探究信息化档案管理中存在的问题及对策

摘 要：如今我们正处于高速发展的信息时代，对于档案的管理也正逐渐趋向信息化方向，对于档案管理地信息化可以为人们地生活带来诸多便捷，但任何事物都具有两面性，在为人们带来便捷生活的同时，对于信息化档案地管理，庞大的数据极大地增加了管理的难度，所以本文主要阐述了在信息化档案管理中容易出现的问题并且提出了相应可行的管理办法以供参考。

关键词：更新技术；引进人才；重视信息安全

为了适应社会发展的需要，信息化档案管理方法的改进必不可少，为了大面积全面实现信息化档案管理，本文就信息化档案管理中存在的问题以及出现的问题提出了一定的思路。

一、信息化档案管理的现状

（一）部分单位不响应

不少单位企业由于开办历史较长，思想落后，抗拒改变，对于信息化档案管理的开展不够重视，至今仍旧采用老式纸质的方法进行档案管理，此方法有很多的弊端，不仅会使机关信息化档案管理的工作效率下降，还容易出现档案丢失寻找困难等问题。

（二）信息化档案管理设备落后

部分单位积极响应政策，但由于信息化档案管理的设备落后而无法跟上改革的步伐，力不从心。有些是由于硬件方面，譬如，部分乡镇部门由于没有电脑，打印机等设备导致信息化档案管理工作无法进行，更何况，具有电脑，打印机设备都无法完全达到标准，这一困难大大加大了工作难度，以及工作进度[1]。

（三）信息化档案管理的数据库不能及时更新

现在还有一个主要问题是信息化档案管理的数据库不能及时更新。信息化档案管理的数字化建设，数据库的建设都不能实时更新，这就导致信息化档案管理的数据库中信息落后，真实度下降，缺乏可信度，使得信息化档案的出现形同虚设。其中有两大主要问题，一时数据不完整，部分企业或单位对于员工数据的录入只进行基本状况的输入，导致数据库中员工信息空洞，无法应用到切实的用途中去。还有一个主要问题就是录入的数据不准确，部分信息化档案管理人员由于图方便，对于信息的录入粗心大意，随意录入，就会造成部分人员的信息录入错误但由于工作人员的疏忽而没有被检查出来，最后导致信息失真的情况发生。

（四）对于信息化档案管理安全不够重视

档案管理不仅涉及到单位人员的隐私问题，在另一方面，甚至会涉及到国家的安全问题。在对于信息化档案管理的安全问题方面还是会出现单位不够重视的状况。它往往需要一个健全的系统来为整个单位的信息安全做保障，但是由于单位领导人员不够重视等原因，会出现信息化档案管理工作人员人手不够，或者人员专业性不够的情况，导致信息化档案管理的安全无法得到保障。另外，在信息高速发展的时代，对于信息管理的安全性要求也就更高，着就需要在此方面更加专业的人才[2]。

二、信息化档案管理的问题对策

（一）加大经费投入，配备相关设备

由于部分乡镇地区的设备落后，这就导致乡镇机关单位信息化档案管理的工作较为被动，即使希望响应信息化档案管理完善的号召，也会由于设备落后等问题无法得到落实。所以加大对于乡镇机关单位信息化档案管理方面的投入，使得每个乡镇机关单位都拥有一套完备的信息录入输出设备，才会使信息化档案管理的工作真正得到落实[3]。

（二）建立信息化档案管理网络

由于各个机关单位相互没有工作交集的現状，导致个单位部门之间的信息流动性很差，所以在这里建议有关部门开设相关网络，建立有关信息化档案管理的系统，将各个单位的信息联通起来，使得政府工作能够更加快捷高效地进行，更好地贯彻现代化办公理念。同时，建立信息化档案管理网络也会提高各个单位各个部门的办事效率，个人信息可以在各个单位获取，个人为了办理某项业务在各个单位之间开具证明的等情况会很少出现，会很大程度上方便市民的生活。

（三）注重信息安全保障

在如今信息化的时代，信息安全是一个非常需要重视的部分。由于个人信息的价值越来越高，就会有越来越多的不法分子企图盗取信息化档案中的个人信息，因此，信息化档案管理的安全保障工作必不可少，这就要求相关工作单位对于信息的安全问题加以重视，建立一定的安全保障系统，为了达到这一目标，就要求有具有一定专业技能的工作人员参与其中，这也是用人单位需要的人才。

在另一方面，信息化档案管理也可以从工作人员自身方面进行保障。可以建立专门的档案管理库，将相关的人员信息存放进去，与其他一些相对不重要的文件区别开来，加强对于人员信息分类管理的监督工作，防止由于工作人员的疏忽导致的一些安全隐患。

（四）规范信息化档案管理的工作流程

在以往的信息录入信息管理工作都是各个机关单位有各自的工作方法工作系统，这就导致在建立整合一个系统的同时出现许多信息无法完成对接，这就要求各个机关单位对于信息的录入管理工作都有一定的规范化流程，方便信息化档案管理管理人员的管理。

具体可以建立对于信息录入建立完善的录入流程，对于信息的采集、收纳，文件的整理、管辖等任务制定标准格式，确保个人信息的录入得到安全的保障以及个人信息录入的真实性与准确性。除了制定文件输入的标准流程之外，在另一方面，还可以提高录入的技术性，减少工作量。譬如寻找专业人才为信息录入系统写出一个安全高效的程序，使得信息录入人员在进行录入工作的同时大大提高办事效率，提高信息化档案管理工作的规范程度[4]。

（五）提高工作人员的专业性

由于对于信息化档案管理的工作有较大的技术性要求，所以提高工作人员的技术素养，及时引进先进人才，各个工作人员加强沟通与交流，各单位就信息化档案管理工作积极交流，通过上述种种方法来提升信息化档案管理的工作效率以及工作层次。

三、结语

在信息高速发展的时代，对于信息化档案管理的工作也要跟上时代的步伐，使工作人员的信息与时代同步，为了提高政府的工作效率，推进工作效率的提高，对于信息化档案管理的建设工作要提高重视，加大对于乡镇地区的信息化档案管理设备的经费投入，制定规范化的信息录入流程，这些对于人事档案的效益最大化的实现也具有重要意义。

参考文献

[1]张静. 论档案管理信息化建设存在的问题与对策[J]. 东方企业文化， 2015（15）.

[2]何文芳. 探究文书档案管理中存在的问题及对策[J]. 办公室业务， 2017（1）：70-70.

[3]鲁春生. 学校档案管理信息化建设存在的问题及对策探究[J]. 中国科技投资， 2016（30）.

[4]王梅. 医院人事档案管理信息化建设中存在的问题及对策探讨[J]. 特别健康， 2017（20）.

作者简介

姚艳蓉（1976—），女，汉，四川蒲江人，本科，中级档案馆员，新津县政务服务推进中心，研究方向：档案管理。