浅谈完善公务卡结算制度与加强事业单位内控的良性循环

摘要：本文主要阐述公务卡结算和报销时事业单位财务工作，特别是内控制度的目标实现、内控制度的流程制定具有重要促进作用，进而提升公务卡管理水平，这是一个良性循环，本文对此进行了探讨。

关键词：公务卡；内控制度；良性循环

公务卡报销制度在行政事业单位已经推行数年。最初人们认为其目标是消除经济腐败而采取的措施，称之为阳光卡。但经过几年的实施后，公务卡报销制度既对防止腐败有重大作用，也对行政事业单位财务工作的完善，特别是行政事业单位内控制度的目标实现、内控制度的流程制定具有重要作用。

公务卡是行政事业单位的公务人员从特定银行办理并持有的，主要用于公务支出及财务报销的银行卡。笔者所在单位的公务卡支出的使用范围包含了差旅费、研究材料及会议费、招待费和零星购买支出等费用。公务卡和一般银行卡有相似的地方即授信消费，特别之处在于公务卡支出过程可以被相关部门监控，达到财务管理的要求，如此便形成具有现代的信息化特色的财政财务管理的新方法在财务报销制度上代替了原有的采用现金或支票转账进行结算的资金收支方式。

未使用公务卡之前的财务报销过程如下（以购买研究材料——试剂为例）：公务人员首先到市场上找到所需购买之物，获得商家账户名等信息，然后到单位财务填单借支票，再到商家处付款取货。有的商家对支票不信任，还要求把支票拿到银行入账后再发货。至此这一过程还未结束，公务人员还需取得发票回财务填报销单冲销原借款。过程烦琐，费时费力，效率低下。而公务卡使用流程就大不相同，省略了预借支票这一步骤，可以直接刷卡付款取货，并取得发票及刷卡凭证（即银行的小票），不必再冲减借款，而是直接报销，省时省力，皆大欢喜。如此简化了财务报销流程，减少了流动资金占用时间，对行政事業单位的财务管理和财务内控制度目标的实现产生重要影响。

《行政事业单位的内部控制规范》实施于公务卡结算方式推行的同一时间段，都应用于行政事业单位的财务管理，形成相辅相成的态势。我们可以从行政事业单位的内部控制目标的逐项分析中进行直观了解。行政事业单位的内部控制目标以下组成：行政事业单位经济活动合法合规，资产安全和使用有效，财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果。体现在公务卡结算财务管理上就是以下相对应的五个方面：首先，公务卡结算本身因为其透明、可监督、可控制的属性，公务卡使用附带出现刷卡凭单，发票和刷卡凭单（或者银行对账单）的双向查核，在很大程度上降低出现假发票的可能性，保证了报销票据合法，加强了对事业单位经济活动合法合规的监控。其次，公务卡支付方式减少了应收借款的发生，避免了资金在个人和商家的停滞及被挪用和贪污的风险，确保资产的安全完整，强化合理保证单位资产安全和使用有效。再次，公务卡的“阳光”特点——全程可监控，有数据可查，有痕迹可寻，能够对单位经济活动进行客观反映，保证财务结算基础信息的真实完整。

内部控制制度实施前后，财务管理制度的最大的区别在于后者运用了先进的管理措施和办法，将不相容岗位相互分离、授权管理、分事行权、分岗设权、归口控制、强制轮岗、预算控制、信息公开等管理手段融于单位的管理流程之中，以达到制衡的效果，保证单位甚至到一个岗位在决策、执行、监督的分立，使业务流程化、标准化、规范化。内部控制建设就要将内控目标和风险、制度、流程结合起来，将内部控制目标和方法嵌入流程设计过程，形成制度管人、流程管事的局面。

公务卡制度对内控目标的贡献，是提高内控流程的编制水平。例如，在报销审批环节，因为报销时需附公务卡刷卡凭证，并与发票相对证，从而加强了对发票真实性的确认。而在资金支付环节因为网银支付时的逐项复核功能，有别于以往支票盖章形式的简单复核，强化了资金往来的准确性。在应收及暂付款处理流程中，一方面由于公务卡可以凭卡支付，节省了借款阶段的时间及程序，加快资金周转，另一方面由于对发票抬头、金额、项目、用途等与刷卡凭证的核对，减少了虚假发票的出现。在内控流程上，消除了一个重要的风险点。

因此，提升公务卡管理水平与更好地实现行政事业单位的内控目标相辅相成，缺一不可。必须看到，我国幅员广阔，地区发展不平衡，公务卡结算环境还不够成熟，银行网络系统不完善，POS机具的布点有限，许多中小城市和偏远地区的POS机安置率不高，特别是西部一些地方，完全不具备刷卡条件，比如笔者所在单位公务人员出差去偏远地区只能携带现金，公务卡基本上无用武之地。另一方面，出于对安装成本、交易手续费等经济利益考虑，许多商家不愿意安装POS机，甚至有些商家出于逃税目的不愿刷卡结账。所以要改善公务卡使用的消费环境，包括鼓励商家POS机结算，降低POS机的结算手续费。

在单位公务卡财务报销中，刷卡凭证（POS机小票）是缺一不可的原始凭证，而在网络上购买机票、火车票等是难以取得刷卡凭证的，如果一定在没有POS机小票的情况下报销，只好退而求其次，用银行对账单来代替，财务人员也需要与公务报销人员反复核对，确定消费发生时间、金额等，从而增加了报销程序的工作量。所以建议有关部门应考虑提高公务卡使用便利性，网络出售机票、火车票的，也设置回执打印功能，便于持卡人报销及财务人员进行账务核对、及时还款。

虽然人们的消费方式日新月异，但消费理念并不均衡，很多人仍习惯于现金交易及报销模式。笔者曾对本单位公务报销人员进行有限范围口头调查，发现有以下方面关于公务卡使用的顾虑：一是担心刷卡不安全，怀疑个人信息安全不能得到保障，非安全性甚至排在手机支付后面；二是担心使用信用卡不能有效控制自己消费，时刻担心超支，影响个人信用；三是公务卡的额度过低，经常有公务人员提到额度之低，连一次出差都不够用，因为科研单位的公务人员出差时间比较长，经常野外考察研究几个月，而且如果财务部门不能及时转账，公务卡持卡人必须拿出个人资金垫付还款，如此就对公务卡持卡人使用公务卡的意愿形成了不利影响，造成公务卡使用率不高。

总之，加强金融基础设施建设，优化公务卡结算环境，必要性是可想而知的。一是促进社会信用体系的建立健全和金融环境的改善，增加POS机结算网点，在普及POS机的同时，可以考虑利用各种新型支付方式如互联网的手机支付，完善国内消费系统建设，逐步拓宽公务卡消费区域。二是积极引导银行加强金融信息系统建设，比如笔者进行财务审核时发现查询系统中商家银行信息还不够全面和完整，至少说明银行关于商家的数据库建设还有待加强。三是加强宣传使用现金交易的弊端和使用刷卡交易的好处，从观念上逐步接受刷卡消费，提高商户POS机设置与使用的积极性。只有这样，才能够进一步促进公务卡结算制度和事业单位内控目标的良性循环。

参考文献

1.财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）.

（责任编辑：王文龙）浅谈完善公务卡结算制度与加强事业单位内控的良性循环

张劲功

摘要：本文主要阐述公务卡结算和报销时事业单位财务工作，特别是内控制度的目标实现、内控制度的流程制定具有重要促进作用，进而提升公务卡管理水平，这是一个良性循环，本文对此进行了探讨。

关键词：公务卡；内控制度；良性循环

公务卡报销制度在行政事业单位已经推行数年。最初人们认为其目标是消除经济腐败而采取的措施，称之为阳光卡。但经过几年的实施后，公务卡报销制度既对防止腐败有重大作用，也对行政事业单位财务工作的完善，特别是行政事业单位内控制度的目标实现、内控制度的流程制定具有重要作用。

公务卡是行政事业单位的公务人员从特定银行办理并持有的，主要用于公务支出及财务报销的银行卡。笔者所在单位的公务卡支出的使用范围包含了差旅费、研究材料及会议费、招待费和零星购买支出等费用。公务卡和一般银行卡有相似的地方即授信消费，特别之处在于公务卡支出过程可以被相关部门监控，达到财务管理的要求，如此便形成具有现代的信息化特色的财政财务管理的新方法在财务报销制度上代替了原有的采用现金或支票转账进行结算的资金收支方式。

未使用公务卡之前的财务报销过程如下（以购买研究材料——试剂为例）：公务人员首先到市场上找到所需购买之物，获得商家账户名等信息，然后到单位财务填单借支票，再到商家处付款取货。有的商家对支票不信任，还要求把支票拿到银行入账后再发货。至此这一过程还未结束，公务人员还需取得发票回财务填报销单冲销原借款。过程烦琐，费时费力，效率低下。而公务卡使用流程就大不相同，省略了预借支票这一步骤，可以直接刷卡付款取货，并取得发票及刷卡凭证（即银行的小票），不必再冲减借款，而是直接报销，省时省力，皆大欢喜。如此简化了财务报销流程，减少了流动资金占用时间，对行政事业单位的财务管理和财务内控制度目标的实现产生重要影响。

《行政事业单位的内部控制规范》实施于公务卡结算方式推行的同一时间段，都应用于行政事业单位的财务管理，形成相辅相成的态势。我们可以从行政事业单位的内部控制目标的逐项分析中进行直观了解。行政事业单位的内部控制目标以下组成：行政事业单位经济活动合法合规，资产安全和使用有效，财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果。体现在公务卡结算财务管理上就是以下相对应的五个方面：首先，公务卡结算本身因为其透明、可监督、可控制的属性，公务卡使用附带出现刷卡凭单，发票和刷卡凭单（或者银行对账单）的双向查核，在很大程度上降低出现假发票的可能性，保证了报销票据合法，加强了对事业单位经济活动合法合规的监控。其次，公务卡支付方式减少了应收借款的发生，避免了资金在个人和商家的停滞及被挪用和贪污的风险，确保资产的安全完整，强化合理保证单位资产安全和使用有效。再次，公务卡的“阳光”特点——全程可监控，有数据可查，有痕迹可寻，能够对单位经济活动进行客观反映，保证财务结算基础信息的真实完整。

内部控制制度实施前后，财务管理制度的最大的区别在于后者运用了先进的管理措施和办法，将不相容岗位相互分离、授权管理、分事行权、分岗设权、归口控制、强制轮岗、预算控制、信息公开等管理手段融于单位的管理流程之中，以达到制衡的效果，保证单位甚至到一个岗位在决策、执行、监督的分立，使业务流程化、标准化、规范化。内部控制建设就要将内控目标和风险、制度、流程结合起来，将内部控制目标和方法嵌入流程设计过程，形成制度管人、流程管事的局面。

公务卡制度对内控目标的贡献，是提高内控流程的编制水平。例如，在报销审批环节，因为报销时需附公务卡刷卡凭证，并与发票相对证，从而加强了对发票真实性的确认。而在资金支付环节因为网银支付时的逐项复核功能，有别于以往支票盖章形式的简单复核，强化了资金往来的准确性。在应收及暂付款处理流程中，一方面由于公务卡可以凭卡支付，节省了借款阶段的时间及程序，加快资金周转，另一方面由于对发票抬头、金额、项目、用途等与刷卡凭证的核对，减少了虚假发票的出现。在内控流程上，消除了一个重要的风险点。

因此，提升公务卡管理水平与更好地实现行政事业单位的内控目标相辅相成，缺一不可。必须看到，我国幅员廣阔，地区发展不平衡，公务卡结算环境还不够成熟，银行网络系统不完善，POS机具的布点有限，许多中小城市和偏远地区的POS机安置率不高，特别是西部一些地方，完全不具备刷卡条件，比如笔者所在单位公务人员出差去偏远地区只能携带现金，公务卡基本上无用武之地。另一方面，出于对安装成本、交易手续费等经济利益考虑，许多商家不愿意安装POS机，甚至有些商家出于逃税目的不愿刷卡结账。所以要改善公务卡使用的消费环境，包括鼓励商家POS机结算，降低POS机的结算手续费。

在单位公务卡财务报销中，刷卡凭证（POS机小票）是缺一不可的原始凭证，而在网络上购买机票、火车票等是难以取得刷卡凭证的，如果一定在没有POS机小票的情况下报销，只好退而求其次，用银行对账单来代替，财务人员也需要与公务报销人员反复核对，确定消费发生时间、金额等，从而增加了报销程序的工作量。所以建议有关部门应考虑提高公务卡使用便利性，网络出售机票、火车票的，也设置回执打印功能，便于持卡人报销及财务人员进行账务核对、及时还款。

虽然人们的消费方式日新月异，但消费理念并不均衡，很多人仍习惯于现金交易及报销模式。笔者曾对本单位公务报销人员进行有限范围口头调查，发现有以下方面关于公务卡使用的顾虑：一是担心刷卡不安全，怀疑个人信息安全不能得到保障，非安全性甚至排在手机支付后面；二是担心使用信用卡不能有效控制自己消费，时刻担心超支，影响个人信用；三是公务卡的额度过低，经常有公务人员提到额度之低，连一次出差都不够用，因为科研单位的公务人员出差时间比较长，经常野外考察研究几个月，而且如果财务部门不能及时转账，公务卡持卡人必须拿出个人资金垫付还款，如此就对公务卡持卡人使用公务卡的意愿形成了不利影响，造成公务卡使用率不高。

总之，加强金融基础设施建设，优化公务卡结算环境，必要性是可想而知的。一是促进社会信用体系的建立健全和金融环境的改善，增加POS机结算网点，在普及POS机的同时，可以考虑利用各种新型支付方式如互联网的手机支付，完善国内消费系统建设，逐步拓宽公务卡消费区域。二是积极引导银行加强金融信息系统建设，比如笔者进行财务审核时发现查询系统中商家银行信息还不够全面和完整，至少说明银行关于商家的数据库建设还有待加强。三是加强宣传使用现金交易的弊端和使用刷卡交易的好处，从观念上逐步接受刷卡消费，提高商户POS机设置与使用的积极性。只有这样，才能够进一步促进公务卡结算制度和事业单位内控目标的良性循环。

参考文献

1.财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）.

（责任编辑：王文龙）