浅谈办公室档案工作的规范化管理

厚一虎

【摘要】在事业单位管理中，为了提高员工的工作效率，把办公室的档案工作管理进行规范化是十分有必要的。办公室档案的管理是一项耗时耗力的非常复杂的管理工作。优秀的办公室档案管理工作是办公室保证高效的、有条不紊工作的一个重要前提。所以，办公室档案工作进行规范化的管理，不仅能够提高办公室员工的工作效率，还能够提高办公室档案管理工作的效率。本文通过对办公室档案工作的规范化进行分析和研究，对办公室档案工作的规范化管理提出工作建议和办法，希望能够为办公室管理工作人员起到参考作用。

【关键词】办公室档案管理；规范化；档案工作

为了提高办公室人员的工作效率，保证整个办公室有高效、协调的工作氛围，规范办公室档案管理工作是势在必行的。办公室档案的规范化管理是办公室档案管理工作的重要发展方向，规范化的办公室档案管理能够提高工作效率，简化工作流程。为了促进我国办公室档案管理的规范化进程，本文对办公室档案管理工作提出建议和意见，希望能够对办公室的档案管理工作规范化提供有效的帮助和参考。

一、办公室档案规范化管理存在的问题

（一）内容复杂，种类繁多

办公室档案总体数量非常的庞大，这些档案内容复杂，所属于的范围也不尽相同。办公室历史档案数量大，存放管理没有规范化，导致在进行办公室档案管理工作时，需要处理数量巨大的历史档案。

（二）档案编号制度不规范

办公室档案管理工作的主要进行方式就是进行编号管理。档案编号没有系统性、规范性，导致对办公室档案进行不规范的编号，从而影响对档案的查找工作。所以办公室档案管理工作规范档案编号工作能够提高档案管理的工作效率。

（三）目录混乱

目录存档是保存提取档案的一个主要的方式和根据，由于编写档案目录的根据和标准不同，为办公室档案管理工作的规范化起了阻碍作用。所以为了保证目录标准能够统一标准，要制定统一的规范的目录编写标准。

（四）档案的页码缺失

档案编写工作沒有进行档案页数编码，导致如果发生档案页数丢失的情况发生，不能够及时地发现，从而影响到办公室档案管理工作的进行。

二、办公室档案规范化管理的必要性

（一）提高办公室管理效率

办公室档案管理影响着事业单位日常的管理工作。对办公室档案管理工作进行规范化管理能够提高事业单位的管理效率。办公室的工作内容复杂也导致了需要进行的管理档案增多，所以办公室档案的管理工作能够影响办公室的效率。

（二）现代化的管理方式

由于办公室档案是一个数量庞大，种类繁多的文件类型，所以办公室档案管理的工作量也是非常巨大的。现代化的智能档案管理系统，能够更为方便快捷地对办公室档案进行管理，并方便对历史档案的调取和使用。办公室档案管理的规范化和现代化也是事业单位管理方式的现代化。

（三）提高管理人员的专业素质

由于对办公室档案管理工作的重视，对办公室档案管理的规范化和现代化的要求越来越迫切。为了满足办公室档案管理工作的急切的需要，需要对档案管理人员进行专业素质的培训，提高档案管理人员的规范化意识。现代化的办公室管理系统，也需要较高素质的专业档案管理人员进行操作。所以办公室档案管理工作的规范化和现代化，提高了办公室档案管理人员的专业素质。

三、办公室档案规范化管理工作的建议

（一）更新现代化的计算机管理系统

为了满足事业单位工作需求，在进行办公室档案的规范化管理中，要更新现代化的计算机管理系统，提高管理工作的效率和规范性，满足大规模的档案管理工作的要求。

（二）规范档案管理制度

统一内部的各个办公室档案管理制度，保证档案管理具有相同的规范和标准，提高各个办公室之间的工作效率。为了保证各部门之间的工作效率，规范档案管理制度是非常有效的方法。

（三）提高管理人员素质，提高员工档案管理意识

管理系统现代化的更新和档案管理工作的规范化，要求提高办公室档案管理工作人员的专业素质。对办公室管理工作的规范化有利于提高核心竞争能力，保证管理效力。所以要加强对办公室档案管理工作的重视，规范办公室档案管理工作，提高员工的档案管理意识，配合管理对档案管理工作的进行。工作人员进行定期的培训和学习，并进行工作人员的经验交流，提高管理人员的专业素质和工作经验。

四、总结

办公室档案的规范管理能够提高事业单位管理工作的效率，为事业单位管理工作发展提供强大的动力。办公室档案的规范化管理能够协调事业单位部门之间的工作，保证部门间的工作效率。所以办公室的档案管理工作是事业单位管理工作发展的重要方向之一，是提高管理工作的重要内容。

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