企业档案规范化管理研究

胡海燕

【摘要】企业档案是指对企业生产经营活动的各项历史记录，以文字、图像等形式保存下来。档案工作规范化管理活动，是推动一个企业档案工作整体水平的重要手段，也是企业管理的重要组成方式，开创现代企业档案管理工作新局面。加强档案管理工作规范化建设，以科学合理的办法提升档案管理部门的职能，不仅可以最大化地发挥档案管理的价值，也可以推动企业经济活动的进步和发展。

【关键词】企业；档案；规范化；管理

档案记录着企业成长的点点滴滴，何时开业，创业者是谁，何时盈利等都可以从企业档案中找到答案。档案的规范化管理是将各种有保存价值的文字材料按一定要求进行科学分类整理，其目的是实现档案的有效利用。这对于保证企业的工作质量，提高工作效率，建立档案信息中心，最大限度地管好用活库藏档案，充分发挥档案在企业两个文明建设中的作用，都具有重要的意义。

一、多措并举推进档案规范化管理

一是要更新观念，力求创新，不断提高档案管理人员的业务素质和工作魄力。档案管理部门要进一步加强规范化管理的检查指导，以此带动整个企业对档案工作的认识，真正把档案管理工作作为基础性工作抓紧抓好。要创新企业档案工作发展的新思路、新方法，不断为企业档案工作注入新的生机和活力。要善于运用新思维谋划新构思，扎实有效推进企业档案工作稳步有序发展。二是要规范企业档案的收集、整理和归档管理程序，确保各项档案资料收集整理的完整、准确和安全。要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索。另外，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。三是要把档案管理工作提到重要议事日程，提供档案管理用房，确立档案管理专职人员，保障档案管理经费，为档案精细化、规范化管理提供硬件保障。要进行科学整理组卷，这有利于档案管理规范化、标准化。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起，在重新组卷过程中还应对那些无保存价值的档案进行科学鉴定销毁。无标题或无卷内目录的案卷要重新填写以保证案卷更加规范。四是建立健全档案管理制度和保密守则。对各种各样的资料收集、发放、登记、分類、回收、存档、保管、保密等级、保管期限、销毁等，做出统一而明确的规定。这些资料包括文字的、影像的、光碟的等等。

二、推进档案信息化管理进程

为了更有效、更快捷地开发和应用档案信息资源，充分发挥企业档案在企业管理工作中的作用，就必须实现档案管理的信息化来逐渐替代和优化传统的档案管理模式。一是将档案信息化建设作为提升档案管理水平的重点工作来抓，在文书档案实行信息数字化后，积极推进各种实物档案的数据库建设，分别建立电子档案，有效提高档案的使用效率和观赏性，为档案的调阅利用提供便利。在实行档案信息化管理后，不仅大大地降低了管理成本档案信息直接由相关人员录入到计算机之中，而且还可以对档案进行备份，大大地提高工件的效率，保证档案的完整性和安全性。二是搞好硬件建设，抓基础工作。按照档案管理要求购置档案库房除湿设备、扫描设备、防火设备等。为保障档案信息化的数据存储安全，购置专用服务器用于数据存储维护，确保档案数据的完整与安全。档案的整理、档号编制的规范化、档案数据库的建立，都是建网的条件。只要准备工作做得充分、细致、精湛，信息网的建设才能搞好。三是要对现有的档案资源进行全面开发，如可分类检索拷贝、按类储存、试验传递，逐步地适应。同时，要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。按照档案规范整理的要求，严格分类文件归档，及时做好数据录入、审核、汇总等档案整理工作。同时也为档案管理实现标准化、规范化奠定基础。四是电子文件也属于档案的一部分，在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命。在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。

三、提高档案管理人员素质

档案管理人员的素质，包括档案工作者必须具备的知识、技能以及各种素养的总和，主要包括政治素养、道德素养、基础知识和基本能力等。一是档案人员要适应社会发展需要的变化，寻求更有效的管理档案新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用。二是档案管理人员要及时关注党和国家的工作大局，善于从政治上研判形势，善于根据党委、政府的中心工作主动开展档案工作。要积极开展职业道德教育，完善服务方法，提高服务质量。要不断增强服务意识，在工作中牢固树立主动服务意识，积极发挥档案人员的主观能动性。三是档案管理人员应当掌握基本的档案管理信息化理论和知识，知晓信息化管理的各个环节要求和操作规程，能够正确使用本单位的档案信息化管理系统，在正确使用、熟练掌握的基础上，还应当具备一定的技术创新能力。四是要采取各种形式举办多次企业档案工作人员的业务培训，使之做到应知应会，严格把握工作标准。

四、结语

总之，随着社会的不断发展，只有创新、高效、规范的档案管理工作才能满足现代企业发展的需求，档案管理为企业提供着重要的理论依据。因此，只有切实提高企业档案管理规范化水平并落到实处，才能促进企业健康稳定的发展，企业也才会实现可持续发展。

参考文献

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[2]付京萍.利用信息技术提升企业档案管理水平[J].安徽冶金科技职业学院学报，2010（02）.

[3]李沛聿.如何实现档案工作规范化和标准化[J].科学之友，2010（11）.