浅析纪念馆的档案管理工作

【摘要】纪念馆是为纪念有卓越贡献的人或历史事件而建立的纪念地，是历史文化的重要遗址，它记载着过去真实的历史与印记，也是历史文化的重要财富。档案管理工作对于纪念馆管理工作来说是重要一环，它在推动历史文化建设过程中起著尤为重要的作用。随着现代化信息技术的迅速发展，纪念馆的管理工作也要紧跟时代发展变革，利用新时代新的管理方法，不断提高纪念馆的档案管理工作效率，为更好地开展纪念馆的相关工作服务。笔者在本文中针对当代纪念馆档案管理工作进行研究。

【关键词】纪念馆；档案；管理

一、前言

当前，纪念馆的档案管理工作与纪念馆内的其他业务部门工作相比而言，它并不能得到足够的重视。各种门类和载体文件材料归档部门处于多头状态，使得文件材料的归档移交工作不能进行统一集中管理，造成大量的档案资料堆积闲置，没有进行及时的整理归类，如何在新时期下做好档案管理工作已成为一个重要的问题。

二、纪念馆档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理的认识不足

长时间以来，纪念馆管理工作的领导对于管理纪念馆档案的工作不是非常的重视，档案管理工作不安排到议事日程中，也没有明确的分管领导，保管档案的场所也不符合标准，使得工作人员在档案管理工作的认识上出现了巨大的误区，以至于他们认为档案管理工作就是简单的文字整理工作，保证文件不丢失就可以了，这些想法导致了实物文档破损，工作缺乏积极性，一些有价值的实物文档流失于纪念馆外……造成整体档案管理工作效率慢，效益低的局面。

（二）档案的利用不够充分

很多纪念馆收集的资料非常齐全，却出现了一个共同的问题就是开发不够合理，利用不够充分。大量重要的档案资料长期存放在档案室无人查阅，资料长期静置，时过境迁，不是被污染就是遭到损坏或丢失，丝毫没有体现它的价值。一些纪念馆虽然有查阅和使用档案的习惯，但是深度都比较浅，大部分集中在基础层面，同样没有发挥档案资料的存在意义。

（三）缺乏专业的档案管理人才

现在纪念馆在招聘档案管理人员时，没有具体的专业性要求，应聘标准也不高，导致招聘的管理人员文化程度和专业素质养低，视野不够开阔、知识结构凌乱、专业知识匮乏。并且在新职员上岗后，部门也没有对他们进行相应的专业档案管理培训，他们对档案管理的具体工作内容没有充分地了解，只是一些浅薄的认知。而且大部分的档案管理人员同时承担着好几项工作，工作流动性大，不能够专心地将自己所有精力用于同一项工作中，这些也降低了员工的积极性、主动性和创造性，制约了他们的工作效率和工作能力，给档案管理工作带来了很大的困难，限制了纪念馆档案管理的工作水平。

（四）档案管理条件差，信息化水平低

由于纪念馆工作人员长期对档案管理工作不重视，造成档案管理的设置设备比较落后，存放档案的环境也非常简陋，并且档案室里的资料摆放不整齐，档案管理的设施不齐全。互联网，信息技术运用到纪念馆的档案管理工作中寸步难移，大部分纪念馆缺少必要的计算机、扫描仪、消磁柜等科技化管理工具。管理软件没有得到足够的普及，档案的查询、收集和管理没有建立网络系统，导致现在纪念馆管理的大部分工作还是传统的运作方式，脱离了科技发展的轨道。数字信息化管理水平的低下，限制了对档案的充分开发和利用。

（五）档案的管理制度不完善

档案管理制度没有达到新时期的要求，缺乏科学的管理制度。纪念馆建设和发展的档案资料有着特殊的作用和专业性，目前，“档号不规范”“案卷缺少内卷目录”“案卷标题不规范”等现象普遍存在，运用的检索工具多而不精，没有合理地运用检索工具，甚至大部分档案检索还完全依靠传统的手动检索模式，数字化检索水平运用率低，导致档案资料收集不齐全，每一个档案管理工作人员无法高效率地完成自己的本职工作，给档案的管理工作带来了很多不便，制约着档案管理工作的发展。

三、提高纪念馆档案管理水平的对策

（一）提高管理档案工作的领导对工作的重视程度

以韶山毛泽东同志纪念馆为例，当时的领导班子对档案管理工作很重视，在年初就把档案管理工作的计划和目标制定出来了，并把它融入年度工作计划之中，作为各部门绩效考核的内容，让所有的员工充分认识到档案工作的重要作用和地位。办公室负责并成立管理档案领导小组，每个部门设置档案兼职人员，主要负责自己所在部门档案资料的收集以及整理工作，并定期把这些资料送到档案馆的档案室进行存档处理。在年终的时候由馆委会对工作进行评定，对工作积极表现优秀的档案管理人员进行表扬并奖励，领导的重视在一定程度上稳定了档案管理员队伍的建设，有助于形成人人重视档案工作的优良风气。

（二）对档案管理相关人员进行专业培训

为了使纪念馆档案管理工作人员对档案管理工作有一个正确的认识，要组织纪念馆档案管理的相关人员进行相应的专业培训。培训的主要内容分为两大方面，一方面，是提高工作人员自身的素质水平，加强工作人员对纪念馆档案管理工作的重视程度。当纪念馆档案管理人员对档案管理工作重视程度提高了，那么，相应的档案管理工作也会井然有序地进行，工作水平也会不断地提高。另一方面，要对档案工作人员的专业培训活动重视起来，主要是让员工通过培训丰富自己的专业知识并提高能力，形成良好的知识素养，并在培训的过程中逐渐地吸收有用的知识，掌握科学化、信息化的档案管理方法，不断地提高工作效率，促使档案管理的质量不断提高。让档案管理相关人员在不断地培训和实践的过程中逐渐找到工作的重点，形成新的适合自己的管理方法，为纪念馆档案管理工作的发展提供重要且全面的资源。

（三）制定完善的档案人员管理制度

一份完善的管理制度是促进纪念馆管理工作有效开展，实现现代化档案管理不可缺少的因素，完善的管理制度可以让档案管理工作有力地执行，它也是做好档案工作的有效措施和坚实的保障。执行完善的管理制度，可以精准地执行工作中的关键环节，省掉不必要以及重复的流程。一份完善的管理制度要注意以下几个要点：第一，作为管理人员的制度要具有合理性、科学性、现代化，也就是所设置的管理制度要充分地与纪念馆自身的情况相结合，根据工作人员的具体情况进行设置。与此同时要保证所制定的制度容易操作，可以实现，以便最好地展现制度的作用。第二，完善的制度还要具有公平性，对工作人员和领导者同样使用，并且还要建立专门的管理部门对制度进行执行，充分地展现出制度的核心要求，提高并完善档案的管理工作。

（四）充分利用现代化信息技术管理档案

档案信息资源是重要的国家信息资源，属于国家信息化体系。随着信息化技术的飞速发展，档案管理想要适应社会的发展，跟上时代的脚步，做出相应的改变，就需要档案管理人员对落后的方法进行不断地技术革新，充分利用现代化网络技术等新科技，让档案管理的信息化建设日新月异，使档案管理信息化、资源利用网络化，逐渐成为档案管理工作的主要模式。利用网络对档案进行管理，不仅可以实现档案的信息共享，共同监督，也有效地避免了纸质档案因长期翻阅造成的破损，使管理的档案资源得到了很好的保护。要实现这些信息化建设就要求管理人员熟练应用网络技术，具有一定的计算机知识，所以，提高档案管理人员的计算机操作水平、运用信息系统的能力、利用网络资源共享的能力势在必行，让员工通过计算机软件对档案进行科学的编号、分类、整理，实现真正的档案信息化管理，使档案管理的工作效率得到整体提高。同时领导者要对档案管理人员的信息化建设安全意识进行培养，让档案管理人员把人防和技防相结合，保证档案资源的安全，最大限度地发挥其主要功能。

（五）提高档案管理的作用

在新时代，纪念馆档案的管理工作不再只是简单地对信息进行收集、整理、保管，同时在完成这些工作内容以外，还要有服务的工作意识，懂得把“死”的资料转化成“活”的资源，不断地强化自己的服务意识，把主动服务作为纪念馆档案管理日常工作的重点，把主动服务变成工作的出发点和归宿，改掉以前被动的局面，主动挖掘档案中隐藏的有用信息，将档案管理工作和纪念馆的长远发展相结合，为纪念馆的建设开辟出新的途径。在平时的工作中认真地收集保管第一手资料，为组织做好真实的历史记录，积极地开发和利用档案资源，为纪念馆的工作发展提供有效、可靠的帮助，把档案存在的真实目的展现出来。

四、结语

纪念馆档案管理的革新在整个纪念馆档案管理工作中发挥着非常重要的作用。采用科学的现代化管理方法，摒弃落后的管理方法，提高档案管理相关人员对档案管理的重视程度，不断地完善纪念馆档案管理的制度，提高纪念馆档案管理工作水平和效率。希望通过本文对纪念馆在新时代管理中所存在的问题，以及新时代下纪念馆档案管理工作重点的阐述，可以为纪念馆档案管理工作与新时代文化接轨做出一份贡献。

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作者简介：张东明（1969.07—），女，汉族，北京人，本科，文秘收发员二级技师，研究方向：旅游档案。