优化用户体验的数字档案资源服务策略研究

王兴

摘 要：随着社会的发展，科技能为人们带来的便利越来越明显。网络化，信息化已经成为当前各行各业的改革标准，这两大技术能够有效的帮助企业提高效率。而在事业单位的档案管理中，实现信息化是非常符合当前形式的。但是，现今的企事业单位的档案管理信息化建设还不够全面，尤其是数字档案资源服务方面存在着一定的问题需要解决。本文就是对当前档案管理的现状进行研究，来探讨如何进行事业单位的数字档案资源服务策略的研究。

关键词：数字档案；资源服务；客户体验

随着科技的发展，计算机技术已经成为了当前最为重要的技术之一。而在计算机技术中，最为引人注目的可能就要数远程支付、大数据、云技术等几项最常见的技术。这些技术之所以常见是因为人人都要用到。在这种情况下，将这些技术融入行业之中，就成为了当前各大行业发展的一个必要手段。尤其是在事业单位，事业单位和企业不同，企业的主要目的是赚钱，而事业单位的主要任务却是为了社会的发展和为人民服务。因此，事业单位的改革相对于企业来说更为关键。尤其是在数字档案资源服务的建设中，云计算等技术更是重中之重。 接下来，笔者就围绕着当前的技术，为大家解答，什么是数字档案资源。

1 数字档案资源的内涵解析

数字档案伴随着技术革命，也面临前所未有的变革时机，对于其数字档案资源的建设与服务来说，机遇与挑战并存。必须明确当前的信息技术发展趋势和特征，相关部门要积极准备，面对挑战，抓住数字档案全面升级变革的重大机遇，为相关的事业发展推波助澜，更为用户的切身体验服务，进而发挥更积极的社会效益。

不同用户群体对于数字档案资源的需求虽不尽相同，但总体而言都要查阅利用这种最原始、最真实的凭证作为参考依据。 数字档案资源用户需求概括为三方面： ① 学术研究需求：为了获取可供科学研究的档案资源（如历史档案、编研资料等），发挥档案资源的凭证和情报价值，注重资源的真实性、可靠性、丰富性。 ② 工作查考需求：依据档案中客观事实，凭证价值综合分析以做出决策、解决问题。用户相对目标明确、需求内容集中（如文书档案、会计档案等）。③ 普遍利用需求：获取与生活需求、切身利益相契合的档案资源（如学历档案、婚姻档案等）， 以档案凭证的直接利用和解决问题为目标。所以，数字档案资源内容质量是用户最关切的要素， 数字档案能否保持生成时原貌，能否清晰呈现、准确描述、满足需求、方便利用等方面都是关乎用户查考、 研究的重要依据。

2 现阶段数字档案管理中存在的问题

2.1 在数字档案管理中存在的第一个问题，也是最大的问题就是管理者不够重视。任何一个部门想要发展的更好，都需要管理者能够给予足够的重视才行。而这些事业单位大多因为存在的时间太久，而机制老化，领导者通常更看重实际利益，而不重视档案的建设。这就出现了一定的无序状态。一些高精尖人才被收纳入进来，却很难及时的看到其材料，对其委以重任。这也就造成了高精尖人才的流失。以此，想要完成事业单位档案信息化的建设，就需要管理层对这个部门和工作进行重视。

2.2 随后的问题就是人员操作不够彻底的问题。虽然一些单位进行了档案管理信息化建设，但是却因为档案管理人员习惯了长期使用的纸质记录方式，就导致资料出现了断层，一部分存在于信息库之中，一部分依旧是纸质资料记载。这让原本就效率低下的档案管理模式变成了效率低下而且混乱的管理模式。因此，在进行档案管理信息化建设的时候，必须要彻底，否则不仅无益，还有害。

2.3 事业单位档案管理信息化建设的核心问题就是人才的缺乏。因为原本管理档案的人员都是一些闲杂人员，其能力不够突出，因此被派遣到了这个不被重视的部门。这些人呈现的特点是：专业水准低，工作能力差，纪律松散的特点。这就让档案管理信息化的建设很难进行。因此，事业单位想要进行档案管理信息化的建设，还需要引进一些专业的档案管理人才，而且要具备信息软件使用的能力，这样才能保证建设的完成。

3 对数字档案资源服务进行完善的策略和措施

3.1 加强数字档案资源服务及数字档案馆的基础设施建设

数字档案资源共享要求基本的基础设施的完备，信息技术的快速发展和革新，给数字档案的建设带来了难得一遇的机遇与发展契机，数字档案要进一步强化和完善基础设施建设，积极完善信息化的功能模块，要切实保证基础设施建设能够适应高度信息化和用户个性化时代的需求。

数字档案资源需要配备不同内容和领域的应用软件，其中主要包括面向终端的各类应用系统。软件的开发前提，是在数字档案馆的基础设施和硬件设施都十分完善的基础上，重视数字档案资源的应用软件，强化其不断创新，这样才能更加有利于满足用户的体验式需求。同样的，数字档案还应该重视用户信息认证的应用软件的强化，还有存储数字档案资源的系统，要进行及时有效地软件杀毒，要对其进行及时的更新升级，从技术层面保证用户信息的安全性，也为确保用户信息的真实性和私密性，特别是数字档案资源的准确性和安全性。

3.2 完善数字档案资源的体制制度建设。

3.2.1 数字档案资源的服务和管理体制，以及制度，要行之有效地跟得上信息化变革时代的步伐，以及时代的需求，一定要把相关方面的任务也是数字档案资源服务提升必不可少的使命和责任。制度建设复杂多样，所涉及的领域众多，数字档案资源服务首先应明确哪些数字档案信息是绝密的，这是档案工作的第一要务，需要严格保密的档案必须要当做档案管理工作的核心使命。另外，对于不同的数字档案信息，其保密程度也要进行严格的分级制度，这样才能确保档案管理的个性化需求能够得以满足。

3.2.2 要明确不同级别的数字档案信息，要有与之相对应的具体管理方式。特别是对于数字档案资源的服务制度，必须要重视对于用户体验式的服务理念，首先，数字档案资源服务，一定要建立用户至上的基本理念和基本指导方针，所有的服务制度和规范都要在此基础上来制定，相关的服务制度必须严格遵守和执行这样的理念，例如服务用语的规范化、专业化、标准化等等，另外，一定要保證数字档案资源服务的即时性和有效性，要注重实效，以最快速度为用户解决问题，大大提升用户体验满意度。

3.3 提升数字档案资源管理工作人员的整体素质

大力提升管理人员的综合素质。管理人员是档案信息化建设的重要基础，需要大力提升管理人员的综合素质，推进档案信息化建设进程。首先，要通过教育、培训等措施的运用，让档案管理人员从思想上重视档案工作，把握工作开展过程中的注意事项；其次，要定期经常地培训档案管理工作人员，如积极开展档案管理讲座，深入讲解档案工作信息化、档案管理常态化、档案工作目标管理要求等方面的内容，促使档案管理人员的工作技能、计算机技术水平等得到有效提升；同时，构建严格完善的考核机制，考核档案管理人员的各项专业能力，不断提升其综合素质，培养出大量优秀人才，满足事业单位档案管理信息化建设要求。

4 总结

数字档案资源服务在当前来看是一项非常重要的工程，其不仅是各大单位建设的重点，也是对整个社会都有利的事情。它能够非常好的辅助人们进行一系列的工作。同时，也能够提高一些单位的运转效率，尤其是科研型的单位，更是能够凭借数字档案资源服务快速的完成一些资料的确认。这能够推动我国的科研事业快速的发展。

参考文献

[1]周枫.云计算环境下数字档案馆资源建设的理性思考[J].档案，2013（01）

[2]黄正鸿.云计算在档案信息化领域的应用启示[J].中国档案，2011（05）

[3]彭小芹，程结晶.云计算环境中数字档案馆服务与管理初探[J].档案学研究，2011（06）