对以文件为单位组织室藏的几点认识

孙玲

以文件为单位组织室藏，是由少数单位档案部门发起并已产生了一定影响的管理方式。对于这种管理方式，档案界各说不一，我以此文参与对这个问题的讨论。

一、以文件为单位组织室藏消除了传统的档案观念

传统的档案观念，案卷是基本单元。案卷是构成全宗的基本单位，案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由卷内若干文件、卷内文件目录和备考表组成，以卷（或盒、袋、册）构成保管单位。该保管单位还应具有案卷标题、案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识，形成一个完整的案卷概念。

而以文件为单位组织室藏，则使？档案"或"案卷"的基本特征不复存在。单份归档文件作为室藏的基本保管单位，首先使"档案"这一概念发生了嬗变。档案，是"机关或企业等分类保存的文件和材料。"①"是按一定规律集中保存而形成文件材料的组合…。相对的系统化、文件的有机体系才是档案区别于文件的本质属性之一。"②这里给档案所下的定义是：1 档案是由若干份文件按照一定规律形成的组合体，是文件集合的概念。2 档案与文件相互区别的本质属性，是文件的系统化和有机联系，而所谓的文件系统化和有机联系，一般是指文件按类别特征、问题特征、职能特征等构成的相互之间的关系。没有这些特征和相互关系，只靠文号联系，显然就是缺乏文件形成规律的有机联系，也就是从根本上抹煞了档案与文件的本质区另别。这样，以单份文件为保管单位，则使"档案"的概念荡然无存。那么，档案室、档案管理、档案管理人员、档案全宗以及《档案法》中所述一些基本术语的概念都失去了本质上的意义。皮之不存，毛之焉附﹖

二、以文件为单位组织室藏不适用于科技、声像等门类档案管理

以单份文件组织室藏，从目前状况分析，仅仅适用于原来意义上的文书档案。文书档案中的单份文件，相对独立性很强，或者说本来就是互相独立的案卷单元。以其为基本单位组织室藏，只要考虑好如何过渡，如何检索即可。而科技档案则与此相反。某一工程项目、某一产品或某一台设备的档案，不管是仅有几份科技文件或几张图纸，还是若干案卷，卷内文件或图纸的自然联系是不容分割的。它的各种文件、图纸，仿佛人的肌体，合则生命存在，失则生命丧失。会计档案、人事档案和声像档案都存在诸如此类的问题。会计凭证是由若干份凭证以旬或月为单位合订，组成保管单位的。如果以单份凭证为单位保管，则会给管理和查找利用带来不少的麻烦。人事档案往往以某个人为单位组成案卷，如果将某一个人案卷中的各种材料打乱，单份保管，也是不合情理的。声像档案是由某一盘录相带或某一片磁盘组成自然保管单位的，其上面记述了若干份文件或若干项活动，也无法将它们硬性分开单独保存。光盘档案更是以数千乃至上万份的文件组成一个自然保管单位，更是无法将其中的某一份文件分开管理。

如果在一个档案全宗内实行以单份文件为单位组织室藏，其它门类归档材料以案卷为单位组织室藏，必然给档案的分类、编号、编目、统计、保管等项工作带来明显的差别，这种差别是否会给管理带来诸多的不便呢﹖

三、以文件为单位组织室藏不适用于手工管理

归档文件的最初登录形式，是发文簿或收文簿。根据手工管理档案的经验，通过收发文簿查找归档文件，一般是万不得已而为之的事情。这主要是由于这种检索途径几乎是漫无边际的查找。文件的六大特征，其中仅有文号这一线索 一般单位的各种收文由于采取按时间顺序混编的方法，此线索则无 。而按发文文号查找，只是在所查文件的文号准确无误的情况下才可以顺利查到。如果不清楚所查文件的文号及准确的发文日期 时间长了，多数档案利用者难以提供出这一查找线索 ，同时没有其它检索途径或标识加以配合，那么，只能从文件标题中查找，这往往会将发文簿从头翻到尾，其效率极低。在一个年收文数千份的机关，用此方法查找某一份收文，更如同大海捞针。由于收发文登记中掺杂了若干不归档文件，须有明确标识才可以辨别归档和不归档文件。如果将归档文件加以逐份标识，则增大了管理上的工作量。但是，手工檢索单份归档文件，确实需要重新编制一份归档文件目录。对于身兼多职的基层档案管理人员来说，手工编制数千份归档文件目录，又是一件令人头痛的烦事，而编制完毕的这份归档文件目录，究竟能提供几种检索途径，能否实现有效、快速的检索，都是有待解决的问题。

单份文件保管，不甚适宜装盒。其理由之一是：某一年度若干份文件，是按月装盒，还是按形成部门装盒﹖按月装盒，可以不打乱文号，可保持按文号顺序检索文件这一途径。但由于每月发文数量不均，有的2棧掣鲈路⑽目勺奥 缓校 械囊桓鲈碌姆⑽囊埃矖3盒。这种装盒的文件失去了月份特征而无助于检索。按发文部门将文件装盒，由于各部门发文数量悬殊较大，也存在着按月份装盒文件数量不均引起的问题。

此外，按发文部门装盒，打乱了原有的发文文号次序，而企业改革时期，机构名称不统一、不规范、常变动，机构重叠或过度精简造成职能界限不清，形成乱发文现象，在打乱了文号排序之后，按部门检索文件，可能使某些文件极难找到。另外，本单位文件按部门装盒可以，相当数量的收文又如何装盒、如何查找呢﹖理由之二是：没有一定特征的文件装盒，基本上是一种简单的文件数量上的匹配，而任何一种打乱文号排序的匹配，如果失去了文件间有机联系，都必然会增加检索难度。所以，以单份文件组织室藏，一般只适用于文件打捆这一种形式。从便于检索方面考虑，不如分成发文、收文，发文按文号排序，收文按原发文单位的文号由小到大各自排序，然后只做简单捆扎放入档案柜内。但是，这一种方法由于不存在文件间有机联系，同样使检索变得繁琐。而繁琐的检索方式，在成年累月、来回倒去的翻找中，必然加大文件的磨损程度，不利于文件的保护。采用木架保存的文件，失去卷盒的保护，使得灰尘和不相适宜的温湿度、光照，毫无障碍地穿透文件，必定引起文件过早老化。

不同期限的文件混存在一起，不利于永久保存的文件得到一个适宜的环境，而按"三条鞭"分开期限保存文件，使一年的若干种类、若干份文件分成三捆，查找难度倍增。

四、应当对档案管理改革采取正确的态

以单份文件为保管单位组织室藏，无疑是对传统的档案管理方式的重大改革。而档案工作改革，又是自身发展的要求。从发展的观念看问题，这一改革方式还是有着一定生命力的。它表现为：在传统的文书档案中推行以单份文件组织室藏，适用于计算机管理。使用计算机管理归档文件 最好是全文录入、全文检索 ，文件的检索、利用、复制一般地可脱离原件，原件采用何种管理方式，对于检索便利与否影响甚微。

由于单份文件存在着自然的相对独立性，可以允许我们将传统的文书档案管理方式进行改革，推广计算机单份归档文件的管理，还可以与文件中心的管理体制改革相呼应，以现代化的文件管理代替传统的档案管理。而其它门类档案能否适用于单份文件保管，应当进行调查研究和反复论证，不宜在推行单份文件为保管单位这一方式中搞"一刀切"，而应视具体条件具备与否适时酌情而定。

以单份文件组织室藏与以案卷为单位组织室藏，是带有根本性区别的两种不同保管方式。传统的档案保管方式被另外一种全新的文件保管方式所取代，人们的传统档案管理观念为新的文件管理观念所取代，不仅仅是档案管理方式上的革新，也是管理观念上的重大变革。如何在实现某种管理方式变革的同时，成功地实现人们思想观念上的转变，同样是应当予以充分考虑的问题。

我是以满腔的热忱支持档案管理方式改革的，但拙文中所论并不是无中生有，也不是杞人忧天，更不能理解为对档案工作改革的保守与抵触。如果在全国范围内推行某一种新的档案管理方式，不仅要考虑到现实状况，更需考虑到未来的变化；不仅要考虑到在传统的文书档案管理中进行改革的必要性，更需要考虑到其它各门类档案管理改革的可行性；不仅要考虑到在某些地区、某些行业推行新标准的条件性，更需要考虑到在全国范围内推广新标准的复杂性。我们既需要热烈而勇敢的改革开拓精神，更需要冷静和周密的科学态度，这样才可使在传统的兰台土壤中新生的事物能够步入科学的和符合某种规律的发展轨道，健康地成长与发育起来。