提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

孟博

摘 要：随着事业单位信息化建设的发展，档案管理信息化全面普及。档案往往涉及到是许多重要信息，因此档案的管理工作至关重要。在这样的大背景下，我国事业单位的档案管理工作仍有不足，相关人员应当意识到档案管理工作的重要性。加快完善档案信息化进程，不仅可以降低事业单位人工劳动成本，还有利于提高档案管理的运作效率。

关键词：事业单位；信息化管理；不足；方法

1 引言

事业单位的的职能在市场经济的条件下，市场对资源的配置起基础性作用，有着维护国家和社会效率、平等稳定的作用。可以说，事业单位的档案信息不仅记录着我国社会、经济的发展，也关系着事业单位人才的考核和培养。因此，事业单位的档案作用重大。对事业单位而言，档案管理工作不僅要作为重点，同时也是一个难点。近年来，随着网络和各项新型档案管理技术的产生和发展，对我国事业单位中原本存在的传统的档案管理工作产生了严重的冲击。在这样的大背景下，事业单位的档案管理模式不断转型，越来越离不开信息化的建设，而传统的档案管理模式越来越难以适应新时代的需要。因此，事业单位应积极进行档案管理的信息化建设，优化档案管理，简化管理流程，使管理更为高效。加强事业单位的档案信息化建设是事业单位改革中面临的重要问题。

2 目前我国事业单位档案管理中普遍存在的问题

目前，大多数事业单位的档案管理工作仍不够完善。这就对信息化进程提出了挑战，也对事业单位档案管理工作人员提出了要求。

2.1 信息化管理体系中存在的问题

事业单位的档案管理工作人员很多都不是科班出身，他们没有经过专业的档案知识培训，更没有经历档案的信息化进程。

大多数事业单位的高层领导人员对档案管理这类基础问题，都缺乏系统的了解和关注。事业单位往往更注重工作人员的知识理论水平，因此，人才的培养和引进往往被放在第一位，档案管理工作反而常常被忽视。事实上，事业单位的档案管理工作不仅关系到事业单位工作人员的利益，还关系到国家的利益，事业单位必须给予档案管理工作一定的重视。

2.2 信息安全存在的问题

事业单位档案管理进程在进步的同时，也担负着一定风险，尤其是信息安全风险，更是比较突出。档案管理与信息技术挂钩，信息技术往往存在着漏洞，一旦信息技术遭受黑客攻击或者病毒入侵，那么档案安全将面临着巨大威胁。但是，很多事业单位的档案管理人员并没有重视到这一点。并且事业单位在档案信息化建设的进程中，没有制定严格的交接制度。档案管理工作微小细致，不同管理人员的工作方式有所不同，这就给档案管理工作带来了一定的困难，可能会档案管理工作混乱，甚至档案遗失。

2.3 管理人员存在的问题

档案管理的信息化是一个必然趋势。在我国的大部分事业单位中，专业的档案管理人员仍旧十分紧缺。大部分档案管理人员依然习惯于利用传统的手工操作，依然习惯于传统档案管理方式，对于信息化进程的认识不足，很难适应信息化水平下的档案管理工作。再加上一些档案管理人员不能认识到档案管理工作的重要性，缺乏工作热情，在工作中不够仔细，缺乏责任心，总是敷衍了事，对档案工作缺乏准确的认知，导致我国事业单位中的档案管理工作混乱无序。

2.4 事业单位的档案管理信息化程度不高

现在 ， 信息化在我国事业单位档案管理工作中的应用水平较低 ， 对于某重要的档案记录依然没有采用信息化的方式来记录 ， 通过纸质的方式来收藏这些档案 ， 存在很大的收藏难度 ， 同时也带来一定的翻查难度。因此 ， 为了提高档案保全的技术水平 ， 事业单位应当注重对档案管理工作的信息化建设与完善。

3 完善事业单位档案管理信息化建设的措施

在推进事业单位档案管理信息化进程中，事业单位与档案管理人员都应更新认识，做出改变，以推动档案管理信息化有秩序的发展。

3.1 完善信息化管理体系

完善信息化管理体系大致包含以下两个方面：

1）制定信息化管理体系的总体规划。事业单位在进行档案信息化管理时，应制定信息化管理体系的总体规划，从服务于事业单位发展的全局战略出发，制定符合本单位发展的长远规划，从而使档案管理形成一个完善的体系，以推动事业单位的档案信息化进程。

2）制定内部管理标准体系.事业单位进行档案信息化管理时，不仅要制定总体规划，还要实行档案信息化管理体系的内部优化，结合自身发展，按照国家标准制定内部管理标准体系，从而更为和谐地发展与完善。

3.2 完善监督管理机制

完善档案管理监督机制是保障档案管理信息化安全的保障。

3.2.1 加强自我监督。事业单位要加强自我监督，在档案管理环节中设置高层权限，针对重要信息的提取、查看、借阅等操作需要有上层权限审批。日常要加强对员工工作流程的信息化管理，使得档案管理流程有法可依、有章可循。强化档案信息安全管理制度的建设，使电子档案受到严密制度的保护，禁止非规定计算机接入与访问电子档案网服务器，禁止移动设备对电子档案的输入与输出，禁止非档案管理人员直接接触电子档案，以一系列的制度来完善档案管理，强化信息安全。提升员工自身对档案管理工作的正确认识，加强员工基本业务知识与实践技能的提升，使得档案管理呈现规范化、数据化、严谨化。

3.2.2 提倡公开监督事业单位可以开展公开监督，以虚心的态度接受社会公众的意见和建议，促使事业单位的正面形象得以提升，从而听取意见进行内部管理手段的调整。

3.强化档案信息管理系统的定期维护

档案信息管理系统的安全与否直接决定着档案的信息安全。因此，事业单位应加大力度，强化定期维护，每周都要进行例行检查，定期进行病毒检测与病毒查杀、不断进行数字化扫描，通过多种系统维护方式来确保档案信息安全。

3.3 提升管理人员素质

档案管理是一项重要的工作，即便其不是事业单位最主要的工作，却也是最重要的工作。因此，档案管理人员应提高工作热情，认清档案管理信息化管理的趋势，加强学习，切实强化档案管理的责任意识、服务意识，提高自身信息管理意识，提高自身专业素质，以便在档案管理岗位上做到最好。事业单位作为社会的记录角色，应当从长远、宏观角度考虑，为工作人员提供继续深造或晋升的平台、完好的薪酬福利制度，促使工作人员加强自身素养、提升专业业务技能、以热情与积极投入工作，从而为事业单位创造更多的经济收益，使得人才得以在岗位上实现自身价值。

3.4 建立完善的档案管理制度

通过建立科学的档案管理制度来对档案管理的具体行为进行约束 ， 促进档案管理工作规范化。事业单位管理人员应当根据自身单位的发展情况来制定具有实际可行性的档案管理制度 ， 对档案管理信息化的建设设定考核指标 ， 通过奖惩制度来激发员工们服务于档案管理工作的积极性、主动性。通过档案管理制度的建立 ， 有利于带动单位的全体员工关注档案管理工作 ， 增加员工对档案管理工作的热情。

信息化建设使得事业单位档案管理向数据化、资源化转变，同时也使事业单位档案管理工作面临着更多的机遇与挑战。我们应以刷新自身认识，完善信息化管理体系，强化档案管理中的信息安全。通过优化档案管理工作来优化事业单位的其他工作，以推动事业单位更加长远的发展。

参考文献

[1]郑勇.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].才智，2015，34：229.

[2]史向云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2015，05：166-168.