企业初期人事档案管理工作的建设策略

邱蕾

摘 要：人事档案工作是企业人事管理的重要组成部分，其为人事工作执行与决策起了重要的参考作用，为合理使用配置人力资源提供了重要的依据。企业成立初期普遍存在对人事档案管理的重要性认识不够、硬件设施解决不完全到位、档案管理人员不固定的问题，随着企业的发展壮大，人事档案管理的问题将逐步显露出来，对于初建立的企业如何解决人事管理档案工作弊端，让其与公司发展同步，合理发挥其真正职能是很值得探讨的一个话题。

关键词：人事档案管理

新成立绝大部分企业由于多方面因素影响，普遍存在对人事档案管理重要性认识不够、硬件设施解决不完全到位、档案管理人员不固定，管理水平不专，管理手段落后、人事档案收集工作力度不夠、人事档案管理的信息化程度不高等问题，从而导致人事档案缺档、断档、死档的现象都不同程度地存在，不仅给后续人员的变动、工资调整、员工辞退等人事管理带来诸多的困难，还将直接影响到人才的正确合理使用，不能使人才档案信息得到正确使用，不利于单位快速、全面、真实地掌握人才队伍现状和科学加强队伍建设，人事档案基础未打牢将严重制约企业后续人力资源的开发，难以为现代人力资源开发、使用提供有效的服务。因此，作为新成立的企业，如何快速加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，显得尤为重要。

一、提高思想认识，加大投入，进一步夯实人事档案工作基础。

作为新成立企业的领导要从思想和行动上高度重视人事档案的管理工作，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时，各单位要在档案工作上舍得投入，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；要按标准按要求建设好规范化的档案室、档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。从人、财、物三个方面给于支撑，才能确保人事档案管理工作的顺利开展。

二、加强培养档案管理人员，提升档案管理人员的素质，提高人事档案管理质量。

做为新成立的企业，因面临企业快速扩展的业务压力，较难做到高薪引入高素质档案管理人才，因此更需注重对现有人员的培训培养，全面提高档案管理人员的综合素质。选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，让其充分认识到人事档案管理对企业发展的重要性，以及人事档案管理对企业人才培养的支撑性和发展性作用。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，树立系统化人事档案管理思维，提高档案管理的技术水平，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。同时，人事档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性，从而全面提高人事档案管理质量。

三、建立健全人事档案管理制度，加强人事档案规范化管理。

对于新成立的企业，树立人事档案管理的制度和规范是首要任务。对新产生的人事档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度。其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全人事档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证档案管理规范有序。

四、加强人事档案的信息化建设，提升档案管理的科学化和现代化。

随着新公司的日益壮大，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高，建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。首先，需对人事档案引入先进信息化管理手段，依靠一套标准统一、管理科学、以及设置合理的人事档案信息化系统，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，并通过信息维护系统将原始档案信息和档案资料录入微机，最终建立全公司的人事档案信息数据库，实现人事档案信息资源的数据化，方便信息的共享，大大提高档案的利用效率。

人事档案是企业在管理所属人员时形成的以个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面系统地考察和了解一个人的凭证，人事档案管理是人事管理的重要组成部分，也是企业人事规划和发展不可缺少的参考依据，对人力资源的开发和利用起着极其重要的作用。对于新成立的企业，人事档案是个人转正定级、职称申报、办理养老保险等后续工作的重要基础，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”，需得到企业的高度重视。

参考文献

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[5]谈机关事业单位人事管理中的思想政治工作.马伟.才智.2017.2

[6]加强人事管理提高事业单位管理效能.叶漪.中国保障.2014.6