人事档案管理存在的问题及对策研究

2018-03-28

传媒论坛 2018年18期

（苏州农业职业技术学院组织人事处，江苏苏州 215008）

现在经济的不断发展对高校建设提出了更高的要求，在此过程中需要进一步完善人事档案管理工作，确保对相关人员档案进行更为有效的管理，避免发生不良状况。为了更为明确其认知，特此展开本次研究，希望能够对相关人员具体作业提供更为丰富的理论依据。

一、现存问题

（1）管理体制不全。在我国目前高职院校进行人事档案工作时，管理作业规范性存在一定程度的不足，大多数人缺乏充分的档案意识，管理方式陈旧，档案存放也较为分散，一般而言，高职院校建设过程中包括学生处、科研处、教务处、人事处以及组织部等各职能部门均具有独立的人事档案，但是档案管理工作规范性还存在很大程度的不足，对档案工作管理成效和服务水平造成极为不利的影响。

（2）保存形式单一。在高职院校建设过程中，如果要做到规范化管理人事档案，必须确保其内容体现和存放形式实现与时俱进，在目前人事档案工作过程中，档案内容和保存存在一定程度的不足，归档材料的部位规范和不完整是其中最为突出的问题。虽然我国国家部门已经对档案管理工作提出了明确规定，但是在进行具体实施过程中，档案收集工作依旧存在较大的困难。很大一部分院校依旧使用纸质形式进行档案资料保存工作，在保存相关信息时也需要进行书写记录，采用纸质方式进行存储很容易受到自然环境的侵蚀，需要的投入更大，同时档案可复制性也远远不足。

（3）硬件设备简陋。在我国目前人事档案管理工作中，档案室硬件设备较为简陋，防盗、防潮、防火手段也远远不能满足现代社会发展需求，当发生突发状况时，不能对其相关问题进行有效解决，同时依旧采用人工操作检索调阅档案材料，工作效率存在很大程度的不足，同时也很容易发生失误。除此之外，纸质档案的反复调阅也为方案安全管理工作带来更大难度。

二、应对策略

（1）强化安全意识。档案管理人员在进行具体工作过程中必须对档案信息安全加强重视，确保具有更高的保密意识，进行档案查阅制度的合理制定，最大程度确保其安全性。在查阅人士档案时，通常存在非公开信息和公开信息两部分内容，其中公开信息具体指姓名、出生年月、籍贯、性别、岗位职称变化、工作经历、学习经历等。而非公开信息在具体包括涉及个人隐私的相关材料。必须确保不能在网络上传输个人非公开信息，确保管理系统数据具有更高的可靠性和安全性。

（2）完善管理体制。在进行人事档案管理工作时。必须确保高度，遵循国家相关法律政策，高职院校需要有效结合具体工作特点和相关需求，进行管理机构的有效组合，以此为基础进一步制定工作发展规划，进行各项规章制度的有效制定和进一步健全。在此过程中需要对工作过程中基础性任务进行深入分析，确保收集到的档案内容具有更高价值，保证用人标准逐步形成，进行档案工作机制的合理完善，确保相关部门能够进一步明确自身管理职责，实现工作管理水平的有效提升。通过采取会议、校刊、海报、广播等多种形式强化档案工作宣传，确保干部群体能够进一步认识的校园建设过程中人事档案应用的重要价值，确保教职工具有更高的档案归档意识，及时向学校进行相关档案材料的有效转移。与此同时，相关部门还需要基于具体档案核查工作建设档案制度，确保档案工作建设具有更高的科学性，从而规范管理档案工作。

（3）提升档案功能。在进行档案管理工作中，必须进行网络化管理价值的有效发挥，建立网络系统，更为有效地规划管理人事档案，对其相关工作进行有效协调，确保能够有效存储和进一步传递档案数据信息，同时对其相关数据内容进行及时搜集，定期进行有效整理，避免出现文件资料流失。基于档案材料范围和具体来源分析轻重缓急，确保归档工作管理质量有效提升，全面记载相关内容，确保内容动态性和客观性。在传递人事档案过程中需要确保个人私密性，设定专门人员管理档案。专职人员在进行档案管理工作中需要确保整体存储相关档案资料，应用现在网络技术传递信息，进一步确保信息传递的安全性。

（4）更新硬件设备。在面对目前档案室简陋的硬件设备，必须对其进行有效更新。首先需要做到以防为主，进行安全检查制度的合理构建，领导部门必须对其加强重视，在发现问题和安全隐患时需要及时向上级部门报告。进行高质量档案柜的合理配备，在进行防火工作过程中，进行消防器材的合理配置，管理人员需要能够对其熟练应用。同时需要确保档案室内设置的密集架不能与地面直接接触，需要除湿机的合理配备，避免档案潮湿。然后需要基于具体需求进行数码相机、扫描仪、计算机等现代化装备的合理配备，确保进一步实现计算机管理。