人事档案管理的网络信息化建设的措施

2018-05-14高元

知识文库 2018年22期

高元

在我国现代化进程不断加快的背景之下，互联网信息化应用以及在相关方面的应用领域在不断扩展。通常来说，每一个企业都包含了人事档案管理的内容，人事档案管理在互联网的冲击下，面临重大变革。如果人事档案管理的网络信息化建设工作能够更好开展，人事档案管理效果和职将得到很好的改善。本文就人事档案管理的信息化建设工作做出了研究。

1 人事档案管理网络信息化建设的意义

有效提高人事档案管理的工作效率

在人事档案管理进入信息化时代后，档案管理的工作人员也摆脱了耗费时间、耗费人力的人工管理时期，可以节省出时间学习相关的计算机知识、档案管理的法律法规、软件编程以及文件管理。不但使管理者的综合素质和专业水平得到提升，而且也能掌握软件开发技能，同时也掌握了先进的档案管理相关知识，从而让新世纪的综合型人才也由此形成。

人事档案管理预测功能的实现

计算机可根据相关工作人员的指示操作进行检索信息，以最快的速度在数据库中找到干部职工的相关解析资料，方便为人事管理工作找到最新资料。在很大程度上体现出管理系统的信息化，此系统可以依据事实情况对档案信息进行分类、检查以及校正，再根据年龄、工龄、工作时间整理出不同的档案信息资料，从而可以对人事调配工作起到一定的帮助。

1.3 对原始档案起到有效的保护作用

原始档案是档案管理工作的重点保护对象，它在档案信息中是比较重要的资料。通常情况下，原始档案都是在纸张上记录的，原始档案当中也包含一部分人事档案。因此，纸质的档案管理是人事档案管理工作中至关重要的。尤其是人事档案在查询中的频率比较高，在工作中通常会因为人事的调配去找人事档案。因为被查询的频率比较高，导致纸质的原始人事档案被严重损毁，这样对于信息的管理也会有严重的影响。在档案经过信息化管理之后，文件损坏的情况就会减少。档案信息资料在录入数据库之后，工作人员只要在数据库中检索所需资料就可以了，这样就可以避免查询资料的工作人员和原始档案接触，就可以保护原始档案。纸质档案和电子档案的区别在于信息化程度的提升，同时电子档案的管理也更加便捷、高效、准确。

2 人事档案信息化管理工作中存在的问题

2.1 档案管理者的职业素质低

在整个档案管理的工作中占主导地位的是管理者，管理者的职业素质是很重要的。我国经过专业培训的档案管理员极少，大部分管理员也都是临时的，他们没有专业的培训。很多管理员的素质都比较低，这样一来，人事档案管理工作都面临严重的后果。

2.2 信息化管理制度不完善

有些部门因为自身的利益不及时公示人事信息资料，也有些部门所建立的信息库只能在内网中查询，这些问题的出现都是因为不够规范的管理人事档案。如果想要信息管理更加规范，就需要制定相应的科学的信息管理制度，这样档案信息化建设的速度也会得到加快。禁止个别部门自主的管理档案信息，不和外界进行沟通交流，这种情况导致信息化档案管理的工作发展迟缓。

3 人事档案管理的网络信息化建设的措施

在开展人事档案管理的工作中，主要是人事档案的信息资源管理。在快速发展信息技术的情况下，人事管理的方法也会发生显著的改变，人事档案管理信息化以及电子化的实现都是具有重要的意义，同时也是适应新时期、新概念人事档案管理的有效论证。所以，想要更好的提高人事档案管理的质量以及效率，需要做到几个方面：

3.1 先进技术设备的引进。想要档案管理信息的发展水准得到提高，就必须有大量资金的投入，用来引进最前沿的技术设施，创造更加完整的信息管理平台。硬件设施是档案信息化管理的重中之重，可以保障资料档案的传输以及共享的基础，让管理信息档案的系统性得到提高，档案信息管理的发展也会进一步的促进。

3.2 人事档案资料信息化水平的提高。就我国档案信息管理的发展来看，很多档案信息还是传统的在纸张上记录。所以，档案管理部门需要对电子档案和纸质档案进行统计和整理，并建立科学的管理系統，纸质档案信息录入数据库，实现信息的共享。

3.3 人事档案信息安全性的提高。既要实现档案信息的共享，档案信息的安全也要得到保障。为了加强人事档案信息的安全性，就需要档案管理部门之间要保证档案信息的真实性，加强网络的安全性，同时档案管理员也要加强自律性，按照相关法规进行档案的管理，坚决不向任何人透露信息资料，一旦泄密，相关的司法机关部门要严肃处理。必须加强相关工作人员的责任感，以端正的态度进行档案管理工作，做好相关的保密工作，更加科学、严谨的进行档案管理工作，从而保障人事档案管理工作的安全性。

3.4 人事档案管理服务水平的提高。在档案信息化管理中，计算机可通过文字、图片、声音、视频等资料根据不同的类别进行归纳整理并保存，以便以后的信息交流与共享，并提供相关的各种档案资料，让人事档案管理的地位也得到相应的提高，与此同时，人事档案管理的发展水平也要最大程度的提高，从而人事档案的重要性得到体现。