浅谈社会保险业务档案管理

高亚辉

摘要：近些年来，“档案”一词在我们的日常生活中出现得越来越频繁，然而每当我们一提到档案，首先浮现在大家眼前的印象就是领导者的人生历史，是各单位职工参加工作的證明，跟我们普通老百姓“没有半毛钱的关系”，然而事实上，社保业务档案与我们普通百姓的生活确是密不可分的。随着我国社会保障水平的发展、社会保障体系建设的不断完善、社会保障覆盖范围的不断扩大，即使是刚落地的婴儿，只要他参加了社会保险，便会形成社会保险业务档案。因此，如何管好、用好社会保险业务档案，是摆在我们面前的重要课题，也是本文讨论的重要问题。

关键词：社会保险；档案；管理

一、社会保险业务档案建立的必然性

所谓社保业务档案，全名应称作社会保险业务档案，人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令发布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》中是这样表述的：“是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。”社会保险是社会现代化的必然产物，并且它会随之社会的发展而不断进步。社会保险业务具有十分个性化的特殊性，而这种特性决定了社会保险业务要有法可循，有法可依，可查询、可修订，如若修改的话需要保留改动轨迹，这就要求我们必须要建立和规范保险业务档案，也体现出了社会保险业务档案建立的必然性。

二、社保业务档案管理工作中需要注意的问题

（一）做好档案工作，离不开高层领导的决策与实施

我们在工作的时候，无论是写文件，还是在分享经验做讲话的时候，都会有意识或无意识地加上一句话，那就是“单位领导的重视和支持”。很多人觉得这句话是一句空话，只是为了溜须拍马，毫无实际意义，那就大错特错了，这句话实则里面蕴含了非常深刻的经验。我们通过对很多单位进行的调查发现，单位领导，尤其是单位一把手对某项工作的重视程度，直接关系到该项工作的成功与否。很简单的道理：受到老师重视的学生，往往学习成绩高于那些老师不管不问的学生。单位领导重视的工作，对该项工作能投入较多的精力，配备充足的人员、提供满足工作的经费，工作自然要轻松得多。所以更多时候，我们应该去更多的向领导宣传档案工作，用我们档案发挥作用的实例去宣传。这样领导对档案有了新的认识，对档案的重要性有了新的了解，自然而然就会重视档案工作了，而我们的档案工作自然也就越做越好了。

（二）做好档案工作，离不开对业务档案的收集与整理，其一定要具备完整性

档案的收集整理工作是整个档案管理工作的基础性工作，也是所有档案工作应用的基础与前提，这个基础性工作完成度的好坏，关乎着所立案卷的质量，也就会对日后档案的提供利用造成直接影响。档案的收集工作是档案管理环节的第一步，假若档案文件材料收集不齐全、不完整，我们整理出的案卷也是不齐全完整的，日后工作需要对以往档案进行调查比对的时候，它的证明力和实际应用率就会大大折扣，甚至不能证明某些问题，失去档案工作的有效性。比如，我们发现，有些经办单位，在工作过程中，经办规程和业务规范上要求的表单是收集起来了，参保人员也签了字了，可是却没有审核单位的签章，那么就像一份公文没有加盖公章一样，文件材料就失去了法律效力，连这份文件材料的真实性都不能证明，又怎么能指望用这份文件材料去证明某些实际问题呢？因此，要做好档案管理工作，就必须完整的去做好业务档案的收集与整理工作，任何的材料都必须能够具有实际的应用效益。

（三）做好档案工作，离不开档案管理制度的约束

我们档案室里有很多档案制度，比如档案收集制度、整理制度、保管制度、借阅利用制度、统计制度等等，这些制度的制定，并不是用来挂在墙上展览用的，或者是应付上级主管机关检查用的，而是需要切切实实地去执行。只有依靠完善的制度来管理，我们的档案室管理才会井然有序，我们的档案工作才会一步步提高。

三、对社会保险业务档案管理的期望

（一）加强社会保险业务档案管理工作队伍的培训工作，培养一支思想觉悟高，业务能力强的档案管理干部队伍。各级社保经办机构单位，要把培养和使用档案管理人员作为工作重点，选拔骨干人员，加强培训，系统掌握档案管理工作的基本要求，做到档案管理工作常抓不懈；不断总结经验教训，把档案管理工作人员培养成思想觉悟过硬业务能力超群的复合型人才。

（二）对档案管理工作的基础建设加大投入，升级业务档案保密等级，划设管理红线。各级社保经办机构在抓好档案管理人员培训的基础之上，要加强档案室的基础建设，县区以上各级社保经办机构，要设立独立的档案室，并且档案室的位置要设置在各业务部门的中心位置，方便各业务部门对档案的查询与审阅。

（三）完善法制法规，加强法制建设，在遵守档案法的基础上，进一步完善社保业务档案管理制度，做到有法可依，违法必究，执法必严。党的十八大提出依法治国理念，社会保险业务档案管理工作也必须紧紧靠拢这一理念，任何工作都要依法开展。

总而言之，我国的社会保险业务档案管理工作起步较晚，我们在这方面，还有许多工作需要探索和完善，我们要正视自己的差距，我们要在模范遵守档案法的基础上，制定和细化社会保险业务档案管理制度，做到人人懂法，守法，护法，使社会保险业务档案管理工作健康有序开展起来。