工作管理人员的专业技术水平,责任心不强,缺乏对项目档案的细致管理,对各类文件标准、收集范围,内容标准都缺乏一定的认识。在项目档案管理过程中,缺乏对工作技术和经验的调整管理,对档案管理工作随意开展,没有系统性的安排。而在煤炭档案管理过程中,需要对各类系统的步骤内容进行细致的分析,通过文件的整理、归档、划分考核标准,加强档案人员的管理,及时控制档案管理的合理进程。

二、煤炭行业档案管理工作问题的解决措施

(一)提高档案管理信息化水平

随着信息网络时代的来临,给煤矿企业档案管理工作的有效开展创造了有利条件,为了有效提高档案管理水平和质量,需要加强档案管理信息化建设,重点做到以下几点:第一,加强硬件投入。对于煤矿档案信息化建设而言,必须要有高标准的设备作为支撑,例如计算机、扫描仪等,这都是信息化档案管理工作须具备的,为档案管理效率提升提供重要物质基础。第二,软件方面投入。除了硬件投入外,还需要加强信息化档案管理软件投入,例如完善资源检索系统,这可以快速有效进行档案信息库查询,给档案管理效率提升創造条件。第三,信息化档案管理虽然在一定程度上实现了智能化和自动化,但还不能脱离人员参与,为了达到提高档案管理信息化建设的最终目的,需要重点培养档案管理人员的信息化技能和素养,以确保档案管理信息化建设的有序实施,最终促进我国煤矿企业的进一步发展。

(二)健全煤矿企业档案管理制度

建立健全的档案管理制度,详细包括以下几点:第一,制度的建立并不是盲目的,需要经过实际的分析和总结,特别是煤矿档案管理工作而言,其性质不同于其它工作,所以在建立管理制度前,需要对以往的档案管理问题进行分析和总结,找出其中出现漏洞的原因,这对于档案管理制度的建立有着重要的指导作用,可以使管理制度发挥最大效用。第二,档案管理制度的建立需要注重细节,切不可疏忽其中任意一个方面,这样才能确保档案管理工作有序开展,最终推动煤矿企业进一步发展。第三,在完成档案管理制度的建立后,需要开展试推行工作,目的是对制度中存在的不足之处进行优化,确保档案管理制度可以真正起到制约管理工作的目的。

(三)加强项目档案人员的专业培训管理

按照项目档案的专业培训管理需求,开展适合煤炭生产建设项目的档案管理工作,充分落实相关的培训细则标准,不断提高工作人员的综合业务管理水平,对煤矿产业的整体创造能力水平进行分析。按照需求开展合理的培训和教育,尽可能满足员工的工作需求,确保档案管理规范符合实际运用标准,为项目档案管理做出合理的技术培训标准。

三、结语

综上所述,对于煤矿企业档案管理工作而言,其工作效率和质量对于企业发展有着重要的制约作用。以往的煤矿企业档案管理工作不容乐观,存在较多的问题,为了应对这些问题,提高档案管理水平,需要煤矿企业结合自身实际情况,加强重视力度,同时在资金和管理制度方面做足准备,最终促进企业的高效发展。

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