人事档案管理工作中的问题及思考

吴泽美

摘 要：人事档案是人力资源开发的重要依据，基层单位加强人事档案管理工作必须发挥信息技术的指导作用，着力提高人事档案管理工作的规范化水平，按照现代人事档案建设理念，解决传统人事档案管理中的问题。

关键词：人事档案；问题分析；策略探讨

人事档案是在人力资源管理事业中发展起来的，只有按照现代人力资源管理的理念审视人事档案管理工作中的问题，才能全面提高人事档案管理工作的效率。

1.人事档案管理工作中的问题

1.1规范性不足问题

人事档案管理工作中的问题主要反映在规范性不足方面，当前基层单位还没能形成完善人事档案管理工作制度，没能从人力资源建设的角度全面规范人事档案管理方式方法。首先，人事档案管理工作的硬件设施建设不规范，人事档案混杂于其它档案管理工作，没能围绕人事管理部门建立单独的档案室，而且档案管理设施设备硬件系统不完善，现有信息设备不满足人力资源开发需求。其次，档案材料处置不规范，档案管理人员没能认识到人事档案管理重要性，存在着数据信息保存不完善的问题。第三，档案制作的规范性不足，档案管理标准仍以制纸人事档案为主，没能围绕着信息化人事档案管理需求加强相关数据信息整理工作，因此影响人事工作效率，没能做到规范化的人事档案管理。

1.2信息化水平较低

目前基层单位人事档案管理的信息化水平较低，传统的人事档案管理工作方式已经不适应现代人事档案管理工作需求，人事档案管理工作不能满足人事数据信息传递的实际需求。首先，现代单位人事管理工作需要建立在人力资源信息挖掘理念下的人事档案管理机制，传统的档案管理方式没能挖掘潜在的人力资源价值，不能实现人力资源与工作项目的有效对接，没能实现人才的优化配置。其次，单位还缺乏完善的人力资源管理软件系统，与人力资源有关的数据信息没能实现单独建立数据库，不能实现智能化软件的开发，导致数据查询技术手段难以发挥作用。第三，当前对各种数据信息系统应用不规范，人事档案数据很难实现跨行业运行，数据信息缺乏实用性，不能实现传统与现代档案资源整合。

1.3档案管理人员素质问题

目前基层单位档案管理人员的能力素质有待提高，由于档案管理人員的能力问题，往往影响基层单位人力资源开发的效率。首先，目前现有的人力资源档案管理人员的专业培训不足，现有的档案管理人员往往不具备人力资源管理的专业知识，因此不能根据单位实现情况实现人力数据信息资源的有效检索。其次，档案管理人员不能实现对人力资源档案的快捷有效操作，现有的档案管理人员不能有效应对现代力资源整合对档案的需求。第三，基层单位缺乏完善的人事档案管理人员的培训机制，不能使用有针对性的培训措施，因此制约档案管理人员发展。第四，而且当前基层单位人力资源档案管理人员缺乏发展的空间，没能实现对人力资源档案管理工作的绩效评价，影响相关人员的晋升层次。

2.人事档案管理工作问题的成因

2.1档案来源较为狭窄

人事档案信息来源狭窄是人事档案事业建设不足重要原因，由于相关部门和领导不注重人事档案建设工作，因此导致绝大多数的员工数据信息没能被全面收集，导致存在着数据信息不完善，人事档案数据信息失真与人事档案数据更新不足的问题。目前基层单位的人事档案管理与更新工作还缺失制度支撑，没能对员工的数据信息进行阶段性的变更，不能有效的考查收集员工的自然情况信息，没能实现人力资源档案的分级管理，这不仅制约了单位人才建设水平，而且影响档案事业发展效率。

2.2档案整理工作不足

基层单位普遍没能围绕着现有人事档案数据信息进行整理，不能全面提高档案管理工作的技术规范水平。特别是在大数据信息技术的影响下，基层单位的档案管理工作的规范性略显不足。例如，基层单位人事档案管理工作的制度与标准化水平足，由于缺乏明确的档案标准化分类依据，因此导致不能实现按照现代信息化进行建档，不能实现全面规范细致整理。其次，由于人事档案数据信息不完整，没能根据现代档案资源的使用需求进行规范管理，导致绝大多数的数据档案存在着散乱的问题。第三，还有的现有原始人事档案数据没能实现必要的分类处理，不能实现人事档案信息的全数据化，因此不能全面发挥人事档案的作用。

3.人事档案管理工作的主要措施

3.1落实人事档案管理责任制度

当前提高档案管理工作水平，有效消除人事档案管理工作中不规范的问题，就必须有效落实各种制度措施，全面细化人事档案管理工作程序。首先，加强人事档案数据信息的审核工作，形成完善的人事档案数据审核机制，着力提高人事档案审核的效率。其次，提高人事档案管理的协调性，形成以人事部门为主导，各部门人员广泛参与的定期修档机制，全面完善人事档案数据信息。第三，提高人事档案管理的严密性，加强人事档案数据使用的保密制度，并且建立起完善的信息收集渠道机制，从而提高人事档案管理有效性，发挥出人事档案资源的实际价值。

3.2实现人事档案信息化管理

提高人事档案管理工作质量，必须提高人事档案管理工作的信息化水平，注重运用信息化方式提高人事档案管理效率。首先，加强信息化设施设备的引进工作，构建完善的人事档案管理信息机制，开发信息化人事档案管理工作系统，运用信息管理系统软件，实现人事档案管理的智能化目标。其次，实现信息化人事档案管理技术开发，加强视频、图片人事档案数据信息的存储，注重转化人事档案数据资源形式的能力，实现人事档案的信息化创新。第三，强化建立人事档案数据信息的共享机制，注重挖掘高水平的信息人才，进一步提高人事档案管理工作的效率。

3.3加快建设人事档案管理团队

加快建设高素质的人事档案管理团队日益重要，现代人事档案管理工作不仅局限在人事档案的存储阶段，还要根据人力资源开发实现人事档案数据的信息化处理。首先，构建完善的人事档案管理工作团队，着力配备以人力资源专业和信息技术专业为主的人力资源管理工作团队。其次，明确人事档案资源管理与开发的工作项目，运用项目工作制度拓展人事档案的价值。第三，围绕着人事档案管理团队加强核心业务知识的培训工作，注重提高培训的针对性与实效性，解决档案管理中的实际问题。第四，完善兼职人事档案管理工作体系，注重提高档案内容的实用性，从而构建起一支有责任心的档案队伍，提高档案管理有效性。

4 结论

加强人事档案管理工作必须形成完善工作体系，在充分认知人事档案管理问题基础上，找出人事档案管理问题原因，在此基础上加强人事档案管理人才配置，着力完善人事档案管理策略，切实解决人事档案管理实际问题。

参考文献

[1]黄达明.论企业人事档案管理的发展与完善[J].人力资源管理，2015（2）：206-206.

[2]肖茂山.浅析人事档案管理的发展和完善[J].办公室业务，2014（11）：173-173.

[3]唐一月.完善企业人事档案管理的思考[J].企业文化（中旬刊），2016（7）：269-269.