机关单位档案管理中存在的问题与对策思考

喻愈

摘 要：随着社会的不断的发展，档案管理的工作也要跟上社会进步的脚步。在我国经济水平快速上升的同时，机关单位的档案数量也在不断的增加，但档案管理方面还存在一些问题，面对如此庞大的档案数量，档案管理要解决这些问题，确保档案保存工作的顺利开展。本文将对档案管理中出现的一些问题展开探究，并针对这些问题的提出相应的处理方法。

关键词：机关单位；档案管理；问题；对策

檔案工作就是对历史的记录保存以及服务于社会大众的极具重要性的工作。二十一世纪之后，社会经济在飞快发展，很多方面都迎来了前所未有的发展速度。而现阶段的档案管理工作的发展，还远远不能够满足社会的要求，因为档案管理的日常工作里还存在着些许问题有待处理，这会影响到工作的质量和效率，也让档案管理工作的进行受到限制。因此相关人员要针对目前的档案管理日常的工作中所出现的问题进行一系列的探究，通过分析其中的原因，研究出对策，这样一来能够大大有助于我国档案管理工作的顺利发展。

1 机关单位档案管理的现状及现有的问题

1.1对档案管理的重视度不够

现在的档案管理工作，有些单位对档案的管理认知通常是比较少的，所以档案管理工作通常得不到关注，同时没能将档案管理的监管工作做到位。致使档案管理从人力、财力以及资力等物质基础的支撑上，还不能够达到档案管理工作上所要求的基础条件。即使还有一小部分的单位分配的专门负责档案管理的员工，不过通常很少有人会将档案管理的工作视为重要的工作内容，档案管理工作所具有的重要性得不到足够的认识，所以就形成不了比较合理有效的档案管理体系。

1.2档案管理工作人员素质偏低

现阶段，国内的机关单位中参与档案管理的员工，文化素养、专业技能等都相对有些缺失，甚至有些是兼职人员，他们不能够全身心的投入到档案管理工作之中。大部分的老员工在进行档案管理工作的时候，还存留传统的管理模式思想，所以管理水平以及理念已然不能满足本单位发展的需求。另外因为机关单位的档案管理其本身就没能得到足够的重视，这就导致新的管理方法及管理手段的引进出产生了问题。还有因为档案管理这项工作就属于一个较为复杂的工作，所以没有一定的人力物力支撑的话，就会让管理的效力无法提高，机关单位在档案管理这项工作上所安排的工作人员，具有专业的管理知识的人员相对较少，这就致使机关单位想提高管理的工作效率可说是个相对有难度的事。很多的单位内部人员缺乏一定的专业管理意识，很多的工作不能很好的完成。因此，会有重要的档案资源出现缺失等状况发生，这让档案工作的正常进行受到了较大的影响。

1.3档案所存放环境不好

档案的存放地方不仅要统一规范还要一定的干净整洁，做的到这些基本要求的单位只有很少一部分，还存在有些单位的档案存放的地方变成了杂乱的储藏间，而这样杂乱的环境会对档案管理工作的效率产生一定的影响，部分机关单位对档案存放地方的硬件配置工作也不够注重，另外有些已经老化的设备设施也得不到及时修整，档案存放的架子形式更可以说是各式各样的，没有一个统一的存放架形式，这让档案存放的环境根本就不像一个档案存放室。还有一些单位的档案存放室没有比较完善的配套设备设施，防范意识薄弱，与此同时也未制定合理有效的档案管理体系，以上问题的存在直接影响了部分档案文件的管理，会让档案在保管管理过程中受到一些损失，还会让单位受到很大程度影响或损失。

1.4各单位间的交流不够

因为工作岗位的不同、工作范围的限制，参与档案管理的相关人员在平日里的交流比较少，而且档案管理部门很少会组织各单位间的人员进行相互的学习交流，尽管档案管理部门是有专业对口的并且对各单位业务进行指导的人员，可是因为单位比较多，专业的指导人员相对较少，导致档案工作人员不能够得到及时的学习培训和能力的提高。

2 针对问题的解决对策

2.1对档案管理制度进行完善

要建立比较健全的档案管理体系，只有受到制约才可以确保档案管理工作的合理有效且有序的开展下去。根据本单位的真实档案管理工作现状，建立有效合理有序的档案管理体系，使之能够为档案管理工作提供所需要的基础条件，完善的机制能够促进单位档案管理工作的顺利开展。而且完善合理的档案管理制度，还是要尽量的简单明了且具有实际应用性，还要避免让制度流于形式，这样才能够在实际工作中，展示出指导性的作用，另外要对负责相关档案管理的员工的工作行为有一定的约束力。还有，有些单位通常所有事物都是以领导为核心旋转的状态，所以在进行档案管理制度的建立时，要避免这样的情况发生，制度就是要不仅作用于员工，对领导也要有着同等的制约效力，不能够因为领导的关系就可以例外。另外，在进行档案管理时，要最大程度的突显出该制度所具备的严肃性还有权威性，工作表现相对较好的管理人员可以进行一定程度的奖励措施，对于工作态度不认真的工作人员要有相应的处理措施。

2.2加强对档案管理的信息化建设的重视。

现阶段，在科学技术的不断发展下以及网络技术的广泛应用，大部分的行业已经引进了信息化的管理模式。信息化的管理模式不仅可以更加有效的节省人力、物力，从而提高了管理工作的效率，对于管理本身来说就是一个有效的进步。在一些机关单位的相关档案管理工作之中，信息化建设可以说也是顺应社会发展的一种趋势。在新时代的档案管理工作之中，一定要不断的提高档案管理的工作效率，而提高效率的措施是不断的采用新时代的信息化来强化档案管理的工作，这能够有效的将档案的更新速度以及时效性进行一定程度的提升，为单位提供更高效的档案服务。

2.3对档案配套设施进行完善

档案管理要有配套的设备设施的支撑才能够正常的进行，要加大对档案管理工作的重视度，给档案的存放室及管理部门提供配套的硬件设备，充分的了解到档案管理工作在整个单位中所具有的重要地位，建立一个相对统一规范而且要干净整齐的档案存放室。将落后老化的设施设备进行及时修整，尽量避免有危险的事件出现，就像电线老化可能会发生火灾等，这不但会让单位受到很大程度的经济损失，对工作人员的生命也是一种威胁。

2.4加强档案管理部门与各单位之间的交流学习

要加强各部门间的交流学习，利用各种方式向其他单位学习一些先进的管理办法，供本单位引用，提高本单位的档案管理的整体水平。还要与科室打好配合，日常多沟通交流，在平时的资料收集工作中保证档案资料的完整收集，这就要各个科室的良好配合和支持。各个科室可以指定专门负责本科室文件资料收集的人员，负责档案的人员要尽量做好指导配合工作，避免文件材料的丢失受损的情况发生。

3 结束语

随着我国经济的快速发展，目前国内的档案管理工作出现了一些问题，这需要相关单位的管理部门对档案管理工作充分重视起来，要认识到对一个单位来说档案管理有着很重要的意义，要加强对机关单位档案管理工作的关注度，这将对本单位发展有一定的积极影响，让本单位向更好的方向发展。

参考文献

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