民办高校中教学档案管理工作存在的问题与对策

杨宏峰

[摘 要]文章以民办高校中教学档案管理工作存在的问题与对策为研究对象，首先对当下民办高校中档案管理工作存在的问题进行了阐述分析，随后结合相应问题，提出了一些针对性对策以供参考。

[关键词]民办高校;档案管理;问题与对策

[中图分类号]G647.24 [文献标识码]A

前言：对于民办高校运行管理来说，档案管理工作虽然不会产生直接的物质财富，但其能够真实客观地反映出高校运行现状，帮助民办高校进行经验总结，同时在民办高校战略决策制定方面也起到重要的信息支撑作用，因此有必要针对民办高校中教学档案管理工作存在的问题与对策进行探讨分析，对于推动民办高校实现可持续发展具有重要的意义。

1 民办高校中档案管理工作存在的问题

1.1 缺乏对档案管理工作的重视

相对于公办高校，民办高校在招收生源、师资力量、教学科研水平等方面存在着天然的发展弱势。因此在实际进行管理过程中，相关管理者一般更加注重对招生、师资力量等方面的投入，缺乏对档案管理工作的应有的重视。少部分民办高校管理者甚至认为，档案工作就是一项“面子工程”，既不会为学校带来直观的收益，更对自身工作业绩毫无帮助，从而缺乏有效的管理，导致档案管理存在諸多问题，例如部分资料数据信息遗漏、信息不全等，针对于一些基层部门的文件资料立卷归档，部分管理者片面认为基层资料难以起到实际作用，甚至将其视为一种额外负担，档案管理工作缺乏必要的经费支持，使得档案管理工作难以得到有效落实，存在档案资料缺页少页、档案文件有批复无请示等问题，不利于民办高校实现更进一步的发展。

1.2 档案管理工作信息化水平落后

随着互联网信息的不断发展，档案实现“纸质化”向电子化转变已经是大势所趋，因此计算机信息技术在很多民办高校档案管理中也得到了广泛的应用，很多院校也已经基本实现了档案信息化管理，但相对于民办高校教学系统、教育软件等其他信息建设方面，档案管理在信息化水平建设上依然存在着较为明显的滞后性，主要体现为相关档案数据库不健全，缺少全文数据库，不利于档案查询效率提升，难以发挥出应有的档案管理工作效果。

1.3 民办高校档案管理队伍建设薄弱

由于缺乏对档案工作管理的重视程度，在具体进行档案管理过程中，民办高校档案管理队伍建设薄弱，很多都是由教务人员进行兼职，这些人员没有经过系统的学习与培训，缺乏专业的档案管理理论知识与管理技能，对于档案管理工作的业务流程不够熟悉与了解。尤其是针对新兴学科、交叉学科等类似的教学档案，很难进行科学合理的整理归档，使得教学档案管理尽管有相应的工作制度标准的支撑，但受整体档案管理队伍影响，相应执行效果较差，严重限制了档案作用价值的发挥。

2 提高民办高校中档案管理工作水平的对策

2.1 加大宣传力度，提高对档案工作管理的重视程度

首先，民办高校管理者应转变思想观念，提升对档案管理的重视程度，树立现代的档案管理理念，将档案管理同教学管理、学生管理放在同等重要的位置上。其次，为确保档案管理工作能够更加顺利地开展，应加大宣传力度，一方面加强师生双方对档案价值的认同，另一方面也让具体的档案管理人员提高认识，规范自己的行为，严格遵循相关规章制度进行档案管理。

2.2 推动数字化档案管理建设

在大数据时代，民办高校在日常运行中每天都会产生大量的档案信息数据，因此需要进一步引入全新的信息化管理技术，加强与信息软件公司的合作，构建一个更加符合民办高校自身档案管理特点的档案管理全新系统，并且该系统必须有着完善的数据库，同时还要具备一定的数据采集分析能力，从而有效推动档案管理工作信息化水平建设，为档案管理工作实现数字化规范化管理提供有力的保障。在此基础之上，在数字化档案管理规范化建设上，要遵循“格式统一、数据真实可考、便于查阅与共享”原则，引用国际标准档案管理体系，严格遵循《电子文件归档与管理规范》等国家规定政策，规范化档案管理流程，提升档案管理效果。

2.3 进一步强化专业档案管理队伍建设

档案管理人员作为开展民办高校档案管理的主体，自身的专业水平和素质与民办高校整体档案管理工作水平质量有着密切的关系。因此需要从提升档案管理人员专业水平和素养入手，进一步加强教学档案管理人才队伍建设，首先，完善相关的规章制度，例如高校档案室管理职责、档案材料归档制度、档案借阅制度、档案库房管理制度等，将相关责任进一步细化落实到每一名教学档案管理人员身上，并辅以必要的奖惩制度，做到奖惩分明，保证档案管理措施得当并有效落实。另一方面，进一步加强对在职档案管理人员的业务培训，除了要培训专业的理论知识外，还应进一步加强最新的档案管理技能的培训，在数字化档案不断发展的当下，还应加强相关人员的信息技术培训，确保每一名档案管理人员都能够胜任本职工作。最后，若经费充足，可以取消档案兼职管理职位，聘用一些档案学专业毕业的专职管理人员，从而使得民办高校档案管理人才队伍的素质得到切实有效的提升。

3 总结

档案资料能够真实全面地反映民办高校各项运行状况，在高校未来发展战略制定上有着非常重要的作用，因此需要深刻认识到当下民办高校档案管理工作存在的各种问题，并采取有效措施加以解决改善，从而有效推动民办高校实现更进一步的发展。

[参考文献]

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[2] 谭亚楠.浅析民办高校教育管理存在的问题及对策建议[J].课程教育研究，2018（05）.

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