浅谈新形势下档案管理信息化建设

贾秀平

【摘要】企业档案管理随着社会经济的快速发展在逐步转变，它作为企业重要的信息载体，记录着企业生产经营和发展过程中大量的数据，具有十分重要的社会功能性，对企业的工作开展、市场定位和营销管理意义重大。做好企业档案管理工作，充分发挥其应有价值，为新时期企业的生存和发展提供有效、优质的服务，是每一个档案管理工作人员应尽的义务。本文从档案管理实现信息化的重要性着手，分析新时期企业档案管理存在的问题，并阐述了相应的具体对策。

【关键词】企业档案；问题；管理对策

企业中的档案管理是一个综合性的过程，要从现状入手，满足实际要求。在后续管理阶段，需要做好整体调控工作，节约成本，提高工作效率和经济效率。

一、人事档案管理信息化建设的重要性

（一）干部人事管理的需要

干部人事档案对优秀干部的考察、识别、培养、任用可以提供重要的依据，同时对加强干部队伍建设，促进工作的监察、党政管理具有重要的意义。进行干部人事档案信息化可以提供人员数据库服务，对干部人事的个人履历表、人员基本信息、干部职位变动等相关资料能够快速地查询，使领导和相关部门对干部队伍的整体情况进行整体的把握和掌控。

（二）流动人员人事管理的需要

随着流动人员人事档案逐年递增，流动人员人事档案管理信息化的建设尤其重要。档案管理的信息化极大方便了工作人员和服务对象，降低了工作量，提升了服务效率。比如应用系统智能分配方法来管理库房，使得人事档案出入库更加简便、快捷、高效和准确，让库房管理工作变得更加简单，库房空间利用更加充分合理。通过档案信息化可实现档案系统与互联网数据的实时同步。同时，还可以通过扫二维码查询网络数据，具备防伪验证功能。

（三）人事信息的利用率得到了提高

传统的人事档案管理，对档案的查询工作比较费时费力，同时其准确度也较低，存在人事部门对档案更新不及时的情况，例如有些人员已经离职，却没有及时对其资料进行处理等。在进行人事档案信息化建设中，可以通过计算机对人事档案进行管理，提高档案工作的工作效率，信息化建设可以直接对档案信息资源进行分类、分析、提取，和传统的档案管理相对比，更容易保存、查询、修改，提升了档案管理的效率，降低了档案管理的成本。

二、企业重点建设项目档案管理中存在的问题

（一）企业不具备档案意识

大多数企业在进行重点项目建设时，过于注重项目为自身带来的经济利益与工程的施工进度，没有将重点建设项目档案摆在重要位置，不具备档案意识，不了解重点建设项目档案对于企业的重要意义，没有针对重点建设项目档案管理设置相应的管理制度。管理制度的缺乏导致档案管理人员缺乏档案意识，不了解自身工作的重要性，没有为重点建设项目档案管理做好准备，很多工作无法正常进行。各类档案制作不及时，很多档案内容不完整，档案内容以文字作为主体，其中缺乏图像资料，对企业重点建设项目档案管理带来不良影响。

（二）缺乏统筹规划

企业档案管理信息化建设应该是一个系统科学的过程，需要建立在宏观指导、统筹规划的基础上。目前，一些企业过于追求所谓的信息化建设目标，没有对企业当前档案管理中的具体问题进行具体分析，存在盲目建设的现象，不仅影响了档案管理信息化建设水平的提高，在一定层面上也影响了企业信息化管理资源的统筹与整合。还有的企业没有从长远的角度对档案管理工作进行系统的规划，在档案管理的具体实施过程当中存在着中心工作不突出，管理效率较低的现象。这些现象都从侧面显示出企业在档案管理的信息化建设方面还有着很长的一段路要走。

（三）档案管理方法落后

据笔者了解，受传统档案管理方式的影响，我国很多企业的档案管理工作方法仍停留在手工操作阶段，这已经远远满足不了新时期企业发展的需要。比如在有些档案主题中，还存在多种资料、多个部门混乱不清的现象，在移交整体档案资料时会有很多重复文件。如何在庞大的文件库中快速筛选出有效的資料信息，并对这些信息加以处理和利用，实现企业档案管理的信息化，是传统手工档案管理非常棘手的问题。也有一些企业为跟上时代步伐为档案管理部门建立了现代化的管理设备，但许多档案管理者缺乏现代化专业的档案管理能力，只会简单的目录编制、资料统计和信息检索，不能合理运用计算机档案管理软件。随着企业档案数量的不断增多，这种管理方法不能满足现代企业发展的需要，无法实现档案管理的核心价值。

三、如何做好企业档案管理工作

（一）企业领导保持重视

企业领导需要改变对重点建设项目档案管理工作的看法，对重点项目档案管理工作保持足够的重视，将重点建设项目档案管理工作作为企业日常工作的一部分，将企业重点项目档案记录与企业重点工程项目建设同步进行。在档案管理人员安排上，需要具有专业素质与能力的人员担任这一工作，提升企业重点建设项目档案管理工作的整体水平，同时，将档案内容作为重点建设项目工程质量的参照。企业领导需要提升企业员工以及工程施工人员的档案意识，让他们了解到重点建设项目档案管理对于企业以及自身的重要性，保证重点建设项目档案的完整。

（二）加强对企业档案信息化的规划和指导

为了更好地促进企业档案信息化建设的水平，在今后的企业档案管理优化和升级过程当中，应该在国家相关部门颁布的企业档案管理条例的指导下，不断地在企业档案信息化的规划和指导方面进行系统的优化。一方面，结合企业自身的档案管理实际制定相应的档案管理政策和体系，为企业档案管理信息化建设指明方向。在进行具体的规划与指导的过程当中，应该充分发挥信息化的技术手段，促进企业档案信息管理的科学化水平。另外，还应该从宏观的顶层设计以及微观的应用细节等方面进行实施，从而为今后企业档案管理信息化发展提供方向层面的指导。

（三）提升企业档案管理人员的职业素质

可以从以下几点提高档案管理部门员工素质：首先，加强理论知识和相关计算机软件的操作培训，做好员工在岗教育工作，并对培训和实际操作结果进行考核，优胜劣汰。其次，聘用专业的档案管理人员，适当进行人员调整，淘汰空占职位者，对优秀的员工及时褒扬和奖励。此外，安排本单位档案管理人员去优秀企业学习交流，改善工作方法，提高档案管理的工作效率，还可以和同行业举办区域档案管理工作经验交流会，共同商讨和解决工作中的难题，找到科学合理的对策。最后，逐步完善岗位竞争机制，大大提高档案管理人员工作的主观能动性，真正做到为企业和员工提供优质服务。随着信息化进程的不断加快，企业和员工对档案信息的需求在不断增多，加大了档案管理的工作量和工作难度，使得档案管理部门疲于应付这些需求而无暇其他工作。在档案管理信息化建设中，自动式服务在有效缓解档案管理部门工作压力的同时提升了档案查询的工作效率。

（四）打破传统模式，构建网络信息平台

传统的管理模式，需要大量的人力作为支撑保证，而建立起信息化的管理模式，就可以减少人力资源的浪费。使用现代化的技术，可以让档案得到及时更新，实现档案的动态管理。同时建立电子档案，打破传统的统一模式，构建一套完善的档案管理体系。而要构建一个网络信息平台，就需要各单位之间通过局域网进行连接，实现档案资源的快速共享，以便在有需要时能够及时得到相关资料。为了保护人员的隐私，也要注意对于档案管理的安全保护工作，避免信息流出造成的一系列影响，同时在信息传递时也要进行有效监控和记录保存，避免造成档案安全问题。

综上所述，在新的发展时期，企业在发展的过程中对信息的需求量在不断增加，在檔案管理过程中面对的问题也越来越多，企业档案管理工作仍需不断创新和完善，相关工作人员的专业技能和职业素养也需逐步提高，同时企业要及时为档案管理部门更新电子设备，注入新的活力，才能稳步提升档案管理的工作效率，实现企业档案管理的高效率和信息化，从而更好地为企业和职工服务。

参考文献

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