紧抓“一带一路”机遇 应对国际贸易挑战提高办公室效率促进企业发展

鲜春梅

摘 要：在“一带一路”视阈下，企业发展的机遇增加，企业办公室业务量增大了，工作难度也增强了。要想获得企业的可持续发展，就必须持开放学习的态度，学习国外先进的管理模式以及先进的管理经验，并结合自身的特点与国内的形式对企业办公室进行大刀阔斧的改革，符合实际性和效益性，充分调动办公室工作人员的积极性，提升应对能力，提高服务协调能力，为企业未来发展奠定坚实的基础。

关键词：“一带一路”；办公室业务；机遇；挑战；高效

伴随我国经济的飞跃式发展，我国大型企业也步入发展的黄金期。特别是“一带一路”倡议得到众多国家的响应，我国企业走出去的机会日益增多，参加国际交往日益频繁，使得我国企业与国外企业之间的交流也不断加深。这对于我国企业发展壮大是前所未有的历史机遇，对于企业办公室工作确实极大的挑战，对于传统的中规中矩的办公室工作人员更是巨大压力。

成都海蓉特种纺织品有限公司经过五十多年的建设和发展，具有完善的产品开发、制造、检测与售后服务体系，通过了新时代认证中心ISO9001-2008和GJB9001B-2009质量管理体系认证。公司设备先进、齐全，并先后引进了一批具有国际先进水平的科研、生产设备及测试仪器，提升了公司在国内、国际市场的竞争能力。在“一带一路”视阈下，公司管理层要充分认识企业办公室在企业发展中的重要作用，提升办公室工作人员整体素质，提高办公室工作效率，进一步促进企业快速发展，紧抓机遇，应对企业在日益频繁国际业务中出现的各种挑战。

一、分析企业办公室人员存在的问题

1.办公室人员的思想认识有待提高

目前，有的办公室人员思想出现偏颇，在开展办公室业务中，未能掌握党的基本理论和最新理论知识；在对待个人工作中，对本职工作的重要性认识不足，对办公室工作高度的提升有待加强，未能全面掌握政工工作的基本内容和工作流程；日常工作缺乏实践精神，容易陷入经验主义。

2.企业激励机制有待完善

与企业其他部门相比较，办公室工作相对较为繁杂，无法科学准确的进行量化，考核工作较难开展，导致企业领导人对办公室人员的工作了解较少，导致一些能力水平较高的政工人员，无法得到工作肯定和奖励，少有成就感，因而不能完全激发办公室人员工作的积极性和主动性。

3.培训再教育机会较少

经营生产是企业的根本任务，因此企业在重视技经人员培训的同时，容易忽视对办公室人员的继续再教育。有的企业虽然对办公室人员进了培训，但是存在师资力量不强，培训时间过短，培训内容过时等问题。知识结构更新不及时，容易造成政工人员陷入“经验主义”，缺乏工作的创新性。

总之，从企业管理的角度看，我国不少企业的办公室管理经验稍显不足，普遍存在管理体制不清、分工不清、内部沟通不协调等问题。企业要想及时提高行政管理水平，就必须不断完善管理体制，不断提高办公室人员综合素质，加强学习企业管理技能、了解法律法规，进一步促进企业的长期稳定发展。

二、高效办公室对于现代企业发展的时代意义

1.认清企业办公室的传统职责

企业办公室是连接上司与下属的桥梁，对于领导的决策，职员能否有效地收到并执行便取决于大型企业办公室的协调服务职能，它将上级的任务合理的传达给下属或者其他部门的同事，同时也听取下属的意见并积极的反馈，从而推动企业欣欣向荣的发展。企业办公室承担着会议管理、文件起草、信息处理、接待工作、领导交办的临时任务等大量的日常基本工作，做好本職工作便是企业持续运作的强大动力之一。企业办公室协调部门与部门间的相互配合，为部门提供良好的服务，并积极的帮助他们解决问题，对员工进行有效的调动，团结大家将工作完美完成。

2.办公室在企业行政管理具有及时性、层次性和有效性

首先，企业的行政管理是通过办公室这个“中枢”传到的，往往是非常灵活和极为及时的。行政管理是一个实时的反饋和实时校正工作的需要，为了更好的适应企业的发展，经常需要进行修改，行政管理更加高效，企业更快速的发展，行政管理的改革更需要，这充分说明企业管理效益。其次，根据企业决策层和执行层的不同工作，需要对企业的行政管理进行不同的管理。通过办公室的协调和监督，保证了企业的正常发展。最后，企业的管理应该和能够迅速发挥作用，调动员工的积极性，提高整个企业的发展速度，否则就是行政失误，需要及时纠正。

3.“一带一路”倡议视阈下，现代企业需要高效办公室

随着经济的全球化和我国贸易的扩大化，特别是我国提出“一带一路”倡议后，得到全世界众多国家的热烈响应，企业国际交往更加频繁。我国各企业在办公室管理工作中都面临着新的挑战，也势必会出现各种不利于企业的运营问题，面对优胜劣汰的市场环境，谁能优先做到对其出现的问题进行分析和研究，制定相应的对策防止问题的发生，并制定优化企业办公室管理工作的策略，才能更有利于在激烈的竞争中胜出。

三、提升企业办公室人员综合素质的有效途径

1.充分认识做好办公室工作的重要性，增强责任感和使命感

做好办公室工作，首先要提升办公室人员的思想政治素养，要主动、自觉、系统的学习党和国家最新的方针政策，要将自身的工作与党中央最新理论有机结合。其次要正确认识自身工作的重要性，要认识到办公室人员的精神面貌和工作状态就是企业形象的窗口，不管是办会办文或是日常服务，都代表着企业能力水平的高低，基层干部职工、来访的客人对我们公司的印象如何，对班子的印象如何，很大程度上取决于办公室人员的工作态度和能力水平。

2.加强业务学习，提升综合素质、提高执行能力

办公室人员企业发展服务的，其工作具有较强的政治性、服务性、适用性。工作的特殊性对办公室人员提出了较高的要求，即办公室人员必须具有具有良好的知识、能力和品德素质。

第一要将持续学习作为职业习惯。办公室人员的工作是全方面的、复杂多变的、需随机应变的，因此办公室人员必须要将持续学习作为一种职业习惯。办公室人员要将管理知识，经济知识、历史知识、领导科学知识纳入日常的学习范围。学会用最新的理论去观察问题和分析问题。企业是是国家经济建设的基本组成单位，因此企业办公室人员必须学懂经营，学会管理、具有国际视野，这样才能贴近企业发展的实际需要，才能为企业的发展献计出力。办公室人员虽然不是领导，但所从事的工作与领导形成直接关系，因此就必须掌握一定的领导科学知识。

第二要增强服务意识，将服务奉献作为职业信仰。办公室工作为公司经营改革发展提供基础支撑和价值服务，因此办公室人员必须提升自身的服务意识和服务水平。服务不仅面向于领导，更要服务基层，要可能为基层提供便利，畅通联系的高速路，增强运转的润滑度。服务职工要在求真务实上下功夫，在文件起草、政策制定上都要考虑好职工的利益，悉心听取职工的意见和困难。

3.企业建立完善的激励制度，提高办公室人员工作的成就感和积极性

企业要加强对办公室工作的重视程度，人力资源部门要建立完善的考核制度和激励制度，既然形成对办公室工作的鞭策，又要对完成较好的人员进行奖励，形成良性互动，只有提升办公室人员的成就感和归属感才能更好的提升其工作的主动性和积极性。

4.企业建立科学的培训制度，优化办公室人员的知识储备和知识层次

办公室人员的知识输入不仅依靠自身的自学，更需要企业系统的培训。企业要建立科学的培训计划，优化课程安排，尽可能设计多门相关课程，尽可能覆盖更多办公室人员，尤其是基层工作人员。要通过形式多样培训，提升办公室人员的理论素养和业务知识。

四、与时俱进，加强企业办公室精细化管理

办公室具有精细化的特征，是企业管理的重要組成部分，涉及的人员和事件很多，所以在新形势下精细化管理是现代企业办公室工作的发展趋势，对于提高办公室人员的综合素质，简化管理工作的难度，提高企业的工作效率和管理水平有着重要的意义。因此，企业必须重视精细化管理，提高精细化管理能力，认真研究办公室精细化管理的问题，明确责任意识，提高办公室精细化管理水平，促进企业健康可持续发展。

总之，“一带一路”沿线国家市场巨大，为特种纺织企业带来国际化的机会。涉及65国总人口约44亿，经济总量约21万亿美元，并且沿线大多是发展中国家，市场容量巨大，我国的纺织企业在沿线国家市场发展具有更广阔的空间。企业办公室不仅是企业的最高职能部门和最高管理部门，也是企业的核心机构，指挥着企业的整个生产活动和经营活动并执行着企业的各种战略决策。企业要紧抓这一历史机遇，提升员工素质、提高办公室业务效率，积极开拓国际、国内市场。