“互联网+”背景下档案微信平台服务功能分析与实现

曾麟媚

摘 要：“互联网+”背景下，档案部门必须要创新其服务模式，适应新时期的发展需求。本文对“互联网+”背景下，微信平台在档案服务中应用的优势进行了分析，并详细介绍了档案微信平台服务功能的实现及相关优化服务建议。

关键词：互联网+；档案；微信平台服务

随着互联网技术的快速发展以及“互联网+”概念的提出，“互联网+”在推动社会发展，促进各个行业创新发展起到了至关重要的作用，社会已经步入“互联网+”时代。在“互联网+”背景下，档案工作的开展也应顺应时代的潮流，借助互联网对其服务进行创新。基于此，笔者对档案微信平台服务功能及其实现展开了探讨。

1 档案部门运用微信开展档案服务现状

档案部门开通的微信公众平台的功能大致分为两类，一类是信息宣传型，依靠移动互联技术实现档案、档案工作和档案文化的宣传，如发布档案工作动态、传播档案业务法规、推送档案文化信息等；另一类是利用服务型，是实体档案部门服务功能向微信平台的迁移和拓展，如开展查档预约、手机查档、档案布展等。目前，多数档案微信公众平台把宣传档案工作和档案文化作为侧重点，微信平台的应用层次较浅，即便有少量可提供档案信息利用的，也仅局限于馆藏内容的利用，并且效果也不尽如人意，用户只能获取少量信息，具体详细内容还需到实体档案部门查阅。档案微信公众号在应用功能的开发运用上仍然有相当大的提升空间。

档案工作的开展能够为人们提供档案服务，这也是档案工作的目的，而档案微信平台服务建设能够有效提高档案服务的整体水平，是档案部门提高公共服务能力的一项重要举措。

2 微信在拓展档案服务方面的优势

2.1微信的普及和庞大的用户基数

随着移动互联网技术的不断进步，截至2016 年12 月底，中国手机网民规模达6.95 亿人，占比全国网民数的95.1%。新兴媒体工具得到了空前的蓬勃发展，微信、微博吸引了大多数用户。据2017 年4 月腾讯公布的最新《2017 微信用户& 生态研究报告》，截止到2016 年12 月微信全球月活动用户共计8.89 亿人次，并且覆盖各个年龄阶层。微信对于用户而言已成为日常不可或缺的移动通讯工具。微信的迅猛发展和全民普及为档案部门创新、拓展档案服务方式提供了必要条件。

2.2服务方式的改变

一是主动服务。微信具有主动推送信息功能，档案部门可以将有关档案部门馆藏情况、档案查阅事项、档案法律知识、档案利用实例等通过编辑直接向用户推送，及时让用户了解与档案有关的事项，档案部门利用微信公众平台由以往的被动服务转变为主动服务，拉近与普通大众的距离，一定程度上改变了档案一直以来给公众神秘、不可接近的感觉。二是即时服务。即时反馈，微信具有即时发送的特点，公众所需查阅的档案信息一经发送可立即到达用户手机端。微信的这一特性改变了档案信息服务和反馈滞后、死板、繁复的状况。 三是高效服务。与网站的档案服务相比，不需要打开浏览器，不需要输入网址等，直接点开微信公众平台就可以享受档案利用服务，更加方便高效，更能满足用户求便、求快、求简的心理。微信的自动回复功能能够让用户通过关键词主动获取最新的档案信息，无须繁琐的人工重复。

2.3档案信息资源共享

微信公众平台具有后台开发功能，经过开发实现与档案网站或数据的对接，用户通过微信就可以查阅浏览各种公开信息、馆藏开放档案等。档案部门可以将档案资源开发、编演等文化产品通过编辑推送给用户，实现档案信息资源的共享。通过设置论坛、留言簿等，增强与用户之间的交流、互动和信息共享，用户之间交流心得和看法促进信息分享，接受用户的建议、意见和批评，促进档案部门的服务整改和完善。

3 档案微信平台服务功能的实现

3.1预约查档

预约挂号、就诊已经在较多的医疗单位微信平台实现，并得到广泛应用。预约查档应该是档案微信平台提供服务的一项基本功能。预约查档功能的实现，一种是用户可以直接通过微信的留言功能，将要查询的基本信息发送给公众号。另一种是公众号通过开发，实现预约查档申请单的提交，用户通过在线填写并提交，档案部门也可以将办理进度显示在查档状态里，及时反馈。微信预约可以简化查档手续，也可以使档案部门做好有关预约事项的准备工作，同时可以使用户合理安排时间，提高效率，拉近档案部门与用户之间的距离，使查档利用更加便捷。 如 “浙江档案”开发的在线预约查档功能，通过基本信息的填写提交实现预约，并有“我的预约”、预约电话、档案部门导航等服务功能。

3.2微信查档

微信查档的实现是档案部门将服务手段延伸到移动终端的有效手段。档案检索功能是将档案目录或全文数据库导入或链接到微信平台，为用户提供在線查询、在线浏览等服务。通过开发设置菜单，链接微网站或专门开发的移动端档案查阅利用系统等，实现与微信平台的对接，用户点击后跳转到链接页面进行自助查档。相比较传统的档案查询检索，微信检索更加快捷方便。利用微信平台，用户可以足不出户查询所需档案信息。

3.3微信展览

与实体档案部门的展厅结合，建设微信平台的网上展厅，将专题展览、珍贵或重要档案原件照片、专题视频、编研成果等转化为数字形式进行展览。微信展览通过图文、照片、视频等多种形式，和传统形式上的档案展览相比，不受时间、空间限制，用户随时可点击参观，面向的对象更广阔，服务范围更广，影响更大。同时，还可以节省档案部门大量的人力、物力、财力。档案内容的丰富及其特有的作用得到充分发挥，并能引起人们的广泛关注。如“天津档案”微信公众平台开设的“老照片”栏目，记录了天津城市和社会的历史变迁，通过老照片看到过去，感受变化。“浙江档案”设置的“记忆浙江”栏目，又分为“浙江之最”“记忆浙江”“乡音的呼唤”“乡村记忆”“微相册”等子栏目，展示内容丰富，形式多样，形象生动，广受好评。

3.4其他服务功能

信息技术的发展日新月异，微信的功能在不断开发、拓展中。档案微信平台除了预约、在线查档和展览等基本服务外，还可以做进一步的拓展和探索。利用微信平台，档案部门可以开展档案法律、法律、政策和业务知识的普及，为用户利用提供依据。可以作为信息公开的平台，将开放档案、现行文件、政府公开信息、民生档案等资源对接平台，实现信息的共享利用。可以建设“指尖爱教基地”、“掌心培训课堂”等，将有关文字、图片、视频等放置平台或对接，实现更多形式、更多内容、更具人性化的服务。

4 优化服务的建议

4.1找准服务定位

一个好的利用服务型档案微信公众平台首先必须有一个明确的目标定位，即面向什么样的人群，提供什么样的服务内容。利用服务型档案微信公众平台的服务对象的定位应为普通群众，只有为群众和社会提供便捷丰富的档案服务，并得到其认可的平台，才具有生命力。档案微信平台的功能设计应根据服务对象的类别确定，在开发过程中要重视档案利用者的需求，不能脱离群众，脱离实际。服务内容定位应该是提供群众和社会感兴趣和急需的档案，要根据社会热点、国家政策等提供与群众切身有关的档案内容。要避免群众和社会不感兴趣的内容充斥平台，既浪费资源和精力，又不受欢迎。

4.2增强互动，提高服务意识

微信属于即时通讯工具，大多数关注者在向公众平台留言或发送消息时都是对平台的反应和回复充满期待的，过迟的回复或不理睬會让用户产生距离，使用户感受不到档案部门的亲切感和服务意识，从而失去好感。管理者应该对每个用户的留言、咨询进行及时查看，认真回复，在回复时也要注意用词和语句，避免生硬、苍白，要让用户感受到档案部门的用心。除了要及时解答用户咨询和疑惑外，还要接受投诉、建议和意见。要不断开发互动功能，增强互动效果，可以激发大家互动的积极性，吸引更多人参与交流。还要创新互动形式，多举办一些激发用户兴趣的活动，不断吸引人们的关注。

4.3 简化服务流程

群众在政府部门办事时总是力求方便、快捷、简单，档案的查询利用也存在同样情况，在查档利用时更易于接受简单方便的手续和操作流程，花更少的时间查询到所需的档案信息。 因此，档案微信平台要按照便民利民的原则进行开发建设，要不断满足群众求便、求快、求简的心理，提高用户体验度。微信平台的栏目设置要科学，分类规范。要简化自助查档等功能的操作程序，界面、步骤、流程力求简洁、直观，便于各年龄阶层用户使用，提高利用效率。

5 结语

综上所述，当前微信给人们的日常生活及工作中的交流互动带来了极大的便利，同时也给档案工作的创新带来了巨大的机遇。在“互联网+”背景下，档案部门要充分利用微信平台，建设并完善基于微信平台的档案服务模式，从而提供档案服务水平，为用户提供更加优质的档案服务。

参考文献

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