试论项目档案的特点及其管理

摘 要：本文介绍了固定资产投资项目的定义和特点，论述了固定资产投资项目档案管理工作的特点。领导重视；建立健全管理体制；加强协作，努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好环境；明确责任归属，强化项目建设人员的责任意识；前端接入，加强档案部门的全程参与；加强督促，关键环节不放松。以上这些是做好项目档案管理工作的基点。

关键词：档案管理 项目特点 工作研究

习近平总书记在浙江工作期间考察浙江省档案馆时强调：“档案工作是一项非常重要的工作，因为档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。近年来，随着我国航天科技事业的不蓬勃发展，国家对航天事业的重视程度和投入比例日益加强，作为重要基础性资源的固定资产投资项目档案，在企业科研、生产中发挥着不可或缺的重要作用。固定资产投资项目档案无论作为一种资产形式，还是一种知识信息资源，都是项目管理工作中不可或缺的重要组成部分，是项目建设的基础和保障。

1 固定资产投资项目

所谓固定资产投资项目是指为达到预期的目标，投入一定量的资本，在一定的约束条件

下，经过决策与实施的必要程序从而形成固定资产的一次性事业。固定资产投资项目的特点是：有明确的建设目标；有约束条件；具有一次性或单件性；长期性；投资风险性大；管理复杂。固定资产投资项目从立项开始，到项目竣工验收及投产作用过程中形成的大量文字、图纸、图表、声像、胶片等不同形式的文字材料，是进行与项目有关的技术经济活动的主要依据，是伴随着项目进展而不断形成、收集、积累、整理归档的。

2 固定资产投资项目档案管理工作的特点

由于固定资产投资项目有其自身的特点，因而档案管理工作也有自己的特点：

2.1 固定资产项目周期较长，少则一、二年，多则三、五年，甚至更长时间。所以科技文件材料的形成、积累、归档、周期也相应变长。

2.2 项目形成的科技文件材料较分散。由于项目涉及的单位多，从立项到验收整个过程要涉及到一个单位的多个职能部门，有发投处、技术保障处、行政处、安全生产处、数字化中心、各基层单位等。科技文件分散现象较严重，使文件的形成、收集和归档的难度较大。

2.3 项目负责人和经办人一般都较为缺乏档案管理知识，项目某些工作程序时间紧，工作做得不细，增加了项目科技文件材料难以完善归档的主客观因素。

2.4 项目内容广泛，科技文件材料既包括上级主管部门的批文；各合作或供货单位的协议、合同；对外引进仪器、设备随机所带的使用说明书、合格证明、图纸、软件、胶片等，又有包括出国考察及国外培训形成的资料；验收阶段的验收报告、检测数据、验收结论报告、财务经费结算、审计报告等，增加了整理工作的难度。

2.5 材料含有多种文字。项目的科技文件材料有中文，而且还有大量的外文。由于仪器、设备从不同国家引进，使用说明书、合格证、检测报告等有日文、英文、德文以及俄文等。这就需要档案部门在收集项目科技文件的同时，做到收集与翻译工作同步进行，并对外文资料的翻译工作提出一定的要求，以保证档案的完整性、系统性和准确性。

3 做好项目档案管理工作的对策

3.1 领导重视是关键

档案管理工作是固定资产投资项目的重要组成部分。做好项目档案管理工作，关键是领导要充分重视。领导的重视和支持，为开展项目档案管理工作的组织、经费和人员等基本要素提供了有效保障。我单位主管所领导对项目建设和文件归档工作非常重视，保证了各部门之间信息渠道的畅通，及时布置、协调项目归档工作中存在的问题。

3.2 提高认识，建立健全管理体制以增强依法归档的自学性

提高认识，建立健全管理体制，是加强和规范项目档案管理的前提。项目档案涉及工程方方面面，贯穿于工程全过程，必须发挥整个工程全体管理人员的档案意识，应建立相应的档案管理体制，明确分管领导和管理机构，使项目档案工作有人管、有人抓、有人干。档案部門与项目、设备、基建主管部门密切配合，定期反馈项目文件归档进度，及时解决归档过程中的问题，确保项目资料的完整、有效。

3.3 加强协作，努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好环境

做好项目档案工作仅靠档案管理人员的努力是远远不够的，需要单位各部门的共同重视和支持。项目计划下达后，档案部门按照项目主管部门提供的项目清单，根据《中国航天科技集团公司固定资产投资项目档案管理规定》等标准要求，指导项目负责人重点做好文件资料积累工作。在项目实施的不同阶段，档案人员指导项目负责人，按阶段收集、整理文件，分批进行归档，归档文件的质量和完整性得到了保证。

3.4 明确责任归属，强化项目建设人员的责任意识

通过培训、协调、交流等方式，建立与项目建设单位的联系，强化其对项目档案工作的认识。项目档案管理工作，既是档案人员的职责，也是项目人员责无旁贷的责任所在。档案作为服务部门、档案管理部门，是在协作项目建设单位搞好工作，不能因为观念中对档案工作的边缘化认识就对项目档案轻视与忽视。

项目建设都会有由建设单位、设计单位、监理单位、施工单位为主体的网络体系。而项目档案的形成贯穿于整个项目建设的全过程，建设单位、设计单位、监理单位、施工单位是项目档案形成的主体和主要责任者，必须明确其承担档案资料收集、积累及移交的职责，与档案部门相互配合，各负其责，共同实施项目档案的管理，以确保项目档案工作的正常开展。

最有效的办法就是明确责任制。加强项目档案管理，从项目立项开始，就要有主管领导分管档案工作，加强对建设项目档案工作的领导。将项目档案工作领导责任制纳入工程质量领导人责任制：将项目档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序，采取有效措施，及时研究解决工作中的实际问题，确保项目档案的完整、准确、系统。

3.5 前端接入，加强档案部门的全程参与

项目建设涉及许多部门，比如规划计划部门、工艺部门、设备仪器管理部门、安全部门、行政基建管理部门、生产管理部门、财务部门及档案管理部门等。在项目建设过程中，每个职能部门都会产生与项目相关的文件材料，这就要求各部门都设有专（兼）职档案人员负责收集项目建设过程中形成的文件材料，以确保这些文件材料能够齐全完整的归档。

第一、在工程开工之前档案部门就应当介入工程管理工作。参加项目立项、评审等会议，了解工程工作内容、特点、工作目标，以及此项工程由哪几项单项工程组成，涉及的部门和人员，产生哪些文件，时间进度等，然后根据实际情况制定工程档案的初步计划，明确归档要求、内容、责任等，作到项目有计划，档案工作也有相应计划，并把档案工作计划纳入工程管理计划，从整个工程管理角度加强档案工作。

第二、关键阶段的同步参与。对工程项目要重点抓住开工前阶段、中间交接阶段和竣工验收阶段。开工前阶段因各项工作还没走上正轨，人员更替频繁，档案资料极易流失。中间交接是工程由施工转入生产的一个标志，也是项目由基建转向投用的一个环节，其中一项是对施工技术资料文件的整理和检查，竣工技术资料必须保证完整、齐全、正确，才能符合竣工要求。竣工验收前形成的资料多，同时可能会出现机构调整、合并及人员撤离等情况，这期间更应防止档案丢失、损毁。抓薄弱环节，就是紧盯那些不易收集的档案，如大量的供货厂商提供的产品检验记录、设备和人员的鉴定记录、环评文件和应用证明等有价值却容易缺失的档案。为此，档案部门应积极参与到项目各阶段工作中，参加各阶段验收会，指导各方做好项目资料积累工作。

3.6 加强督促，关键环节不放松

对于档案管理中的一些细节问题，应加强沟通，保持信息渠道的畅通，抓住关键环节，保证档案的完整性、系统性。

首先，档案部门加强与设备管理相关部门沟通和联系，要求在签订合同时，提供的文件与实际文件要相符，提供不完整的，督促上述机关及时与厂家联系，索取文件。

其次，对于设备档案的管理工作，主要抓好三个环节。一是抓好设备随机资料的收集、整理。对于贵、大、关、稀的设备、仪器开箱验收时，档案人员应到现场进行清点、核实文件资料，避免文件资料散失。如果设备含有装箱单，开箱时按装箱单一项一项核对，如果没有装箱单，要写明外观情况及随机全部纸质资料、软件资料的名称、数量等相关信息。二是要抓好安装调试阶段文件的收集整理，设备安装调试期间所形成的各类文件均应归档保存，如设备安装移交验收单、附件及工具清单、安装基础图等。三是要抓好设备运行使用阶段维修资料的收集整理，包括设备仪器维修计划、修理记录、验收记录、修理总结、数据整理分析记录、运行台时记录、维修换件记录、设备事故报告单、改装验收方案等。此外，档案部门与设备管理部门密切合作，重点加强对特种设备原始资料的收集，确保设备资料完整。

再次，对于基建档案，重点是要做好基建档案管理与工程建设同步。要想做好基建档案与工程建设同步，确保档案的完整、准确，必须加强档案意识，按照工程建设全过程的程序，从酝酿、决策建成投产，实行同步积累、收集、整理、补充、完善、归档，也就是做好档案建设对工程的贯穿渗透，全过程跟踪，才能取得较好的效果。首先，做好立项资料的收集、整理工作，包括可行性研究、任务书、设计文件材料等；其次，做好施工资料的归档工作，包括开工报告，施工合同，技术交底，施工组织设计，施工计划，施工方案，技术措施，安全措施、原材料及构件出厂证明，试验报告，变更通知书，基础工程施工图，施工记录，隐蔽工程验收记录，调试记录，施工总结，技术总结，竣工报告，竣工验收报告等。最后，应确保竣工资料的完整性，包括项目竣工验收报告，全部竣工图，项目质量评审报告，声像材料，工程概算，预算，决算等。

同时，加强对项目中设备、厂房的拍摄工作及声像资料的及时归档，设备到货验收时同时进行资料摄制工作，确保声像资料的完整性。

在项目档案的归档过程中，我单位遵循科学的档案整理原则，以便于档案合理保管和科学组织利用为目的，结合工程档案形成的有机联系，对归档的文件进行组卷。公文及管理文件归入文书档案；基建工程文件归入基建档案；设备仪器文件归入设备仪器档案；合同归入经营档案；凭证、报表、帐簿归入会计档案；照片归入特殊载体档案。

总之，在加强固定资产投资项目档案管理工作中，领导重视、制度建設、全程监管、严格验收，是我们非常重视的几大工作要务，按照这样的工作要求，我们的工程竣工档案资料在符合国家标准、确保归档率方面成效显著，进而为项目顺利通过正式验收奠定了坚实的基础。

参考文献

[1]雷培玲. 固定资产投资项目档案管理工作的思考. 档案学研究，2010（07）.

[2]董建伟. 加强重点工程档案管理工作三大要务. 档案学理论与实践，2012 （00）.

[3]陆爱娟. 重点城建项目档案管理的问题与对策研究. 档案学理论与实践，2012 （00）.

作者简介

罗莹（1964一），女，汉族，浙江省慈溪市人。航天材料及工艺研究所，职称馆员，学历本科