基于合作与礼貌原则的外贸函电语用研究＊

袁同娣，谢文婷

外贸函电在开展国际贸易活动交流中起着重要的桥梁作用。诸多学者从教学、语言特点等不同角度对其展开了研究，但是跨视域的外贸函电语用研究相对薄弱，因此，探讨合作与礼貌语用原则在外贸函电中的应用具有很强的实践价值。

一、合作原则及礼貌原则概述

语用学研究的焦点是描述会话者如何运用句子来完成交际。美国著名语言哲学家格赖斯（Grice）提出的会话中的合作原则是语用学中的重要理论。他在Logic and Conversation一书中阐述会话双方之间存在着一种沟通上的默契，双方为达到特定交流目标而自发遵守的原则即会话的合作原则，包括4个准则：数量准则、质量准则、关联准则和方式准则。格赖斯的合作原则描述了会话者间语言交际的规约，但无法解释交际中委婉表达的语言现象。基于此，英国语言学家杰弗里·利奇（GeoffreyLeech）作出了补充，提出了礼貌原则，揭示了语言交际过程中，故意违背合作的原因[1]。同时，提出了6个准则：策略准则、慷慨准则、褒奖准则、谦逊准则、赞同准则和同情准则。

二、合作与礼貌原则在外贸函电中的应用

（一）数量准则

外贸函电以语言为载体传递商务信息，语言所载信息应满足需要，信息量不应盈亏，语句符合数量准则。数量准则与外贸函电自身的“7C”原则中的完整原则是一脉相通的，成功的商务函电应给读者传达所有必要的信息，信息量不足往往会造成随后来函的询问。

例1 We are interested especially in zebra blind fabrics.What do you have in your offer?I can’t find your website in English,so I can’t check your offer.Pls prepare offer for all your fabrics.

上例未能实现有效沟通，信息不完整，索要报价信息不明确，导致对方的追问。商务函电中重要信息的缺失，可能造成法律纠纷。

（二）质量准则

外贸函电在处理外贸业务活动中，往往涉及买卖双方权利和义务，信函中所提及的信息必须真实可靠。外贸函电的正确原则体现了合作的质量准则，要求信函措辞严谨，准确无误。

例2 You order for green beans of 50 tons has been received with thanks.We allow you 30%of payment as deposit by TT,the balance by D/P at sight.We hope that you will allow partial shipments.Beans are packed in gunny bag.Shipment is to be effected form shanghai to Sydney.

该函电传递真实信息，明确付款条件、因量大而必须采用的装运方式、包装要求及交货地点。

（三）关联准则

外贸函电的组织结构具有逻辑性和关联性，信息内容应符合对方所期望的话题[2]。外贸函电语言应讲究经济原则，信息要高度相关，应达到最佳关联，使收函人能做到发函人所期望的理解，实现成功交际。函电的简洁原则与关联准则是相通的，商务函电避免长篇大论，词汇运用多少反映了关联程度。如，“due to the fact that”应改为“because”，“in the event that”与“if”，选词“if”优先，“thank you very much”可以改为“many thanks”。去除不必要的修饰词，避免陈旧的客套句型结构，保留有效信息，简洁明了地把最重要的信息传递给收信人，实现高效沟通。

（四）方式准则

方式准则要求外贸函电信息确切明了，避免歧义，避免运用模糊、抽象、不确定的词句。函电写作的清晰原则和具体原则正是语用原则中方式准则的体现。外贸函电在语言选择上尽量运用熟悉简短、口语化的词汇，函电处理可借助插图和说明小册子，强调语言的经济原则和精确度，避免出现如“bimonthly”等模糊词句，如“$”货币符号，每个国家客户理解可能不同。外贸函电写作的具体原则要求信息具体、严谨、确切，如，货描、货币等重要信息。避免采用“prompt”等模糊表达。

（五）礼貌原则

礼貌原则主要体现在语言表达方式方面，礼貌原则、同情准则与外贸函电写作体谅原则是一致的。体谅原则要求站在对方角度考虑，换位思考[3]。当双方意见不一致时，尽量理解并尊重对方的观点，缩小分歧，表示同情。如，“You earn 6%of discount for cash payment.”避免说“We grant you 6%of discount when you pay cash.”语言表达方式不同会产生不同的情感效果。礼貌是外贸函电重要的语言特点，真诚、得体的语言有助于建立业务关系，且合理处理业务纠纷。函电用语多体现客套、合作、愿望的语气，如“thanks”表示客气，“would like to”表示赞同，“look forward to”表示愿望，“suggest”表示建议。礼貌原则不仅表现在语言选词和组织方面，还应体现在信函处理时间方面，及时回函和合理解释信函中未尽事宜的原因都是礼貌的体现。

三、语用原则在不同商务信函中的取舍

写信人不能刻板地遵守写作原则，而要领悟其写作精神，注意与语境中的非语言因素，如时间等密切相关标志性因素，写信人应有驾御语境的能力[4]，要学会灵活运用。语用原则在外贸函电书写中存在着兼容和冲突，如礼貌与简洁的矛盾。写信人要根据不同类型的信函，对写作原则作出取舍，如发盘函需强化质量原则，信息足量且真实可靠，包括商品、价格、交期、质量等交易条件，明确发盘的性质。撰写询盘函，语境信息和话语要做到最佳关联，把信息控制在原话语的语境中，信息要与主题高度相关，对方才能根据内容准确地做出相关行动。外贸函电内容上基本传递四类信息：肯定信息、中性信息、负面信息、说服信息[5]。任何类型的函电，写信人应礼貌待人，保持积极心态，强调我方可以做的哪些方面，而不是强调不可以的方面。陈述方式会影响沟通，如把负面消息放在信函开头，势必影响对方的情绪，不利于有效沟通。礼貌原则在开发函中具有重要的地位，写信人往往采用大量积极词汇，如“confident”“win-win”“appreciate”。以此给对方营造愉快的心境,以达到预设效果。抱怨类的邮件，如抱怨延迟交货、质量问题等，撰写应根据情况恰当地运用语用原则。

例3 After examining the blind materials,we are sorry to tell you our disappointment at quality of your products.The color is so dull and greatly different from the original sample.The material is not popular with our clients.There is difficulty in sales,which cause our losses.In view of longstanding business,you replace them or give us price reduction by 5%.

上例信函抱怨遮光帘布料质量，真实具体地表达问题的所在，颜色出现色差，销售不景气，给我方造成了损失。写信人在遵守关联、质量原则的同时，在语言和事情处理方面尽量做到礼貌，如采用“sorry”“longstanding”等词汇。为了长期合作，应换位思考，给对方选择，采取换货或者降价处理。

例4 As agreed,we will effect the bulk production till receiving the total payments.We regret you failed to do so.The date of delivery is coming near.We are now eager to know whether you have some difficulties.Please kindly arrange the payment as soon as possible.

此催款函未采用威胁、抱怨的方式来表达索要货款目的，而是客观地表达事实情况，以理说事，因双方约定付款方式，对方未做到及时付款，进而导致发货问题。信函做到了清楚原则，表达了因果，同时注意语言处理技巧，体现了体谅原则，如“We are now eager to know whether you have some difficulties.”也兼顾了礼貌原则，用词婉转礼貌，如“regret”“kindly”。

基于语用理论，外贸函电撰写应遵守合作和礼貌原则。同时，语用原则在外贸函电应用中存在兼容和冲突，发件人在书写过程中应该根据实际情况灵活运用，作出合理选择。