关于加强高职院校档案数字化建设探析

沈建军

摘 要：随着网络技术、计算机技术、电子技术与多媒体技术、数据库技术等在档案领域的广泛应用，出现档案数字化发展新趋势，尤其是互联网的高速发展使得档案数字化获得强大生命力，而高职院校作为先进技术的研发者与传播者，有条件也有义务利用各种先进的现代化技术开展档案工作，不断加强档案数字化建设，尽早促进档案管理的现代化，更好地为高职院校的科研、教学等工作提供服务。

关键词：高职院校；档案工作；数字化建设

档案数字化建设是新时代高职院校档案工作与信息化发展的必然趋势，国家档案学会也明确提出档案数字化建设是实现档案管理现代化、有效利用档案、适应社会发展的重要部分，是传统档案工作面临的新挑战。档案工作切实反映高职院校开展各项活动的详细信息，纸质档案管理目前已经无法适应现实需要，数字化建设势在必行，如何加强档案数字化建设就成为高职院校档案部门面临的重要课题。

一、加强高职院校档案数字化建设的重要性

档案数字化建设指的是对档案馆藏和重大活动采取著录、扫描、摄像录音以及运用多媒体技术等策略，将纸质材料、照片、胶片、声像等传统档案转化成数字化信息，用数字化的形式存储到磁盘、光盘等存储器里，基于计算机系统加以管理，利用网络相互连接，形成档案信息库，建立科学快捷的档案管理平台，共享档案信息资源。对于高职院校而言，加强档案数字化建设至关重要，这主要体现在三个方面：

一是有助于档案价值的充分发挥。档案数字化建设可以弥补纸质档案占用空间大、成本高、保管环节容易被损坏等缺点，利用数字化处理与校园网络传输，让需要者快捷查询档案，节约大量人力物力财力[1]。同时，数字化档案建设突破传统档案利用的时空限制，利用者在网络的任何一点或终端都可查阅所需档案信息，无需往返档案馆室，不仅节约工作时间，还显著提高档案利用率。二是促使高职院校档案管理方式出现根本的转变，档案部门也从封闭走向开放。高职院校的传统档案管理几乎都围绕纸质档案进行，由人工抄写检索目录，导致档案人员劳动强度很大，查阅档案的难度也较大，但数字化档案就可以克服这些不足，把传统的档案保管与利用转变成信息的采集、管理与服务，实现对高职院校档案资源的科学管理与优化配置，让档案利用者获得高效的、优质的服务。三是能有效保护高职院校档案原件，延长原件寿命。档案是高职院校的原生信息资源，传统纸质档案原件如果被损坏将无法修复，损失也无法弥补，加强档案数字化建设以后，就可用数字化档案替代原件被利用，预防档案信息在利用环节被人为破坏，预防遭受无法挽回的损失。

二、加强高职院校档案数字化建设的策略建议

（一）健全档案数字化建设标准规范

在档案数字化建设中，很多问题都会阻碍高职院校档案数字化工作进程的推进，如不规范的电子档案目录会对实际工作造成很大困扰，这就需要高职院校档案部门不断提升核心工作意识，建立健全档案数字化建设标准与规范，重视和科研、教学、管理与服务等主体工作系统实现互联互通与兼容共享，预防档案信息数据和档案数据库的存储格式存在差异，解决后期档案的管理与传输难题。同时，高职院校档案部门要按照行业规范，立足自身档案数字化建设需求，科学制定切实可行的数字化工作制度，让档案数字化建设有章可循[2]。

（二）完善院校档案数字化工作体系

高职院校档案数字化建设的加强必须在各个档案工作基本环节都建立数字化流程、执行数字化制度。一是在高职院校档案收集环节，应利用计算机网络完善建立数字化文件与数字化档案的一体化归档收集工作模式，由高职院校各部门兼职档案人员在完成本部门的电子文件作业之后要利用校园网向档案部门转发一份，及时将文件归档。二是在高职院校档案管理环节，应做好数字档案设备与信息的管理这两方面工作，因为数字档案载体较为特殊，存放档案的方式从过去的档案柜架转变成磁盘、光盘、数字存储器，大量数字文件可以被存放在极小的空间，档案数字化建设主要就是减少数字档案对设备的依赖，保管数字化档案时应向入读介质输出记录，暂时用原格式保存，确保数字档案的可读性、可利用性，预防信息丢失，处理好共享和保密、物理存储管理和逻辑性处理等问题。三是在高职院校档案利用环节，应基于校园网提供电子检索服务，利用网络在相关部门与单位之间传递信息、交换信息，联机建立起用户使用情况的文档。同时按照数字化档案的特征执行符合实际需求的、完善的数字化档案建设规章制度，包括文档一体化制度、数字化文件归档制度以及数字档案鉴定制度、备份制度等，确保高职院校档案数字化建设工作的正常有序开展[3]。

（三）强化档案数字化建设风险控制

安全是加强高职院校档案数字化建设的重要内容，档案部门务必要针对性地采取措施有效控制可能出现的侵袭、危害等风险，保证档案信息的安全性[4]。一是高职院校档案人员要不断增强信息安全意识，有效掌握《互联网安全保护技术措施规定》与档案数字化建设风险因素，严格规范档案信息的查询、提交、修改等工作权限，避免发生不可预料的危险。二是在高职院校档案数字化建设的立项与总体规划中设计好各种档案数字化建设风险的防控预案与系统，采取设置防火墙、用户身份识别、密钥以及灾难备份等手段加强风险防范，确保档案数字信息的安全。三是完善建立科学化、网络化的病毒防范体系，禁止将非法软件安装在工作网络上，对于计算机杀毒系统必须及时更新，并启动访问控制和入侵检测的联动，杜绝发生非法访问行为、网络攻击行为。高职院校档案部门必须把好档案数字化建设的每一个环节，禁止发生档案原件破损、丢失和档案信息篡改、删减等现象，对于档案原件从拆卷到扫描再到裝订以及对扫描图像的核查、优化、纠错、存储、数据连接等，每一个流程都不能出错。在实际操作中，档案人员要注意案卷排列顺序，保持纸质档案与电子目录的对应关系，通过完善档案信息安全与网站建设的规章制度，异地保存数字档案副本，有效保障高职院校档案信息安全，保证档案数据库完好无埙。

（四）引进人才并加强在职技能培训

为不断加强档案数字化建设，高职院校档案部门应注意引进优秀人才，他们不仅要拥有全面的知识结构，还要掌握档案学与文书学等专业知识，充分了解相关法律知识、经济知识、英语知识等，具有一定水平的计算机应用能力。在引进高素质优秀人才的同时还要高度重视工作方式的转变，加大培训在职人员的力度，保持知识和技能的同步提升，使档案人员不断充实专业知识，提高计算机应用水平，实现知识互补与能力互补，锻炼其敏锐的档案工作能力、信息处理能力与优良职业道德，在档案数字化建设中贯穿探索精神与包容开放的态度，快速推进高职院校档案数字化建设。

三、结语

档案工作是组成高职院校工作的重要部分之一，随着校园网络的高速发展与办公自动化水平的持续提升，涌现大量电子文件与数字信息，高职院校档案部门面对数字化建设趋势，必须顺势而上，将本校档案数字化建设工作落到实处，不仅要及时健全档案数字化建设标准规范，完善高职院校档案数字化工作体系，还要强化档案数字化建设风险控制，注意引进人才并加强在职技能培训，从而不断加强档案数字化建设，推动高职院校不断提升档案工作水平，更好地服务于高职院校的建设与发展。

参考文献

[1]杨凤莲.高职院校档案数字化平台建设[J].管理观察，2016（08）：98-100.

[2]郭玲.高职院校档案信息数字化管理的思考[J].城建档案，2016（03）：70-71.

[3]赵兰凤.推行高职院校档案数字化管理初探[J].林区教学，2017（12）：120-121.

[4]董亚丽.浅析高职院校档案管理的数字化发展路径[J].人力资源管理，2015（10）：221-222.