医院档案管理存在的问题及对策

刘迎

摘 要：随着我国信息技术的快速发展， 医院档案工作面临着巨大的挑战和机遇。传统的档案管理模式已不适应当今时代发展需求。由于医院档案涉及到医疗、教学、科研、管理等诸多内容，和一般的工程档案有所不同。目前尚存在很多问题，需要我们采取有效措施改进，以期实现互联网+档案”的资源开发及利用价值最大化。

关键词：医院；档案管理；思考

以科学管理的工作态度对待档案管理工作，医院管理者以档案资料作出的决策、人事调动、教学、科研等方面，可以有效提升医院的医疗水平及长足的发展。随着互联网时代的到来，档案管理工作受到了巨大的冲击，如何运用高科技工具应对新的挑战及要求，科学规范地做好医院档案管理工作使之为医院建设和发展服务。

一、现阶段医院档案管理工作中的典型问题概述

随着国内医疗卫生事业改革的进一步深化，虽然现阶段医院发展过程中整体管理水平较之于以往有了大幅度的提高，管理水准得到了肯定，但是医院档案管理过程中依然存在这一些尾大不掉的问题，结合个人工作实践中总结如下：

（一）对档案管理工作缺乏思想上的重视

从医院管理现状以及实践来看，为数不少的医院并不重视档案管理，对工作的重要性认知不足、不够重视，“重医疗、轻管理”现象普遍，忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性。传统档案管理室一般只负责文书档案、音像档案等，而医疗病历档案由病案室管理，而且在某个科室内形成的档案常常被认为是“私有财产”，科室相关管理人员认识不到档案工作的重要性，觉得放到档案室不如放在自己科室使用起来方便，医院档案无法集中统一管理，导致档案利用率不高。

（二）档案管理人员综合素质不高

实践中可以看到，因诸多原因，比如历史发展、管理体制等方面的原因，导致档案管理领域的从业人员专业性差，很多离退休干部进入档案管理部门，专业知识和技能不对口，尤其对现代化的管理流程和计算机操作程序不熟悉，以致于档案管理工作难见成效。另一方面，医院对于档案管理人员的培养也不够重视，档案管理工作多由办公室或其他科室人员兼职，档案专业人员数量少、知识面窄、思想观念落后、管理不规范等，影响了档案管理效率。

（三）档案管理制度落实不到位

虽然大部分医院建立了档案管理部门，但是因档案管理不能直接带来经济效益。基于此，档案管理工作没有得到重视，而且缺少考核与有效激励机制。

（四）档案管理工作信息化水平低

虽然信息化管理技术已经逐渐普及，但是部分医院档案管理人员对计算机操作应用、信息安全技术等缺乏足够的应对能力，基本还是采用人工收集、检索档案；再者，虽然计算机技术已被应用于档案管理工作，但是仅作为检索工具使用，资源浪费严重。

二、医院档案管理思考及对策

（一）增强对档案管理重要性的认识

首先，要转变观念，只有将档案工作作为医院发展的重要工作，与医疗业务同步发展，做好考核工作，从根本上改变以往可有可无、无关紧要的片面认知；其次，要改进工作方式方法，要改变过去“等、靠、要”落后的管理模式，变被动为主动，拓宽档案管理服务范围，紧紧围绕医院发展大局，主动挖掘档案资源，提高档案资源利用价值；第三，要有与时俱进的创新意识、开放意识、包容意识，创造性的开展工作，立足实际、调整思路，为医院的长期发展服务。

（二）提升档案管理从业人员综合素质

档案管理是一项长期工作，随着社会分工的不断变化，科室门类、档案管理人员的流动和责任心等因素，都会影响档案质量，因此，要根据档案工作客观需求，對档案从业人员进行教育培养，并且大胆引进先进人才，既要将其纳入人力资源储备体系，又要组织开展学习交流活动，充分发挥他们的积极性，激发他们的热情和潜能，培养兼具“通才”和“专才”的复合型人才，提高档案业务水平，最大限度实现医院档案管理队伍素质的整体提高。再者，随着医疗卫生事业的快速发展，对档案管理工作也提出了更高的要求，尤其是档案信息量不断增大，内容更为丰富，加之载体多元化、手段先进性，档案工作者要不断更新和充实知识结构，加强对档案法规、档案管理、信息化建设等专业知识的学习，坚持在主动、跟踪以及信息资源开发上做文章，将档案管理工作与医院社会效益结合起来，有目的、有针对性地开展档案方面的研究和创新，提高档案管理水平。

（三）加大档案管理机制优化建设力度

近年来，随着现代档案管理水平的不断提高，医院应当建立科学完善的档案管理机制，比如档案资料信息收集、归档、利用以及保管和档案鉴定等制度。在当前信息化时代背景下，医院档案信息内容更加的复杂，而且各科室、各部门专业性更强，以致于档案管理工作的保密性与技术性要求明显不同。针对这一问题，仍需从制度的建立与完善上下功夫，以制度建设为先行，不断夯实医院档案管理工作基础。整体来看，医院临床医技科室、行政后勤科室、各个管理层级甚至普通医护人员所形成的文件档案和信息资料等相对比较分散，不利于管理人员收集信息，需要构建完善健全的档案收集机制和措施，建立完善档案材料登记制度，确保档案信息资料的完整性。 同时，还要构建完善的管理网络系统，采用垂直式的档案管理模式，对档案管理部门进行优化，分管院长负总责，各科室主任作为部门成员并专职一名档案员，形成上中下三级档案管理体系。其中，兼职档案员主要收集和整理部门信息资料，尤其是日常工作中具有一定指导作用和参考价值的材料，可以随时交给档案室，不仅可以丰富档案材料，而且便于落实责任、监督检查。

（四）加强医院档案管理信息化建设

目前多数医院实行的信息管理体系是档案与其他信息分开管理的模式，负责信息管理的大多由信息科和档案室组成，各自独立进行信息的收集、整理、保管、加工和信息服务，分离的工作模式制约了医院信息管理整体水平的提高。要充分发挥计算机在档案管理中的作用，以计算机为工具，将档案内容按党群管理、行政管理、科研教学、基础建设、设备耗材、财务管理、病案管理等纳入其中，建设统一的医院档案信息管理中心，通过购买或自己研发相关的使用软件，形成医院档案信息管理网络，在完善保密条件的前提下，实现档案资料共享和利用，具有检索快捷、方便高效的优点，避免了人工检索出现的失误，同时节约了人力成本。在医院档案信息化管理过程中，首先应当转变思想观念以及服务模式，事先规划好本院档案管理工作。其次，建立切实可行的档案信息化管理机制，以此来确保档案信息管理工作有序进行。同时还要注意加强档案管理从业人员信息化技术水平以及综合素养，使他们能够掌握现代化技术软件和系统，应用于档案管理必然能够提高工作质量和效率。最后，构建系统和档案管理平台，使各科室之间能够实现网络化连接，共建共享资源。

三、结束语

医院档案管理工作应着眼于运用“互联网+”思维，设立档案信息的安全管控体系，明确档案的开放范围和保密程度，确保档案管理工作的规范性和保密性。定期更新软件配置，加强防毒软件的病毒防御功能，让档案信息化能充分调动起来，多道、多途径开发利用，推动医院的可持续发展。

参考文献

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[2]蓝飞燕.大数据时代医院档案管理的机遇与挑战 [J].档案工作，2016（7）：110-110.