高校学报责任编辑应做好与审稿专家的沟通交流

庄亚华

(常州工学院学报编辑部 江苏常州 213032)

0 引言

教育部《高等学校学报管理办法》指出：高校学报是指由高等院校主办的、主要以反映本校科研和教学成果为主的学术性刊物。故高校学报创办之初大多由于受学校专业设置等影响，为了反映学校教学科研成果，大多数是综合性学术期刊。在栏目设置上，少则五六个栏目，多则开设八九个栏目，每个栏目刊载的文章数量也不等。经过多年的发展，虽然也有部分学者质疑和批评高校学报的综合性办刊方式，呼吁走专业化、集约化之路[1]，但综合性学报仍占高校学报的大多数。

高校学报责任编辑在刊物出版过程中要负责组稿、初审、筛选、送审、编辑加工整理、校对等一系列工作，每个环节编辑都起着举足轻重的作用，而且由于高校学报综合性的特点，以及高校学报编辑部往往受到经费和人员等因素制约，一位编辑往往要负责几个栏目的稿件，编辑每天都要面对不同领域的稿件，为了对刊物负责，保证出版物的质量，如何筛选稿件，如何选择合适的审稿专家，如何与专家进行沟通交流，是高校学报编辑工作的重要环节，这其中责任编辑与审稿专家之间的沟通尤为重要，责任编辑与审稿专家富有成效的沟通将有利于促进学报学术质量的提高。因此，学报责任编辑应重视与审稿专家进行有效的沟通。

1 送审前与专家事先沟通

责任编辑在完成初审工作后，在选择合适的审稿专家前，应对所选专家有大致了解，责任编辑可先通过电话、QQ、微信、电子邮件等与专家联系，了解专家的审稿意愿，同时更多地了解专家侧重的研究方向，向专家介绍想请其审阅的稿件的大致内容，让专家对文稿的主要内容有所了解，希望专家能帮助审稿。在稿件送审之前责任编辑还应及时了解专家的情况，如有的专家要出差或其他原因不宜审稿，则应另选审稿专家；有的专家教学科研任务繁重无暇审稿，则可请其推荐相应的其他专家审阅，以避免延误审稿。实践证明，事前联系比未经联系就送出稿件的效果好，如果事先不联系就直接送审稿件，等审稿时限到了就加以催促，这很容易引起专家的反感，影响专家的审稿意愿，还有可能会影响审稿质量。

此外，目前许多编辑部为了提高办公自动化水平、提高工作效率都使用了稿件采编系统，如“知网采编系统”“西安三才采编系统”“腾云采编系统”等，作者投稿、查稿，编辑初审、送审，专家审稿等工作都在系统中进行，有的审稿专家初次审稿，对审稿系统不熟悉、不了解，责任编辑应做好沟通解释工作，预先在采编系统中做好审稿专家信息注册工作，然后通知审稿专家，并详细介绍进入采编系统进行审稿的具体步骤，在专家审稿过程中如有疑问要及时沟通。

2 评审过程中与专家始终保持沟通

稿件的学术质量是高校学报的生命线，审稿是审稿专家对稿件的科学性、创新性、学术性、实用性等方面进行审读并作出全面、客观、公正的评价，提出能否发表的建议，并对需要修改的稿件提出修改意见和建议的活动[2]。因此，审稿专家起着为稿件把关、控制刊物质量的不可替代的作用。选准审稿人非常重要，一位称职的审稿人除了应具备深厚的专业理论知识外，还必须熟悉本学科的研究现状和发展趋势，并具有严谨的学风和认真负责的工作态度，还要有时间和精力按时完成审稿工作。责任编辑要尽可能找到合适的同行专家审稿，这样其评审意见才会准确、客观[3]。编辑在稿件送审后要对稿件进展情况进行及时跟踪，在整个稿件评审过程中做好与专家的沟通交流工作。

首先，稿件送相关专家审阅后，一定要告知专家。随着办公自动化程度的提高，现在很少还有编辑部采取纸质信件形式审稿，而大多数采用邮件或采编系统审稿，提高了工作效率，但少了沟通，所以相关责任编辑要做好稿件送审后与专家的通联工作，可以通过电话、短信、QQ、微信等与专家保持联系，告知专家有稿件请其审阅，请专家能安排时间进行审阅，并表示感谢，这样密切了编辑部与专家的关系。

其次，稿件审回后要保持与专家的沟通。同行专家的审稿意见，是论文能否被录用的主要依据。在编辑实际工作中，专家审回的稿件能达到全文发表要求的并不多，很多稿件都需要退修，有的甚至需要多次修改再经过专家复审后才能达到发表要求，还有很多稿件由于学术质量不高无法通过专家审稿。当专家返回审稿意见后，责任编辑不能简单地全部照搬转述审稿意见，而要仔细分析审稿意见并与专家及时沟通交流，对于不同的意见分别采取不同的措施。

1) 对于“修改后发表”的稿件，责任编辑要在细致分析审稿意见的基础上，写出退修意见返回作者修改。因学报大多是综合性刊物，一位编辑往往要负责多个栏目，对于每个栏目的稿件并不都在行，因此，对于专家的审稿意见如有不明白的地方要及时与专家沟通联系，尤其是文科背景的编辑对于自然科学的稿件，隔行如隔山，有时对某个符号表达什么意思都需要编辑仔细琢磨，编辑只有与专家保持沟通，才能将审稿意见准确传递给作者，作者也才能根据专家意见对稿件做进一步修改，使稿件臻于完善，达到发表水平。

2) 对于“修改后再审”的稿件，责任编辑将专家审稿意见返回作者修改时应要求作者将稿件中修改的地方标红或作批注说明，对作者修改后返回的稿件要对照审稿意见仔细阅读，逐一检查，然后将修改稿请专家复审，并告知专家作者修改的情况，大致的修改内容，这样一则可以使专家一目了然，判断作者修改是否到位，能否达到发表要求，二则可以节省专家的复审时间。有的稿件因各种原因甚至要经历多次审阅，作者需根据每一次评审意见对稿件进行细致的修改，才能达到发表水平。而一般经过反复认真修改的稿件，文章质量会有较大提高。有的作者对于专家审稿意见有自己不同的想法，责任编辑要允许作者申辩，并把相关意见转达给审稿专家，请专家再复审，这样能使审稿结论更准确、客观、公正。

3) 对于经专家审阅不宜发表的稿件，编辑也要认真处理，对于一些言辞尖锐的评审意见要委婉地转达给作者，以免引起作者的不快，打击作者的投稿积极性。

此外，责任编辑在稿件处理过程中也会碰到有的专家审稿质量不高，评语过于简单、没有说服力的情况，如有的审稿专家给出的评语是：“文章没有新意，不宜发表。”对此，责任编辑要与专家及时沟通，请其尽量将审稿意见写得详细些，使意见更有说服力，让作者心悦诚服，也能帮助作者不断提高撰写水平。还有的稿件送审后专家可能由于种种原因过了审稿时限还没有返回审稿意见，对此，责任编辑应及时与审稿专家联系，可以通过电话、QQ或微信等作一善意提醒，而不能仅仅发一封催审邮件了事。

3 审稿工作结束后与专家继续沟通

每个高校学报编辑部都有一个相对稳定的审稿专家库，专家库里的专家有的是来自校内各个二级学院、行政部门的相关学科的具有较高水准和科研水平的专家教授和科研人员，有的是来自校外兄弟院校或科研院所的专家学者，他们是学报的智库。许多审稿专家，他们不图名、不图利，不辞辛苦，为保证学报的学术质量高质量地完成审稿任务。而随着现代科学技术的发展，学科分支越来越细，交叉学科、边缘学科也不断涌现，这使得专家审稿工作的难度大大增加，为了对稿件做出准确的评价，有时要花费很多时间和精力去查阅文献资料，甚至比自己撰写一篇稿件花费的时间还要多。对此，编辑部应尊重专家的劳动，对于专家的辛苦付出要给予一定的回报，而发放专家审稿费是最直接的体现。因此，在专家审稿结束后，责任编辑应及时做好专家审稿费的统计、发放工作。

目前，越来越多的高校学报编辑部由于学校财务执行新的财务制度，发放专家审稿费不允许用现金形式结算，而对于校外审稿专家则要求银行卡转账，需要编辑部提供专家的一些个人信息，包括专家姓名、身份证号、银行卡号、开户银行名称、手机号等。对此，专家往往会担心个人信息泄露，这甚至影响了专家的审稿意愿。对此，责任编辑要及时与专家沟通，做好解释工作，并严格遵守保密规定，保证审稿专家不流失，维护审稿专家队伍的稳定性和持续性。

4 结束语

学报责任编辑不仅在稿件的整个评审过程中要做好与审稿专家的沟通交流工作，在平时的工作中也要重视与审稿专家建立长期、稳定的联系，要经常关注相关专家的研究方向和课题进展情况。学报编辑部还可定期召开审稿专家联谊会，交流审稿经验，增进相互之间的了解，增进友谊；对校外审稿专家，平时也应通过各种方式经常与他们保持联系，时常送上一份问候；对经常承担审稿任务、审稿质量高又不拖延时间的专家，编辑部应给予适当的奖励。相信只要每个责任编辑积极主动地与专家保持良好的沟通，一定能取得专家的信任，更好地做好学报编辑出版工作。