新时期事业单位档案管理工作的优化策略

李积敏

摘 要：事业单位中的一个组成部分就是档案管理工作，档案记录着单位内部进行的各项活动，是事业单位历史发展的真实记录。因为社会的快速发展，档案的重要性也随之增加，因此对事业单位内的档案管理工作的要求随之提高，要求事业单位对档案的管理进行的更加认真，系统。本文主要从档案工作管理的优化方式出发，讨论如何快速高效地开展档案管理工作。促进档案管理系统化的实现，促进整个事业单位的档案管理工作的优质化发展.

关键词：档案管理 优质化发展

1 引言

档案管理工作是一个很广泛的概念。从广义上讲，档案工作指整个国家的档案事业。而我们通常所说的档案工作是从狭义的角度讲的，是指各单位档案管理部门所从事的档案管理工作。事业单位档案管理工作是本单位在进行社会活动中直接形成的能够保存、备查的文字、图表、声像及其他各方式的历史记录。

2 档案工作的目标和任务

新时期下经济社会的发展，使档案管理工作面临了新的挑战。2017年，党中央国务院印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，集中体现了政府对档案事业的高度重视和大力支持。档案具有许多十分重要的意义，但其中，最重要的作用就是作为凭证和参考，档案具有的作用不会随着时间累积而减弱，相反会随着社会的快速发展而逐渐增强。在事业单位中，有许多工作，但每项工作的重要环节就是档案的管理工作，如前所说，档案不仅能反映事业单位的发展轨迹，也能详细记录每个工作环节，是衡量一个单位工作业绩和管理水平的重要尺度。单位的档案记录了本单位在一段时期的发展进程和取得的成果，可以作为计划和策略的参考资料，可以方便管理人员有根据的进行决策制定；同时也能方便管理者对工作进行检查和掌握进度，有利于进行下一步的工作安排。因此，各级各类事业单位档案部门必须牢牢抓住机遇，积极认真的领会精神，深入贯彻文件实质，积极探索新的思路、新的模式和新的途径，积极推进单位档案工作依法管理，加强档案管理工作档案机构的建设，为群众提供便捷优质高效的档案服务，更好地维护广大人民群众的根本利益。

3 新形势下档案工作存在的主要问题

事业单位档案管理工作中也存在着较多的问题。首先，一些档案管理工作者的工作能力较差，方法也较为老套，思维较为传统，档案管理人员队伍业务素质不高，使得档案管理工作不能及时跟进，导致档案改革进展迟缓，同时，这类工作人员缺少创新意识，不能将档案工作与现代快速发展的信息基础互联网技术有机结合，管理模式和运行机制缺失创新举措，无法紧跟日益进步的经济社会发展需求。其次，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌，包括员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的相关资料，因此其能全面的记录反映员工的各种资历、能力等，因此单位档案管理应该着重对员工的人事档案进行单独又集中的管理。此时就需要单位档案管理人员完善档案信息的管理体系，进行科学合理的监督。人事档案应该与人事管理紧密联系，防止档案尚在而员工早已离职或者员工仍然在职，但相关档案迟迟没有到达单位的人事档案管理库中，在工作中必须坚持“档随人走，进一步科学优化与高效应对事业单位档案管理工作势在必行。最后，各事业单位对档案管理缺乏一定的意识，档案管理方面缺乏人才和资金方面的投入，因此，大部分事业部门内部大档案管理设施陈旧，管理人员严重不足，管理方法极为传统，互联网技术的普及程度非常低等，这些都会造成档案管理工作落后严重不足。

4档案工作改进措施

完善单位档案管理的管理体制和运行机制。应该对各级各类事业单位的档案管理工作加大监察力度，不断地完善各类事业单位党委和政府职能部门、档案部门负责、协调管理、社会部门共同参与的档案管理工作的体制。其中单位档案管理工作中最应该注重的是对单位内部包括离职员工的档案管理工作，因为员工的人事档案其内容涉及个人信息、履历、功过等多方面情况，部分可能涉及到一些重大事项中，或者有的信息是需要高度保密的，因此，人事档案属于个人隐私，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，或者将人事档案用于商业活动中。人事档案属于党和国家的机密，即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案，应该让相关管理人员及时转变传统档案管理观念。

建立健全保管制度。健全对档案的保管制度时是对人事档案有效保管的重点。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。所谓材料归档制度指的是对于新的档案材料应该首先对材料的真伪、来历、内容进行认真的甄别，判断其是否符合档案归档要求；然后对新的档案材料根据其内容，属性所在部门等多方面进行确定其所在的具体位置；；最后，将新材料放入档案；这样三个步骤就完成了新档案的归档工作，以上称之为归档。统计制度，以人事档案统计制度为例，对于人事档案的统计工作有以下几项：人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况、库房设备情况和人事档案工作人员情况。接下来就是应该健全档案资源的利用体系。首先，由于互联网技术的快速发展，因此我们可以将互联网技术运用到档案利用中去，使管内档案可以实现网上查阅，调用，同时应该克服各单位间的沟通不足，积极推进跨馆查阅，使档案利用更加方便快捷，实现档案利用的高效率。同时，档案管理工作者认真做好政府信息接收、管理、公开工作，支持社会力量参与档案事务，扩大档案资源开放程度，拓展档案查询检索范围，推进档案工作服务方式的灵活化、服务范围的广泛化、服务效益的显著化。

5 总结

随着科学技术的飞速发展，计算机技术在档案工作中的应用也越来越广泛，几乎覆盖了档案工作的全过程和大部分工作环节。各级各类事业单位应该大力开发数字化、信息化的档案管理工作，推动形成以数字资源、安全管理、远程利用为目标的档案室管理运营机制，建立连接各级各类事业单位档案的资源管理和网络共享平台，促进档案资源利用的优质化和大量化，加大档案工作支持力度和保障水平。同时，本文着重强调了档案管理工作人员的重要性，要求在事业单位从事档案管理工作的人员，不仅能掌握过去对档案管理的传统方法，同时应该具有创新精神，借助新技术，新方式，不断提高档案管理的技能和水平，真正优化档案管理工作，实现高标准的规范化、科学化、法制化。

参考文献

[1]基层事业单位档案管理现代化实现路径[J]. 張克非. 理论观察. 2014（05）

[2]浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究[J]. 王冬梅. 科技视界. 2014（03）

[3]事业单位档案管理中存在的问题及优化策略[J]. 其米格. 企业改革与管理. 2016（01）

[4]针对我国事业单位管理职能之档案管理工作的优化路径[J]. 王丽苹. 科技资讯. 2014（35）

[5]关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J]. 王璠. 改革与开放. 2015（10）