论档案信息化建设的改革与创新

苏静华

当今社会，是全球经济飞速发展的时代。国家对于人才的迫切需求也到了一个崭新的高度，并且对于企业、学校、医院等各个机构的管理也更加的完善和严格。档案信息化建设在这个过程中就显得尤为重要，在随着经济发展的大环境下，档案信息化建设也在不断地与时俱进，在探索中进行一系列的改革和创新。

随着我国经济的不断发展，档案的管理方式也变得更加合理和高效化。不论是国家政府机构，还是学校、医院、公司等各种机构，都应该全面充分利用信息化技术来管理档案。让我们逐渐的从人为看管、审核、保管档案转换到信息化档案管理这种高效、准确的模式，这对于档案管理工作也是一个更加艰巨的任务和挑战。

1 档案信息化在中国的现状

任何事物的发展都必然经历一个从无到有的过程，我国的档案信息化建设也是如此。这些年来，随着世贸组织的加入，我国经济与世界正式接轨，经济也呈现一个飞速发展的趋势，档案信息化管理也在这些年来稳步快速的发展。档案的管理开始从繁琐、闭塞逐渐发生转变。也从许多年前的政府专属服务逐渐转变成了服务全民的开放性服务。通过信息化技术的全面应用，档案管理实现了跨省甚至是跨国的迅速检索和交流共享，为需要的机构和人员提供了各式各样的信息，比如五险一金、子女学校、住房等各种跟民生相关联的信息档案管理，档案信息化让我国档案管理更加高效化、广泛化。与此同时，档案信息化管理是一个庞大的体系和工程，这就要求全国人民一起共同努力地发现问题并且完善它。

2 档案信息化建设遇到的阻碍

2.1 档案信息化管理的相关人员知识不全面

档案信息化管理需要全国人民共同努力，这就要求档案信息化的相关知识得到普及，对于专门岗位的人员更是要求知识的全面性。但是，档案信息化管理人员有很大一部分还存在着传统的管理思想，固步自封，导致他们不能充分利用信息化技术来进行档案管理。甚至有部分管理人员，他们潜意识上抵制这种信息化管理，即便是相关机构的硬件设施和相关管理类软件齐全，他们也无法让档案信息化管理得到充分的发挥，不仅对国家财产造成了资源上的浪费，也使得档案信息化管理成为了一个空架子。

2.2 档案信息化管理在资金上的投入不足

档案信息化建设是一个非常庞大的工程，这就意味着不仅对于管理上的人才要大量培养，在硬件和软件等设施上也要大量的投入。现阶段，档案管理虽然逐渐的被人们所重视，但是资金上的投入还远远不够。这不仅是由于档案管理本身所决定，还跟一些传统的，抵制信息化档案管理的人员有关，他们缺乏改革的决心和创新的理念，所以他们不会考虑主动地去申请档案信息化管理的资金投入，只是一味地被动接受，在无形中失去了很多个为档案管理创新和发展的契机。

2.3 缺乏整体统筹

档案信息化管理并未引起个别单位的重视，不能有效的串联到一起，往往是各顾各的，缺少协调和统筹规划，通常会出现治标不治本的状况，不能从根本上解决问题。

3 档案信息化建设的改革与创新

档案信息化建设是我国档案管理的必经之路，是提高我国档案管理水平，加快整体发展的必要举措。在这个过程中，必然会出现一些阻碍和问题，我们要根据实际情况，针对出现的问题和不当举措进行改革并进行进一步创新，推陈出新。我们可以从以下几点进行档案信息化建设的改革和创新：

3.1 招揽先进人才

档案管理全面信息化是一个与时俱进的产物，它主要包括信息技术在档案管理上的应用，通过网络对各方面资源的整理、合并，并将整合后的资料有效的利用到相应的领域，达到整体统筹的目的。这其中发挥主要作用的就是人，所以招揽知识全面、素质高的相关人才是重中之重。只有让这种高精尖人才运用信息技术统筹管理档案，才可以高效的发挥档案管理的真正作用，加快社会整体建设的进度。

3.2 加强档案信息产业化建设

现阶段，我国经济水平不断发展，人民生活水平日益提高。物质生活得到基本满足之后，人们对于信息服务、信息交流的需求也日趋增加，档案信息产业化的价值重要性也逐渐凸现出来，这不仅使得档案管理的价值得到了充分体现，还使得相关单位对档案管理的重视度得以提高，增加了档案信息建设的投资可能性，有效的让档案信息更普遍的被群众所接受。如何加强并在档案信息产业化建设中推陈出新是档案信息化建设改革创新的关键所在，可以通过以下几个方面进行创新：

一是通过利用相关档案信息，建立一套完善并且合理的收费系统。

二是根据各地实际情况，通过相关的名胜古迹，大山名川等文化资产，建立一套档案信息，招商引资，加大档案信息产业化发展，促进国家经济发展。

三是可以通过对具有历史意义的历史珍藏和相关文献进行收费展览制度，不仅可以为档案信息管理募集资金，也可以使得更多的人了解和提高自身素质。

四是有目的性的对有需求的人员和社会企业提供档案信息收费服务，开展新型的档案信息服务。

3.3 实行档案信息化建设改革，统筹规划

所谓的档案信息化，并不是一味地运用计算机通过网络进行档案管理和协调工作，最主要的是从根本上制定出一套行之有效的规范和计划。如何才能制定出符合我国国情的档案信息化建设规划制度，我们要从供求关系的角度进行分析，通过分析用户对档案的需求，对档案的信息化建立和管理进行整合，加快档案信息化建设的步伐。随着网络技术的不断发展，人们对于网络的使用更加频繁，相关部门通过电子档案处理问题才具有高效性。对于那些具有历史意义的珍贵档案，为了保证其完整性，又可以使其得到充分的利用，将其建立成电子档案显得更加具有时代意义。所以说各个档案管理岗位根据用户的需求来进行合理规范的建设，显得尤为重要。

3.4 档案共享社会化

从根本意义上来讲，档案的根本作用是供人们参考和利用的，随着我国经济发展，档案信息对于社会建设的作用日趋明显，他是社会基础建设的根本。每个领域都有着其不可替代的作用，通过年复一年的实践，累積了许多无法用金钱来衡量的经验价值，并形成了相应的档案信息以供后人使用。所以我们要加强档案信息管理的建设并增加档案信息的吸纳和整合范围，让更多的档案信息合理分类整合，使得档案信息更加丰富，更加完善。随着档案信息越来越多，对于档案信息的利用和分类也要进行相应的改革和创新，以往的档案信息使用模式已经不适应现阶段用户对档案信息的需求，所以，档案管理相关单位和人员要努力通过新的信息化技术让档案信息得到充分利用。根据相关法律法规，使得档案信息更为广泛的被人们利用起来，并充分维护合法的权益，改善档案管理和利用的环境。

3.5 根据国情，走属于自己的档案信息化道路

档案信息化建设是一个漫长而艰巨的路，在这个过程中必然会遇到很多问题和阻碍。但是档案信息化建设并不是一味地模仿，也不可拔苗助长，必须走可持续发展的路线。档案信息化建设的关键是不断地完善信息库数据，并合理利用。从根本上来说档案信息化管理就是一个匹配的过程，档案管理部门为需求人员找到匹配的信息，这个需求人员可以是国家领导人，也可以是普通民众，每个用户的目的不同，就是因为这种需求的多样性和广泛性，让档案信息涉及面更广，需求更复杂。对于档案信息化建设，相关档案管理部门给予的资金投入必然是数额庞大的，但是这并不是一味地投资追求新型设备。现实情况，很多机关单位对于信息化的资金投入都不少，但是效果却事倍功半，甚至很多部门和单位把信息管理软件作为一个摆设和应付的工具。俗话说，授之以鱼不如授之以渔，我们在档案信息化设备不断完善的和改进的同时还要对新型的技术应用进行充分的利用，并且逐步转变以往陈旧的思维。而且档案信息管理不是一个固定不变的东西，每天庞大的信息资源都在更新，而且利用的部门也越来越多，在如此庞大的档案信息整理过程中，档案工作的重要性可见一斑。根据我国实际国情，消除各个单位和部门之间档案信息不共享的问题，使得各部门、各单位之间共享档案信息，更加有效地为服务对象服务。

4 结语

档案信息化建设是一个漫长的过程，在这个过程中我们会运用很多先进的信息化技术，但是这些先进的技术有利也有弊，我们要做的就是运用先进的信息化技术加强档案管理工作，并找出先进信息化技术带来的问题并予以解决。对此，我们必须时刻关注档案信息化建设的改革，并寻求不断地创新。不要一味的接受新的信息化技术，要对其进行测试并演变成符合我国国情的一套完整体系，不断改进，为我国经济发展提供有利的后盾支持。

（作者单位：广州科技贸易职业学院）