国际文献交换实践探析——以河北省图书馆为例

丁若虹

(河北省图书馆，河北石家庄 050011)

图书馆的国际图书交换工作，是一种比较特殊的图书馆文献管理活动，它具有多种不同的实际功能。有效的、合理的图书交换，能够积极配合图书馆的文献资源建设与图书馆的社会服务活动。同时，通过超越国家界限的文献交换活动，可以获得更丰富、更有效的文献资源，并最终获取更大的交换利益[1]。改革开放以来，顺应信息全球化发展趋势，作为获取国外各类图书情报资料最便捷、最有效的手段之一，大多数省级公共图书馆将国际文献交换作为本馆文献资源建设的重要组成部分[2]。河北省图书馆与日本鸟取县立图书馆间文献交换20余年的实践证明，长期稳定的馆藏书刊互换与交流，可实现丰富外文文献，成就特色馆藏，进而带动了其他业务延展，推动和加深国际间文化交流与合作，成为让世界了解中国的一个窗口。

1 文献交换基本情况

上世纪八十年代末，河北省与日本鸟取县结成友好省县，两省县文化交流不断活跃和深入，由单纯的高层互访和贸易往来，逐步扩展到农林、环保、旅游、文教等多个领域的交流与合作，实现了互利共赢[3]。

1.1 达成初步意向

随着两省县交流合作不断深入与延展，鸟取县立图书馆以“收集有关河北省资料，以供广大县民利用为目的”致函河北省图书馆，提出在“县立图书馆开设河北省角，由两馆建立直接的交流，进行资料交换与收集”的建议。河北省图书馆就两馆建立地方文献交换提出初步合作意向，拟定交换原则、范围及有关事项。1994年两馆开始以互赠文献的方式尝试图书交换。

1.2 互访并签订协议

1995年，以两省县缔结友好关系10周年为契机，鸟取县立图书馆一行首次来河北访问，就一年分两次寄赠交换文献、适当增加两地地方文献达成共识。至1996年4月，双方交换的图书已达70册。同年6月，河北省图书馆一行赴鸟取县立图书馆进行访问，签订《书刊交换协议书》，标志着两馆文献交换关系正式建立。2003年河北代表团再次访问鸟取图书馆期间，双方对图书交换协议进行了修订，调整交换文献内容。至2017年10月两馆实现了4次互派代表团访问交流，相互学习先进的管理模式与服务特色，取长补短。

1.3 内容与范围

基于1996年签订的《书刊交换协议书》，两馆交换文献的范围包括：地理、历史、文化教育、科学技术、工业技术等五大方面，交换的数量为每年图书60册。2003年交换文献的范围进行了细化，如文化教育类细分了“图书馆学”和“信息学”等方面的书刊，并增加了文学、统计、儿童书刊、制药、医药卫生、食品、建筑建材、农业技术等。2017年10月，鸟取县立图书馆到河北访问期间，除书刊文献交换以外，在协议中拟补充增加人员互派和数字资源合作内容，以适应新技术和数字化的发展趋势。

2 具体做法

20余年的文献交换工作的实践证明，建立适应长期稳定合作的工作机制，规范的交换程序，以及馆领导在推动合作与资金投入方面给予高度的支持与参与，都对稳定和提高文献交换发挥着积极而重要的作用。

2.1 商定交换原则，签订和修订协议书

1991年8月，河北省图书馆就与鸟取县立图书馆建立地方文献交换关系提出两条交换原则：①所有交换文献都应是正式公开出版发行的；②对等交换，互利互惠。这里指的对等交换即：图书交换是一本对一本，杂志对杂志、书对书。1994年，两馆进行了首次书刊赠送，期间就交换规则、范围等进行了充分讨论，并达成共识。并在互换书刊资料有实质性进展的基础上，充分考虑两馆地方文献的收藏职能和民众利用倾向，经友好协商，1996年两馆正式签订《书刊交换协议书》共计5项12条。本着“对等交换的原则交换书刊”，并在协议中具体规定了书刊交换的内容应为“国内优秀出版物”，有关事项如“基于诚意选定交换书刊”，“所交换的书刊在做好保存的同时，使其能广泛为两省县人民利用”等都写进了协议。协议文本由汉语、日语做成相同文本各两份，经双方馆长签字后生效。2003年10月，两馆对《书刊交换协议书》进行了补充和完善，修订后的协议共计5项14条。在原有协议的基础上，书刊交换的内容修订为“国内出版物”，扩大了交换范围。

2.2 规范交换程序

两馆尝试进行书刊交换时，书目只列书名、出版社和总册数。后为确保交换的文献能够切实为当地居民利用，由需求馆提出所需文献的类别。1995年开始由对方提供交换的备选书目，比例为2∶1。书目一般详列ISBN(ISSN)号、书(刊)名、作者、出版社、出版年月、定价、内容提要等。对方从备选书目中按照协议或信函中约定数目选定所需文献书目，然后将被选文献、选定书目一起寄送给需求馆。为节省邮资，采取分包的方法，一般采用海运寄送形式。这在当时省去了外国书商、中国图书进出口总公司、外文书店等多道中间环节，使获取文献的周期比正规贸易途径订购缩短半年左右。后随互联网的发展，2009年交换文献书目改由更为便捷的电子邮箱传递，书刊仍采用寄送方式。

2.3 建立馆长信箱机制

自1991年开始，两馆历任馆长每年都有信件往来，约定并建立了长期稳定的馆长信箱机制，并通过商定交换事宜和交流工作，也建立了良好的个人友谊关系。两馆馆长之间信函往来机制的建立，以及由此形成的良好的关系，避免了由于更换馆长的因素影响或限制到交换工作的顺利进行和进一步拓展。馆长信箱重点是对每年交换文献工作进行商洽，交流两馆的特色工作以及获得的成绩和荣誉，通报两国、两省县发生的重大事件。同时，历任馆长在信函中多次表达了：“促进图书馆业务开展、加深两馆间的友好关系，使两馆间共同培育的‘文化之树’从幼苗茁壮成长为参天大树。通过‘书’这一桥梁，架起两馆的友谊之路，共同为中日文化交流做出积极的、应有的贡献”的良好意愿。2012年，日本鸟取县立图书馆新上任馆长高乔纪子在给河北省图书馆李春来馆长的信中说到：“今年是日中邦交正常化40周年，我们一定继续做好两馆图书交换工作，并以此为日中关系的友好纽带，为日中友好进一步发展做出应有的贡献。”并为此加倍付诸了努力。

3 交换文献的管理与利用

3.1 河北省图书馆

一是建立专题书目数据库。与鸟取县立图书馆交换的文献，河北省图书馆按照中图分类法进行题名、责任者、ISBN号、出版社、分类号标注，建立了专题书目数据库，并附有书本式目录、卡片式目录和机读目录。二是设专架及专区开展读者服务。在阅览室、外文书库均设立鸟取县立图书馆交换文献专架，书目数据库和各类型目录为读者提供检索、查询和借阅服务。一般每年9-10月定期举办鸟取图书馆交换书刊展览。2011年省图书馆完成旧馆改造重新开放后，专门在外文文献阅览区开辟中日国际交流文献区，向读者展示推荐与日本鸟取县立图书馆交换的图书、期刊，为读者了解日本文化、查阅相关资料提供了便利。三是开展专题服务。鸟取县立图书馆提供的本国地震和防灾方面的研究性资料，为河北省内有关部门和用户在参考、研究和预防地震灾害方面提供了有效帮助。

3.2 鸟取县立图书馆

鸟取县立图书馆在馆内开设河北省角，将交换文献进行集中展示，向县民提供有关河北省的汉语资料借阅服务。一是在读者服务方面，开设的河北省角，一方面向本地日本县民提供有关河北省的汉语资料，并提供了解相关的社会概况、经济发展与文学作品等书刊借阅服务。一方面为在鸟取县居住的华人提供中文书刊借阅服务，其中交换的日语学习用书在华人读者群体中得到了充分利用，受到当地居民和华人的欢迎。二是利用一切机会向县民宣传介绍与河北省图书馆的交流。如：利用鸟取县立博物馆举办“万里长城写真集”的机会展出与河北省图书馆交流的与“河北省、长城”相关的图书，在“第12届东北亚地区国际交流政府合作高层会议”上展出与河北省图书馆交换的图书、期刊，为两国文化的交流做出了不懈的努力。

4 实践意义

4.1 丰富馆藏文献

通过与鸟取县立图书馆进行书刊交换20余年的实践，交换(含赠送)的书刊达3000余册。其中河北省内出版社、杂志社出版的地方文献，以及图书馆学术期刊作为交换主体，颇受鸟取县立图书馆的欢迎。河北省图书馆则根据本省经济文化发展，入藏了日本医药卫生、食品、建筑(设计)、农业技术、环境保护、年鉴、风俗习惯、文学、广告、语言、观光旅游、日本鸟取出版物、动漫、地震等十多个专题文献，各自丰富了中、日文书籍的入藏，同时交换文献多利用复本，实现国际范围内的文献资源再分配，节省了购书经费。实践证明：建立长期稳定的国际文献交换关系是收集国外文献既经济又有效的辅助手段，在丰富图书馆馆藏方面发挥着积极的作用。

4.2 成就特色馆藏

基于协议规定，两馆交换的文献范围相对固定。一是地方文献、连续出版物、年鉴等书刊交换成就了两馆独具特色的馆藏。其中，交换的鸟取县地方出版物占总数的10%，自2006年起连续交换日本动漫类、旅游观光类书刊，交换到动漫作品33种179册，契合了河北省与鸟取县在动漫和旅游领域开展的合作，形成了河北省图书馆独具特色的鸟取文献和动漫作品专藏。二是形成专题文献。两馆根据当地文献特色与需求，随时增加专题文献的交换。如2008年四川汶川地震、2010年青海玉树地震和2011年日本地震之后，两馆特别为对方提供了地震、防灾等方面的书刊资料。三是交换种类服从于读者借阅需求。在实际交换工作中，为适应社会发展和各自读者需求变化，两馆会根据交换文献利用效果与两省县居民需求进行调整。通过文献分析可看出两馆文学图书交换占的比重最大，其次是反映两国社会生活的图书为两馆所重视；鸟取县立图书馆对我国青少年教育和儿童读物的需求逐年增长，河北省图书馆则对日本农业、工业技术的文献需求逐年减少。河北省图书馆交换文献种类从多至少依次为：文学、中国社会现状与研究、儿童读物、日本研究、河北地方文献、青少年教育与文化、东亚研究、经济、中日交流、生活用书、环境、传记、日汉语学习、体育、造纸、旅游；鸟取县立图书馆交换文献种类从多至少依次为：文学、东亚研究、动漫、年鉴、鸟取地方文献、环境建筑、经济、卫生健康药学、旅游与设计、食品、语言、IT、图书情报、地震灾害防御、青少年教育问题、农业。

4.3 带动业务延展

在互换文献、加强交流的基础上，河北省图书馆和鸟取县图书馆多次互派代表团访问参观、交流业务与学术。分别于1995年、1996年、2003年、2017年四次互派代表团进行了访问。互访过程中，双方面对面沟通修订了文献交换协议，交流两馆的业务工作、特色服务，互通有无，取长补短，相互介绍和学习先进的管理模式和服务方式。如鸟取县立图书馆职员公开招聘、流动图书车、成立图书馆协议委员会采购图书及细微服务举措；仓吉市图书馆重点对婴幼儿、未成年人、老人、视障读者细致入微的服务措施；关西图书馆远程服务、电子图书馆、亚洲信息服务等特色[4]，这些先进的管理与服务理念给河北省图书馆旧馆改造很大启发。

在互访参观各自图书馆、进行工作交流的同时，顺访该国家及地方的图书馆、博物馆。如2003年河北代表团顺访了仓吉市图书馆、日本国立图书馆关西分馆和燕赵园，2017年鸟取代表团顺访了故宫、保定莲池直隶图书馆旧址、石家庄市图书馆和沧州图书馆，搭建起更加深入了解、交流与沟通平台。

4.4 推动和深化国际间文化交流与合作

河北省图书馆与日本鸟取县立图书馆缔结友好互换关系以来，双方以书为载体，为本地区人民准确、及时地提供了内容丰富、范围广泛、极具参考价值的文献信息。同时，图书交流范围日益广泛，交换图书的内容愈来愈能适合对方读者需求，交流的图书资料越来越受到两国读者的喜爱，两馆间的相互了解和友谊不断加深，也得到了两地媒体的关注，并推动与其他河北缔结友好县的图书赠送工作。如1996年两馆首次签订《书刊交换协议书》时，日本《读卖新闻》《产经新闻》《日本海新闻》进行了图文报道。1999年2月，长野县赠送河北省图书馆图书233册，包括关于日语、长野县专门书籍。20余年来两馆以书为媒，建立起兄弟般的友好馆际关系，进一步促进了图书馆间的国际文化交流与合作。

长期以来，河北省图书馆与鸟取县立图书馆从建立文献交换关系入手，共同促进了两馆及两省县图书馆事业的发展与繁荣。随着信息化服务水平的不断提升，两馆还将在总结两馆交流经验的基础上，积极拓展各种文献载体和数字资源交换，建立强有力的交换信息系统网络平台，通过互联网缩短交换周期，节省交换成本[5]。并在总结实践经验的同时，扩大与其它国家馆际间的交流与合作，拓展合作内容，创新合作形式，促进国际文化的深度交融，成为让世界了解中国、了解河北的一个窗口。