船舶运输企业档案电子化管理面临的问题及优化对策分析

摘 要： 档案是用来记录企业内部信息及相关数据的物件，它能够在极大程度上维护公司的合法权益，以此留存有效的公司讯息。随着我国科技水平的不断提高，信息化技术水平已经被广泛的应用于我们的日常生活中。而船舶运输企业对档案的管理方式也由人工管理形式逐渐转变为电子化管理。然而，电子化管理虽然为船舶运输企业管理提供了极大的便利条件，但也面临着一些问题。

关键词： 档案；电子化管理；船舶运输企业；对策

引言

档案电子化已经被广泛的普及、并应用于船舶运输企业的信息管理过程中。它不仅为企业数据管理提供了方便，还具备档案数据共享的功能。而企业资料共享的形式，能够减少企业部门同事之间的交接时间，以此提高工作效率。但随着档案电子化管理被越来越多人关注，其应用过程中存在的问题也逐渐显露出来。本文对其应用优势及存在问题进行探究，并对档案电子化管理存在问题整改提出相应对策。

1档案电子化管理存在的问题

1.1思想局限化

我国经济水平的不断提高，推动了船舶运输企业的发展。而企业平稳的发展状况，也使档案资料的数量有了大幅度增加。这样的现象，在一定程度上增加了档案整理及看管的难度。因此，传统的手工化形式已经无法满足企业的需求，档案电子化的发展与应用成为了必然。可是在这个转变过程中，很多人的思想仍然停留在过去保守阶段。认为电子化保存企业重要信息和数据是非常不可靠的做法，企业工作者对档案电子化的不信任感，在很大程度上制约了档案電子化的有效应用。不仅如此，档案电子化认识片面的管理者，在应用电子形式进行管理时确实存在一定的风险性，假使计算机系统出现故障、导致档案丢失，后果不堪设想。

1.2技术安全性

船舶运输企业在进行电子化档案管理过程中，最重视的问题就是档案的安全性。因为档案中所留存的有关信息及数据，对企业而言是至关重要的。它是企业的机密，是绝不准许对外泄露的重要资源。因此，电子化档案保存形式、在技术上所存在的非安全性，是很关键也是很严重的事情。另外，由于计算机系统是电子化管理的主要支撑，其硬件配置及机器性能，也直接影响着企业档案共享及输送效率。为保证计算机的正常运行，相关专业性较强的个人及团队资源是必不可少的，这些工作者不仅需要具备网络建设及计算机维护的能力，还要充分考虑不同档案在系统中的兼容性。其工作性质的复杂繁琐，也增加了聘请难度。

1.3法律效力不足

由于电子化档案管理形式实行时间不长，其仍然有很多问题没有得到完善和解决。而传统的纸质档案是具有相关部门印章的，这样的档案是有法律效力去维护的。但是电子化档案的实行，并没有使印章问题得到解决。这一现象，会在极大程度上消减档案的法律效力。因此，电子化档案虽然得到了很多企业的应用，但在各大企业面临重要合同签约时，仍然会选择更加保守的形式进行纸质档案留存。由此可见，法律效力的缺失会使企业失去安全感，而这一问题也是限制电子化档案管理发展的关键因素。

2 完善档案电子化管理的对策

2.1提高档案电子化管理的安全性

档案作为船舶运输企业重要信息及数据资源的保存者，提高其管理过程中的安全性、避免企业信息泄露是至关重要的事情。为促进档案电子化管理的发展，为企业提供参考便利、保证企业信息的保密性，做好档案电子保存的安全建设工作是前提基础。而安全建设主要表现在几个方面：首先，档案的备份工作。因为在电子档案保存的过程中，计算机故障是无法预料的，假使计算系系统出现严重的故障问题无法及时修复，就很有可能导致电子档案损坏甚至丢失，对电子档案的提前备份，是未雨绸缪、更是对企业的负责。其次，档案信息的共享要按照企业要求实行。电子化档案管理虽然提供了资源共享的便利条件，但是很多企业信息是不可共享的。因此，在资源共享中需要有选择性，要严格的按照企业制度、档案保密性去实施共享。加强防范意识、避免重要信息泄露或盗取。最后，明确企业电子化档案的管理流程。无论是档案的资料查询、操作还是更新，都有着相应的管理制度。因此在电子化档案实行期间，严格遵守管理流程，保证数据的安全性、避免数据丢失和损坏现象，以此实现档案的有效保护。

2.2提高档案电子化管理的专业性

档案电子化管理是一项繁琐又复杂的工作，因此为将其做到完善就要求相关管理者具备着很强的专业水平。船舶运输企业电子化档案管理者不仅要明确档案管理流程、具备计算机系统的维护能力，还要充分掌握企业的发展状况，并懂得与时俱进、根据企业的变化去调整和完善档案的管理要求。在档案管理的过程中，管理者需要将企业的全部信息和数据进行归纳和审核，将其进行统一化管理。此条件，就需要考虑不同档案在同一个计算机系统中是否具备兼容性。而企业也需要投入一定的资金去进行电子平台的建设工作，强化企业计算机硬件配置，以此提高企业工作效率的同时，增加了电子档案的安全性。

2.3提高档案电子化管理的法律效力

档案的法律效力，直接影响着档案的保存价值。为促进电子化档案形式的发展，使其被更广泛的选择并应用于更多的船舶运输企业，提高档案电子化管理的法律效力是非常关键的事情。而其是否具备法律效力，也是企业非常重视的问题。档案管理工作者在对其进行管理的过程中，应结合企业发展现状，有针对性的解决档案管理中存在的问题。而对于国家而言，完善电子化档案的法律效力、使其受到法律的保护、拿出如有违反行为将以法律形式严惩的力度去约束和保护船舶运输企业的合同制度。

结语

综上所述，信息化时代的来临使档案电子化管理形式的实行成为了必然。它被船舶运输企业的广泛应用虽然在一定程度上为企业运营提供了便利，但也存在着一些问题。为推动档案电子化的发展，完善其管理制度、提高电子化管理的安全性、强化管理人员的专业性、确立档案电子化的法律效力，都是十分关键的因素，也是提高船舶运输企业工作效率的前提基础。

参考文献

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[2]李静丹.档案电子化管理面临的问题及优化对策研究[J].湘潮（下半月），2015（04）：70-71.

[3]冼其芬.档案电子化管理面临的问题及优化对策探讨[J].中国管理信息化，2013，16（14）：60-61.

作者简介：姓名：李宪，工作单位：宜昌市港航管理局，学历：大专。