保密管理信息化建设对军工企业的影响

宋启明

跨入新时代的保密工作，与以往传统保密工作有着很大的不同，以往保密强调“以流程管事，以制度管人”，随着保密认定新标准的实施，对于人员、网络和定密三大版块的全周期、动态化管理要求，如何利用现有手段，实现保密管理创新，是摆在军工企业面前的难题。

利用信息化和管理相结合，使用信息技术将“保密职能”向“保密流程”进行转变，是解决上述问题的一种思路。其主要优势有三个方面，一是对单位各类保密日常工作进行梳理，促进业务与保密相融合，凸显信息化的优势；二是对人员、设备的各项基础信息进行采集，通过信息化图表直观的反映，对保密管理起到全过程、全局性的支撑作用；三是将保密工作从传统繁重的纸质流程中解放出来，利用信息化手段，保障保密业务的有效、高速运行。

由于保密管理工作是一项常态化的工作，涉及载体、人员、流程、设备、活动五大部分，日常管理战线长、时间久、时效差且影响企业的生产工作。通过信息化建设，建立一个集中管控平台，将保密检查、保密教育、日常管理等工作都建在内部网络上，从信息化层面解决业保融合问题，实现保密工作信息化，是推进保密管理高效、智能的初衷。

保密管理信息化建设是通过建立保密信息化平台，将各项业务流程集成在平台中，集中开展业务流程动态化、全生命周期管理，确保全过程可控可追溯。这样一来，降低了企业的保密成本，提高了企业的保密效率，增强了企业的保密水平。

保密管理信息化的必要性

一直以来，关于信息化建设有一种误区，认为“信息化就是搭建一些服务器和终端，建立一个网络，开发一个应用系统，再找几个人做好日常运维”，这是片面的理解。

日新月异的信息技术虽然使企业的信息化能力上了一个台阶，但是信息资源的使用和开发并没有得到充分体现。从军工企业角度出发，将信息化得出的结论进行决策分析，提高业务运行能力，规避运行中的保密风险，才是提高企业竞争力的不二法门。管理是保密信息化的大脑，而信息化作为管理的千里眼、顺风耳，恰恰决定了这不单纯是个技术问题，而是与企业组织结构、管理流程、规划发展、业务模式紧密相连。

保密管理工作的信息化建设必然需要各业务部门和全体员工的支持，不能仅由保密管理部门独立开展。通过信息化建设，逐步实现人员全面覆盖、载体设备全面覆盖、业务部门全面覆盖，确保了保密管理的精准化。

保密管理信息化的难点

多样性需求增加了保密信息化的复杂度。在考虑保密业务信息化的过程中，对哪些工作进行信息化改造，是需要认真思考、仔细琢磨的问题。对于流程简单、只需要一级审批即可完成的任务也实现信息化，可能会增加管理的人力成本，起到相反的效果。

对业务模式中共通的部分进行分析，通过对接入部门需求和保密管理节点进行汇总，采用不同流程并行设计，这样个性化的管理模式，不但能满足控制权限的要求，更能将业务和保密融合在一起。

但业务工作和保密工作必然有着多样性和复杂性的问题，比如企业的固定资产管理，主要目标是为了保证资产的完整性，同时也涵盖了企业资产的折旧过程。而保密工作中的信息设备台账管理，要求是账目清晰、责任到人、账物相符。为了将业务和保密有机融合，不能只是粗暴地将保密管理要求直接加入资产管理的流程中，而是要对资产设备进行严格的分类审核，对流程的可行性进行论证补充。在满足各类需求的基础上，再造流程，避免因类似流程的重复执行，增加成本。

保密认定标准确立了保密信息化的匹配度。军工企业搞信息化，需要给予人力、物力和财力保障，其目标不是为了 “保密信息化”而信息化，更不是为了通过“国家保密认定资格审查”加分而设置的“形象工程”。各业务部门在涉及管理边界模糊、流程固化的问题时，出于自身利益的考虑，会给信息化建设出难题、设障碍。

如何按照新一轮的军工保密认定评分标准，对归口管理的各项保密业务划清边界，将责任和要求落到实处，是保密工作开展信息化建设的前提。例如在涉密人员保密审查中，开展保密教育的工作由人事管理部门组织，保密部门负责实施；又如涉密会议管理中，策划部门负责会议管理，保密部门负责监督。这些从方案设计到具体实施，应在整个信息化建设周期中反映出来，加深对保密工作连贯性的思考。

未来更可通过保密信息化平台数据采集，实现大数据实时监测，推行“国家保密认定评分标准动态评分制”，给上级有关部门判定各单位保密水平和能力提供抓手和依据。

保密信息化对传统保密管理模式的冲击。传统保密管理模式，是由纸质审批和具体经办人执行的，虽然也严格按照各项制度要求操作，但容易产生“法治还是人治”的矛盾。举例来说，办理借用归还涉密载体的经办人，在走纸质流程的时候，会根据实际情况对操作流程进行人为调整，甚至为了便于工作开展，故意跳开某些环节。这样逾越规章制度的随意行为，将导致流程不能严谨运作，部门间的协同运作能力将大打折扣。

不但如此，这些随意性的行为还会造成企业员工的保密责任意识不断下降，保密管理不断弱化，管理时效性严重滞后的后果。制度要求最后落在纸上，挂在墙上，留存于形式。

信息化管理模式与传统管理模式的区别在于，保密信息化管理采用点对点审批，流程处理严格有序，一旦细化起来，工作难度和量化要求直线上升，这必然会给传统保密管理带来冲击。由于长期养成的固化思维，在开始使用保密信息化平台时，承办人员不能马上适应转变，会有一定的负面和抵触情绪，同时管理人员也增加了工作的压力。这种业务模式的转变和摩擦，是信息化建设推动过程中，需要调和化解的矛盾和难点之一。

保密管理信息化建设的内容

建立信息化保密管理的模式。将业务工作和保密流程进行分解，建立完善的组织机构和管理流程,使之符合保密标准要求，并不断按照实际目标进行调整。

采集各类信息数据，建设总数据库。总数据库应包含两方面内容，一方面描述业务运行中所必需的实际数据，以及其和保密管理工作的相互关系；另一方面对总数据进行深入分析提炼，可以为保密管理决策提供数据支持，给军工企业保密总监或者负责人以直观的风险提示。

促成业保融合的目标。在信息化管理中，保密管理往往和人事管理、固定资产管理、OA办公网、项目管理等应用系统密不可分。通过将上述系统对接集成，把各项信息采集、传输、存储到保密信息化平台中，进行跨应用系统的数据联动，给业务与保密融合创造有利条件。

保密信息化建设流程及实效

方案和原则。效益原则，包括保密管理提高和业务效率提升,是方案首先要考虑的大前提；实用性和先进性原则，是体现信息化建设方案的可操作和便捷高效的目标；此外，还要考虑信息化建设的层次和步骤，应同时满足循序渐进、持续发展、开放性、弹性适应、安全可靠、风险控制等方面的要求。

认识和紧迫感。在信息技术日新月异的今天，没有信息化，企业就没有出路。对于军工企业重中之重的保密管理，更是如此。随着信息化时代和传统业务的不断融合，保密管理对于各个风险节点的控制也越来越重要。

规划和实施。保密管理是一个复杂的系统，保密管理信息化更是复杂的系统工程，开展顶层设计，总体规划是关键。军工企业保密信息化建设严格按“以点带面”“先总体后局部”的原则，分解模块，分步实施。同时在实施过程中，也要采取身份认证、访问控制等技术防护手段，保证平台自身的信息安全。

创新和目标。信息化是手段，实效才是目的。在保密管理创新的同时，要注重流程再造和管理创新实效。

信息化建设之前，企业的保密流程均采用人工审批的方式，每年审批各项保密流程数千次，由于信息不对称，审批人即使一天不在，承办人也经常需要多次往返，工作效率较低。一旦纸质审批流程节点多，操作性直线下降，还容易产生人为随意处理的问题。

通过数据统计分析，信息化建设后，上述现象已经大大减轻，员工均能自觉按照信息化平台执行保密管理要求，避免了人为的因素和时间因素的干扰，大大提高了管理效率。

通过以流程为核心、信息化为手段、实践为导向，保密信息化将会持续优化保密管理模式，为军工企业开展保密工作保驾护航。(中船第九设计研究院工程有限公司)