浅谈供电企业电子档案集中管理模式研究

米晓霞

摘 要：自迈入信息时代以来，电子信息技术在档案管理中运用得越来越广泛，供电企业近年来也逐渐使用电子信息技术储存电子档案。本文通过对供电企业在电子档案集中管理情况进行分析，结合营销业务并针对电子档案管理中存在的不足构建出电子档案新体系蓝图。通过对这一体系的深入分析，可以推测出电子档案管理的实施给企业带来的经济效益，并为供电企业的营销业务提供相关客户资料。

关键词：供电企业；电子档案；集中管理模式；

近年来，民间资本通过租借国家供电的基础设施方式创建了很多企业，使得由国家垄断的供电行业变成一个竞争激烈的行业。供电市场中的核心竞争力在于供电成本和市场营销手段。供电企业在当今行业环境中核心竞争力体现革新发电技术，为用户提供良好的供电环境和利用电子档案记录客户的要求，为其提供良好的服务。

供电企业和客户之间合作关系一般都是长期稳定的，供电企业对客户相关账单和客户的供电要求一般通过建立档案的方式统一管理，信息技术在供电企业档案管理上的全面运用促进供电企业的营销手段发展，极大增加了企业的服务质量。利用电子信息技术管理供电企业的档案已成为供电企业的必然要求。

1 供电企业电子档案管理的不足

1.1 电子档案的监管不够

供电企业的服务质量都是建立在拥有量好供电效率上，所以供电企业的高层人员对供电技术和发电技术的革新更加重视，但供电行业虽然属于工业，但随着大量供电企业的出现，供电行业已经不在是一个单纯地工业行业，其中做为服务业的成分越来越大，在行业竞争中业务的服务质量对客户的选择越来越大。企业决策层对这一认识不清使得对企业电子档案的管理工作缺少相应的监管力度和相关规定。

1.2 缺少标准化的流程与统一的规范

供电企业一般都是大中型企业，其内部人员众多复杂，每一个人完成工作的方式均不同在加上企业决策层对企业内部档案管理的不重视态度等一系列原因造成了企业营销档案没有统一规范的样本。由于供电企业的客户都为长期客户同时数量众多，在整理材料时难度高工作量大，工作人员在工作时存在差异性使得重要的客户资料会在整理过程中丢失，严重影响了企业的服务质量。同时企业的人员更替、新客戶的流入、老客户的流出使得企业档案出现来源不清的问题。企业在管理档案时对档案储存时间的要求，严重的影响了企业的管理效率，造成了没有利用价值的档案对企业人力、管理、储存上各类资源的占用，另一方面该问题还会增加企业工作人员采集资料的难度和容错率，这些因素严重制约了供电企业在市场竞争力的发展。

1.3 电子档案监管具有着安全隐患

电子档案和纸质档案最大的不同在于媒介上，传统的纸质档案的记录媒介是纸张，只需要做好相应的管理工作和消防安全就能确保档案的保密性和安全性，但电子档案的媒介是电子信息技术衍生的数字设备，整理过程需要较高的专业素养，该技术的档案整理容错率过低，一旦出现失误容易使得文档在电子设备中消失，同时如果整理人员在使用过程中无意篡改了数据，由于文档上看不出涂改痕迹而难以发觉从而造成不可估量的影响。做为科技含量较高新型管理技术使得对档案管理人员在原有的基础上需要掌握一定的电子信息安全技术，否则就会在电子档案使用中出现不必要的损失。

2 电子档案集中管理方式

2.1 电子文件收集

电子文件收集是电子档案管理中常用的收集资料方法，通过对企业内部的纸质资料和营销内部的资料进行集中收集，利用现在先进的图文转换技术，将纸质上的资料全部转为企业需要的电子文档格式存储倒企业内部的资料库中。由于图像系统的转为电子文档技术已经成熟，使得在营销网点可以利用电子签字的方式与客户签订合同，提高了业务办理的效率，为企业抢占市场份额提供了便利。

2.2 电子文件生成

客户电子文档的资料是通过企业各部门间信息共享而补充完成的，各部门间由于分工的不同造成了汇总的资料在电子档案整理部门出现格式、影像文件、帧数上不尽相同，为此电子档案的生成就必须做到在格式上和资料重点上统一，为保证文件质量和企业存储的工作量就必须做到帧数和储存大小合乎标准。电子文档的生成不但要做到电子文件规范科学还需要保证其技术方法先进，在运用图像辨别法处理相关的文件时需要拥有清除错误的功能同时还要保证信息提升辨别的准确率，通过成熟的图文处理技术可以将文本全部变成需要的文本。除了图像辨别法还需要发展图像压缩技术，为需要压缩的文档做到无损压缩，保证营销业务的特点和客户档案的价值。

2.3 脱机归档

供电企业的客户众多，在长时间的生产经营中企业接触的客户越来越多使得电子档案总量过大，严重影响了企业内部文档存储服务器的运行，大量的文档资料极大增加了企业的运行成本和人员检索相关资料的难度，为此大部分企业会在存储达到一定的阈值后进行托疾归档工作。电子档案的核心技术就是电子信息技术，但可以利用互联网的云技术将档案进行交接，通过在网上下载云数据并进行交接就可以完成脱机归档，在利用该技术时最为重要的就是需对文档进行监测确保文件完整、安全，防止内部资料被相关病毒吞噬。文档进行脱机归档后需要对相关的文档进行分类工作，通过文档质量对比进行分类，为人员在检索资料和阅读资料时减少时间。现如今的主要分类依据是根据文档切实性、完好性、阅读性进行统一评定。文档的切实性保证了文档记录的客户信息为需要的、切实有效的信息，文档的完整性能保证业务人员在和客户沟通时完美利用业务需求的相配性。文档的阅读性直接决定了文档是否会被保存，如果文档缺少阅读性就会拒绝生成文档。

3 集中管理的收益

3.1 完善档案管理现存的弊端，建立起优质的企业形象

电子档案管理方式的运用能够增加企业对客户资料的完善情况，让企业在和客户发展业务为客户提高良好的服务质量，为企业在业内打造良好的服务形象，取得相关单位的认可，建立社会口碑。

转变过往业务形式，达成异地业务办理

电子档案的运用可以和互联网技术共同构建异地营销网络，促进企业在全国各地的业务往来，并解决客户在外地而无法办理业务的问题。

3.2 硬件设施统一建立，节省成本与资源

储存电子档案的服务器所占的空间较少，只需要聘用少量的管理人员就能对海量的文档进行科学管理，加大了企业在文档整理工作上的人力资源有效的节约了企业档案管理的成本，同时新型电子信息技术和互联网技术相结合极大缩减了企业运行过程中检索资料的时间，提高了企业工作效率。

4 结语

综上所诉：在当今新的社会形势下，供电企业私有化资本的出现使得该行业出现了服务业方面的特征，供电企业给客户的服务质量决定其竞争力。在这一形势下利用电子档案管理企业的资料能够起到提升服务质量的作用。通过对我国电子档案现状的分析，本文指出了电子档案在管理过程中的不足并对提出了相应的管理方式，论述了电子档案运用给企业带来的利益。

参考文献

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