境外档案业务工作指导问题研究

王晓玮

摘 要：随着国际化战略的实施，境外资产和主营业务形成了大量的档案文件，如何对境外档案管理更专业，如何解决境外档案业务的管理问题，本文将对档案管理的普遍原则结合境外机构档案管理的特殊性，提出相关问题并给出相关的建议措施。

关键词：境外档案；管理制度；工作指导

1引言

近几年随着我国经济水平的迅速发展，与境外的贸易也是越来越平凡，很多的档案资料也逐渐的堆积了起来，在我国对境外档案的业务要求上也提高了很多的要求。境外档案事业跨越式发展在新时期，新阶段对境外档案业务指导档案工作提出了更高的要求，除境外档案业务指导外如何适应新形势和新要求，从传统观念中解放出来，与时俱进推进，促进外文档案创新引导，实现新时期档案事业的发展。摒弃原有的陈旧思维，加入更多更完善的管理机制，引进更多专业积极的档案业务工作人员，创建更多全面专业的培训这些措施是很有必要的。

2境外档案业务工作内容

（1）依照国家规定需要归档，存档的资料，必须定期移交本单位档案机构或档案室，集中管理，任何人不得靠近，不得擅自提交国家禁止提交的材料。

（2）机关，团体，企事业单位和其他组织应当按照国家规定定期将档案移交档案。

（3）保存在档案馆内的博物馆，图书馆，纪念馆等文物古迹单位，由上述单位依照法律，行政法规的规定管理。档案馆在使用档案时应与上述单位合作。

（4）各级档案机关，机关，团体，企业事业单位和其他组织应当建立科学的管理制度，促进档案的利用；组建确保档案安全的必要设施；采用先进技术，实现档案管理现代化。

（5）机密档案的管理和使用，保密等级的变更和解密，按照国家有关法律，行政法规的规定处理。

（6）档案保存价值评估原则，保管期限标准和档案销毁的程序，方法，由国家档案行政管理部门制定。禁止未经授权销毁档案。

（7）集体和个人拥有对国家和社会有价值的档案，或者应当保密的，应当保持良好状态。考虑到保管条件或其他原因可能导致不安全和严重损坏的档案，国家档案行政部门有权采取保证档案安全和保管等措施；

前款所列文件可以由档案所有人存放或者出售给国家档案馆；出售给国家档案以外的单位或者个人的，由县级以上人民政府档案行政管理部门依照有关规定予以核准。严禁出售或赠与外国人。向国家捐赠档案的，应当给予奖励。

3境外档案业务指导工作面临的困难与挑战

（1）缺乏规章制度

中国于1993年3月颁布了关于境外档案管理的规定，国家档案馆，国家计委，外经贸部联合下发了“关于加强承包工程设计咨询，境外科技投入的通知”合作和劳务合作项目的档案工作通知，这个档案较早的时候，部分内容已经不适应当前档案工作在国外的要求，适用性差。2002年8月，广东省政府办公厅发布“在境外和香港和“广东省澳门地区国有企业档案管理办法”，适用范围有限，仅为广东省外国企业，对国家企业具有一般指导意义，2005年9月，国家档案局发布“关于加强外国机构和外国企业档案工作的意见“，这个文件是“意见”，执行力有限，要求宏观，原则，实用性差。此外，境外对档案管理的规定还可以参与由“关于进一步加强中央企业档案工作意见”和广州市政府联合下发的国家档案和国有资产监督管理委员会，北京市工商行政管理局出台的有关措施对于分散行政管理来看，是一种可行，切实的指导。

（2）档案管理意识全面，档案馆藏难度大

档案管理收藏难度大，由境外档案馆管理工作决定，不被重视。决策者从境外公司或境外项目管理意识出发，设立离岸公司或认为对外承包项目是为了更好地实现境外业务的目的，开拓新市场或通过工程，质量，进度等方式来实现经济效益，需要收集和归档的管理。特别是在一些国家的免费档案管理的影响下，建筑项目中产生的企业日常活动或文件往往伴随着外国档案项目的活动或损失成为普遍现象。

（3）档案工作者流动性高，专业档案管理程度低

外籍员工往往受到东道国签证和出境时间的限制，他们需要定期返回中国。企业本身也在国内外员工之间进行轮换，导致企业派遣境外员工频繁变动，人员流动性大。除了企业的经营成本控制外，员工也倾向于多元化，档案一般都是兼职人员，同时负责档案工作，同时还负责文件，翻译等工作。

（4）档案存储分散

由于档案管理意识薄弱，档案人员多元化，档案管理制度缺乏统一，外国公司较少配备专门的档案库，实行集中统一管理，而是行政，技术，合同，法律等。各种档案资料处理，分散在各业务部门

（5）信息建设水平低，管理落后

档案信息化建设基于一定的软硬件和网络平台，需要增加对国外企业或项目的成本投入。大多数外资企业为了管理效益最大化而增加了这部分投資，一些企业也因为那个国家或地区经济落后，信息化整体水平不高，无法满足档案信息化建设的前提和要求，导致档案信息化水平相对较低。

4解决问题的思路与挑战

（1）建立有效的监督机制

国内有关部门应加强对境外公司或境外项目档案工作指导的监督，应在国家宏观指导下，积极探索国外档案管理模式，建立或完善档案工作备案，统计，报告制度等有必要开展专项研究档案工作，指导，检查督促整改，甚至直接参与境外档案管理工作。

（2）建立备案记录系统

境外企业应当建立符合档案安全要求的仓库，有专门的设备设施和统一管理境外档案的仓库。档案管理人员应根据内容重要性的分类管理存档，涉及国家秘密，企业产权，商业秘密，债权债务，内容档案为重点和核心，集中整理和制作 鉴于仓库内部，为了应对外部政治动荡，经济波动，公共秩序的混乱可能导致紧急情况。

（3）通过信息化手段加管理

充分利用现代信息管理手段，建立与国内相互联系的档案管理制度。通过收集，整理和编目，统计，使用管理功能等建立归档数据库入门级的系统，对分类文件进行分类，逐步实现档案管理网络服务。境外企业应将有条件扫描仪，数码相机等电子设备用于境外未分类档案的数字化，上传到档案管理系统，建立全文数据库文件，实现文件信息全文检索，授权检查使用情况。为了保证信息安全，境外企业可以通过VPN与国内主管单位网络连接，根据实际情况选择服务器置于境内外。

（4）加强对境外企业或项目人员的培训

从境外企业或境外项目决策者到普通员工，要提高对境外档案工作重要性的认识，增强境外档案工作的责任感和使命感。境外业务培训人员应在出境前出席记录，着重了解涉外档案工作的意义和档案的形成和相关知识的积累，为境外档案文件的收集工作做好充分准备。

5结语

在境外组织人员紧张的情况下，境外档案工作体系机制趋于形式化。国际商业的快速发展和复杂的国际政治经济形势为加强境外档案工作就快了步伐。外资机构和业务领域和规模的扩大会不断增加，维护和保存境外资产和我们的权益，防范政治，经济，法律风险，将更依赖证据文件。同时，完善境外档案资源安全管理制度，保持境外机构的工作活动，管理历史资料的开发，对境外档案的完整性提出更高的要求。

参考文献

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[2]吴广平；论国有境外企业档案的管理[J]；中国档案；2003年12期

[3]王勤；不应忽视境外企业的档案管理[J]；上海档案；2010年11期