浅析企业档案收集整理与管理

戚真珍

摘要：在当前全面改革进一步深化的背景下，企业之间的竞争也比较激烈，企业要想在竞争中占据发展优势，这就需要从管理上进行加强。本文先就企业档案规范化管理的重要性以及管理的现状加以阐述，然后就企业档案收集整理管理的措施详细探究，希望能借此理论研究，对企业档案的管理工作有更多的认识。

关键词：企业；档案管理；收集管理

一、引言

档案管理工作是对企业发展历程和相应资料进行管理的重要工作，对企业的发展以及管理工作的开展都有着重要意义。尤其是面对当前比较复杂的发展环境，企业档案的收集整理以及管理就更为关键，所以要能以新的姿态重视企业的档案收集整理和管理工作。

二、企业档案规范化管理的重要性以及管理的现状

（一）企業档案规范化管理的重要性

企业的发展中做好管理工作是比较重要的，档案管理是企业管理中的重要内容，保障企业档案规范化管理，对企业的整体管理工作发展就有着积极意义。企业档案是记录企业发展历程以及对企业的管理提供参考的重要内容，也有助于企业的战略发展。企业档案管理工作作为评判现代化管理水平的重要依据，只有规范的管理才能有助于企业的全面发展[1]。企业档案管理中涉及到的内容比较丰富，人事信息以及人才储备和会议谈话记录等等都是比较重要的档案内容，要能结合实际档案管理发展需要，对档案的信息做好整理以及收集和管理，为企业进一步发展打下坚实基础。

（二）企业档案收集整理和管理的现状

从当前企业档案收集整理和管理的现状能发现，其中还存在着不少的问题有待解决，这是影响企业整体管理发展的重要因素，主要的问题有以下几个层面：

其一，档案收集工作面临的问题多样。企业的档案管理中涉及到的程序和内容比较多，某个环节没有做好就会影响整体的档案管理质量。档案的收集环节是比较重要的，但在实际的档案收集工作当中，还面临着诸多难题。如：声像档案的收集工作开展过程中，由于声像资源比较独特，价值大小很难判断，也很难对其分类描述等，缺少说明文字，这就给档案管理人员造成很大的困境[2]。还有是一些有价值以及高利用率的档案收集过程中，存在着诸多问题，如：缺乏档案资源共享意识，会使得档案收集工作存在很大阻碍，造成档案收集工作效率比较低。同时，档案收集人员的专业素质不高，会影响收集的整体质量。

其二，档案管理制度有待健全。企业档案的管理工作实施，为保障档案管理的规范，就要有完善的档案管理制度作为保障。档案管理制度对档案的各环节的工作都有着详细的规定制度，按照规章制度执行才能保障档案管理的质量[3]。而从企业的档案管理制度的制定情况能够看到，其中还存在着诸多不足之处，档案管理制度不完善。有的甚至没有档案管理制度，或档案管理制度的针对性不强，工作人员对档案收集工作没有加强重视，造成档案工作的归档问题比较多，档案管理工作开展缺乏秩序。

其三，档案利用效率低的问题。企业的档案管理过程中，提高档案的利用效率发挥档案信息的价值，才能促进企业的可持续发展。市场经济的进一步成熟发展中，也给企业的发展带来了机遇，在这一过程中企业的管理能力水平就成为其可持续发展的衡量标准，档案管理是比较重要的内容，但是一些企业对档案的收集管理工作并没有真正的重视，造成了档案的利用效率低的现象，这就必然会影响企业的可持续发展。企业管理工作中对档案管理工作没有加强重视，导致档案建设工作不完善，档案资源的价值不能有效发挥，档案资源的利用效率低下，形成恶性循环。

三、企业档案收集整理和管理的措施实施

企业的档案收集整理和管理工作的开展，需要从不同的角度考虑，要和企业的实际发展需求相结合，制定完善的档案管理体系制度，保障企业的良好发展。可从以下几点进行参考：

树立资源为先的收集观念。企业档案管理过程中，对档案的收集就要树立资源为先的收集观念，档案管理部门要把档案收集的面积进一步扩大，包含到各个管理部门以及生产部门等，将档案资料的收集重点以及立足点放在本单位以及企业的发展过程上，能真实记录企业的发展过程，通过提高档案信息的收集质量，才能发挥档案资源的价值[4]。

建立完善的档案管理制度。企业在当前的市场发展中，所面临的竞争压力也愈来愈大，这就要求企业要从多方面加强重视，做好相应的管理工作。档案管理工作的实施，需要有相应档案管理制度作为支持，通过规范制度保障档案收集的及时和完整，这就要求结合企业的发展经营特征和状况，来制定适合的档案管理制度。将档案管理的岗位责任制度能够有效落实，充分发挥档案管理归责制度积极作用，保障档案资料的完整和管理的质量。

构建强大的档案管理队伍。提高档案的利用率，以及提高档案的收集管理质量，就需要有强大的档案管理队伍作为依托，人才是档案信息化建设发展的动力，有高素质高水平档案人员队伍的支持，才能保障档案管理工作的规范化开展[5]。档案人员要积极主动，发挥自身的主观能动性，档案管理人员要不断学习相关管理知识，提高自身业务能力，适应新时期的档案管理工作的需要。企业要加强对档案管理人员的再教育培训力度，加强其理论以及技术等方面的培训，使其更好的适应新环境下的工作岗位要求。

档案多渠道的收集。企业档案工作的开展中，档案的收集工作是比较关键的，所以要能多渠道的做好档案收集的工作，采用不同的收集方式保障档案资料的真实完整和及时，在部门工作人员协助下完善档案的收集以及整理和归档的相关工作。通过公开资料收集，通过与竞争对手有关联的机构、人员进行侧面收集，通过建立全员调查制度而广泛开展人际网络收集多渠道的档案收集工作方式，能有效提高档案收集工作的质量和效率，也能为企业的进一步发展打下基础。

四、结语

综上所述，企业的档案管理过程中，在涉及到的一些程序方面要提高工作质量，按照规章制度办事，保障档案管理的整体质量和效率。上文中对企业档案管理的相关问题进行了分析，并提出几点档案的管理措施，这能从一定程度上更多的认识到档案收集整理管理的重要性。

参考文献：

[1]胡美维.论如何发挥企业档案管理在企业发展中的作用[J].办公室业务.2018（17）

[2]陈晓玉.信息化时代下国有企业档案管理策略分析[J].现代国企研究.2018（18）

[3]李绣凤.企业档案管理逐步向知识管理转变[J].上海档案.2017（08）

[4]夏旻，仇艳.创新驱动构建企业档案管理新体系[J].机电兵船档案.2017（06）

[5]梅瑰.企业档案管理的创新研究[J].办公室业务.2017（22）