档案安全管理对策探析

[摘 要]事业单位主要是通过国有资产而设立的，从事文化、科技、卫生以及教育等的社会服务组织。事业单位的档案管理工作主要负责记录国家重要的信息资源。对于事业单位而言，最重要的管理环节就是确保档案的安全性。文章主要对事业单位档案管理工作中存在的安全性问题进行探究，并提出了几点应对策略，以进一步强化事业单位档案工作的安全管理。

[关键词]档案；安全管理；对策

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.11.110

在事业单位的档案管理中，档案的安全管理十分重要，其对档案的有效性、完整性以及可靠性等有非常重要的作用。[1]但由于受到多种因素的影响，导致了事业单位档案管理工作仍存在一系列安全性问题，致使相关档案不能被合理、有效地利用，同时也增加了档案被违规非法利用的风险。

1 关于档案安全性管理的问题分析

1.1 档案管理人员的安全意识较为单薄

部分事业单位的负责人未能正确认识档案管理的重要作用，也没有认识到档案的安全管理在促进单位管理质量、提高社会管理的能力等方面的积极作用，仅仅只是将档案的管理工作看成一项对各种报表、文件、资料等的整理归纳及保存，或是单纯地认为档案管理就是收集整理相关机关文书及财务档案而已，从而导致档案资料不齐全、档案资料流失甚至出现泄密事件等情况愈来愈严重。

1.2 档案的安全管理机制并不完善

安全管理机制的不完善主要体现在对档案文件的整理、保存、分类以及销毁或保密等相关规定方面不严密上，且档案的安全工作也存在较多的漏洞，甚至无章可循。另外，部分事业单位并不重视对档案的安全管理，有的甚至都没有建立安全机制，也不对档案的安全有效性进行检查，从而难以及时发现对档案安全造成威胁的隐患。[2]

1.3 负责档案管理工作的人员素质偏低

有相关调查显示，部分事业单位的档案管理工作人员大多都是由其他部门的人员来兼任的，素质偏低，且严重缺乏对档案管理的安全意识，工作态度不端正，无法科学管理档案文件，从而对档案管理的规范化及标准化造成了不利影响。同时，档案管理的工作人员不仅安全意识单薄，其在档案的归挡、交接等方面也不认真，从而造成了交接工作混乱，交接不全面等问题。

1.4 档案的保管设施配套及消防條件较为落后

档案文件与平时的影像、文字等资料不同，特别是事业单位档案的特殊属性更需要确保其保存环境的安全。其中，环境安全的内容包括了防火防盗、防潮湿、防人为破坏等。而事实上，有很多事业单位由于办公室的数量较为紧张，未及时配备专门的单独档案室，甚至还有将档案室和储藏室及办公室等合用的情况，大大增加了档案管理的风险。而还有一部分的事业单位即使配备了专门的档案室，但其管理也不够规范，不仅没有及时配备灭火器、空调机等设备，“六防”设施也不配套，从而致使事业单位档案常常受到虫蛀、霉变等的损害。另外，发生意外事件的时候，很多工作人员在执行应急救援时都表现出了慌张、不知所措等情况，从而导致了应急救援的质量偏低。

2 进一步强化档案管理的安全策略

2.1 完善档案管理的相关机制

为了保障档案的安全性，事业单位必须加强档案管理工作人员的教育，并引起单位领导的全面重视，将档案的安全管理工作纳入重要议事的日程中，从而提高他们的档案安全意识。同时，还需进一步完善档案管理的相关机制，设立专门的档案安全管理部门，并配备高素质的专业性档案管理专职人员，明确档案管理岗位的责任范围，从而保障档案的安全性。[3]

2.2 做好档案管理的安全保密工作

从档案资料的收集及整理工作开始就要认真做好相关记录，尤其是档案文件的转出、转入、查阅、鉴别以及销毁等工作。同时，强化档案室的管理，最好能将档案室和其他相关部门的办公室隔开，并由专门的人员来负责管理，明确规定禁止无关人员的随意进出，同时，还需引进档案室监控设备及报警装置，并严格执行关于档案保密的密级调整以及保密期限等，以提高档案的安全性。[4]值得注意的是，事业单位的相当一部分档案涉及社会甚至国家安全与利益，因此，必须按照《保密法》以及《档案法》等相关法律法规来严格划分保密的期限、档案的密级。

2.3 加强档案安全管理人员队伍的建设

为了进一步保障档案的安全性，事业单位必须加强对档案管理工作人员的培训，并强化对《保密法》《实施办法》《档案法》等相关法律法规的宣传教育，不断提高他们的综合素质及职业道德素养，从而增强相关人员的安全意识。另外，严格要求不同类型、不同层次的档案管理人员均需积极参加专业培训，以便能及时更新自身的专业知识、管理观念，提高专业业务水平等。与此同时，还需定期引进新鲜“血液”，尤其是高素质专业人才的引进，才能加强档案安全管理人员队伍的建设，也才能实现档案管理的科学化、标准化以及规范化。

2.4 选择现代化的档案管理措施

相关事业单位应在办公大楼以及档案保存室的明显位置张贴好消防安全通道及禁止无关人员出入的标识，并在办公室及档案室内放置足够多的灭火器。另外，对档案的管理人员进行灭火器使用方法的培训，确保每个管理人员均懂得如何使用灭火器。禁止在档案室内使用明火或吸烟，并严禁将易爆易燃的物品堆放于档案室内。每一间档案室内均需要配备两套钥匙，其中一套由单位的领导来保管，另一套则是由档案的管理人员来保管使用。此外，提倡使用档案异地备份存储的方式，对于相对比较重要的文件需要复印备份好，从而防止一些无法挽回的损失。需要强调的是，档案值班的工作人员必须认真、详细做好档案的安全记录，并在每天上下班前都需要对档案室的门窗及电源进行检查，从细节上杜绝所有安全隐患。

2.5 完善应急机制，加强应急培训，提高救援质量

在有突发事件发生的时候，档案管理人员需在第一时间内向应急队伍发出警报，而应急队伍应在接收到警报之后迅速并正确地对突发事件发生的具体位置进行判断，然后快速准备好应急设备奔赴事发地点。到达事发地点之后，相关人员应在有关领导的指挥下，有序不乱地抢救档案，并将档案快速转移到安全地带。注意临时保存档案的场所需要由两个及两个以上的工作人员来看守，以确保档案的安全性。消除安全隐患后应及时更换已损坏的设备，并对档案室的相关功能进行有效维护。除此之外，还需定期加强对档案管理及应急管理人员应急能力的培训，并定期进行应急演练，促使相关工作人员的应急能力、体能等均得到一定的提升。与此同时，制订具体的、具有可操作性的应急救援方案及应急机制具有一定的重要性与必要性，因为应急救援行动不仅要在领导人员的指挥下有序地进行，更是要依据相关应急机制及应急方案来执行，从而确保相关人员在第一时间内赶赴突发事件的现场，确保救援行动的有序性、高效性。

3 结 论

总之，当前的档案管理仍然存在一系列不安全因素而影响档案的安全性及档案的利用率。因此，为了改善这一不良现象，事业单位的领导人员必须采取有效的措施加以应对，完善具有可操作性的安全机制，做好档案管理的安全保密工作，加强档案安全管理人员队伍的建设，从而保证事业单位档案的安全性，并确保相关档案能被充分利用。

参考文献：

[1]陈敏.电子档案安全管理存在的问题与对策[J].信息与电脑：理论版，2015（24）：124-125.

[2]吕可新.从风险管理视角加强电子档案安全管理[J].赤子，2015（6）：203.

[3]王丽颖.档案安全管理体系建设的机制与措施[J].兰台内外，2015（2）：40.

[4]王茹熠.大数据时代下的数字档案安全管理对策[J].兰台世界，2016（22）：19-21.

[作者简介]马荣（1976—），男，云南大理人，馆员，研究方向：档案。