学校装备业务过程管理研究与设计

唐毅敏

（南京城市职业学院，江苏南京 210002）

在高校不断发展的过程中，教育硬件装备属于其发展的基础，设备管理部门属于学校硬件装备的主要机构，其具有重要的责任，并且还承担较为复杂的工作任务。以高等教育及设备管理自身的规律，对高校设备管理改革目标、思路及实现步骤进行明确，创建满足高校设备管理发展的体制，是现代高等学校装备管理部门需要讨论的课题。为了能够使学校装备综合管理能力得到有效提高，以信息技术作为手段，创建全新的装备信息化管理平台，使学校装备业务朝着过程化、专业化的方向发展。

1 管理系统及流程概述

1.1 结构和运行

基于管理平台设计角度分析，以实现装备过程管理为目的，功能上满足符合现代高校装备管理的发展。所以，管理系统设计的思路就是对系统功能需求进行分析，设计系统组织结构图，整个系统需要达到的建设目标及制定系统实施计划。对于管理系统来说，指的是组织机构设置和职能的分配，其主要解决的问题就是管理系统中机构、功能的设置、管理业务的实现并且确定系统完成的内容。运行设计指的就是在结构设计过程中明确职能及做什么，从而制定如何做[1]。

1.2 管理体制

管理体制指的是针对管理系统行为主体和活动范围、规律及方法进行规定，同时也对管理系统中授权人、职责范围及操作方法进行规定。体制包含了结构和运行两个方面，并对其框架进行规定。

管理系统结构体制是实现对系统行为主体和活动范围基本的规定，主要是对于管理机构和管理人员设置、功能管理、功能实现等事物进行规定。管理系统运行体制是指系统主体在活动范围中基本行为方式和规则规定，主要是以科学管理原理特点为基础制定的方法和原则框架。

1.3 管理业务流程

管理业务流程指的是管理系统在实现装备管理业务过程中活动和顺序关系，每完成一项管理业务，都要实现一系列的操作，将此任务过程中的操作作为工序。本文研究的装备业务过程管理系统具有层次性、系统性、开放性及目的性的特点[2]。

2 装备业务过程管理的设计

2.1 装备管理体系创建

在高校办学规模不断扩大的过程中，教学设备数量及种类也在不断的提高，设备资产管理涉及的范围及人员也在不断增加。客观方面，高校的财力、人力及物力等资源都是有限的，所以就要对高校装备工作的过程性、合理性实现全面的管理。随着信息化的不断发展深入，高校装备业务实施网络信息化已经成为一种必然，能够有效解决高校设备资产管理方面的问题。所以，高校设备管理部门必须要创建出符合学校业务要求的资产管理平台。常见的装备管理平台包括以下的功能：首先，具备基本的装备入库、领用、库存等常规业务平台，根据实际需求创建装备电子台账；第二，基于采购方面，要从装备验收入库开始创建设备条形码（二维码）信息，即每件装备都具有电子标签；第三，装备数据进入系统平台数据库之后，能够实现利用此平台对装备进行条码打印、数据查询、财务报表输出及设备跟踪等装备管理的操作[3]。

基于政府对风险管理要求的持续加强，技术手段的不断革新，对学校装备业务管理平台的改革与创新都提出新要求。未来管理平台都应该更加注重对过程的管理与控制，除常规管理外，着力构建出一个学校装备工作的管理生态，把法律制度要求与业务工作化为一个个的信息化管理模块，如通过履约验收、维护维修、资产监管、达标评估、计划编制与数据应用等模块，实现功能的生态形成。实现以项目合同履约过程管理，推动工作规范与机制的落实，推动工作职能的落实与绩效管理，建立即时的、标准的、规范的专业数据，最终实现质量管理和综合应用的要求。

2.2 装备管理体系的流程

因为不同装备的管理方式各有不同，作为流程的探索，对于每种装备业务都要求具有多种流程方案，所以要实现多方案的评价和选择，以此选择更优的方案。每项管理业务要从多个流程选择最优流程，也可以有效吸收被淘汰流程方案中的优点，最后再实现优化。在确定全部管理业务工序流程之后，要实现整个管理系统业务流程体系的一致性分析，主要包括体制和流程之间的一致性。体制一致性包含结构体制和运行体制两个方面，体制和流程都是创建管理系统的核心因素，流程的实现过程需要一种或者多种相关体制的支持，它们之间相互影响，互相协调。流程一致性是指不同的业务流程在处理不同的管理功能时，因设计的局限性，可能存在冲突，通过评价体系发现不合理流程，完善流程，达到冲突最小化目的[4]。

新形势下，我校的业务流程也需要不断的完善。结合学校实际工作的开展，业务流程设计如下：（1）计划编制。该阶段须提高计划编制的科学性、精确性，保障预算管理的规范。（2）采购审批。主要实现采购项目的资金来源和方案合理性的需求确定，并按照学校设置的内部流程进行逐级审批，最后提交采购中心。（3）履约验收。过程管理的核心阶段，严格合同履约的规范性、专业性，强化质量管理的品质，建立过程化的项目材料，跟踪并可追溯。（4）资产监管。实现标准数据，对接财政固定资产系统（各类上报系统），构建设备生命周期管理过程，即时进行资产统计与监管。（5）维护维修。实现线上的运维服务，主要用于强化质保期内的合同履约，构建质保期外的运维服务和校园智能报修服务平台，沉淀设备品牌、服务企业、设备运行效益、运维价格等专业数据。（6）数据应用。实现通用的专业数据与设备信息统计分析，为学校实现达标、评估提供数据支撑，也为以后的预算编制提供科学的决策。

3 装备业务过程管理的实现对策

3.1 明确装备管理职责

高校装备的部署属于装备管理部门的主要工作内容，部署决策与学校资产效益具有密切的联系。为了使教学装备管理得到进一步的加强，可以创建领导统一、层层负责及相互监督的管理体系，实现自上而下的管理。尝试建立装备管理工作小组，其主要目的就是监督各个部门装备的购买、审核和绩效。财务处负责资金的审核与配置；资产管理处（采购管理中心）负责装备招标采购和账目管理；技术处负责专用设备类归口管理，后勤处负责家具、通用设备类归口管理，包括项目论证、实物管理、验收入库、效益审核；各装备使用部门负责设备的需求申请、日常使用、记录、保修。分级管理，职能细化的管理方式，促使各部门相互配合和监督，并且明确自身的责任，完善制度，过程管理中充分发挥各个部门的管理优势，以此对装备业务过程进行有效管理[5]。

3.2 重视装备计划编制

采购前，对编制计划进行有效管理，结合学校专业、学科建设方向，充分论证装备项目的可行性和合理性。功能模块中，数据分析功能将对平台中现有数据进行挖掘，形成分析报告，为决策提供直观的数据支撑。主观与客观相结合的分析方式使得计划编制更具科学性和说服力。各部门逐级审批的过程管理，在系统中都留有痕迹，从而保证了计划编制业务的透明与公开。

3.3 完善装备履约验收

如今的装备入库验收不仅仅是简单的物、账相符，数据库中编号、价格、年限、存放地等标准化的字段，是需要更加全面、细致的过程管控。实现从项目中标后，到项目验收的过程全监管。通过对项目实施过程的动态监管，实时把控项目信息，有效监督项目的运行（质量、工期、成本），支持各类项目的实施流程自定义。明确职能部门、使用部门和中标方的职责，明晰各自的业务范围，借助数据共享实现项目信息透明对称。在项目的实施过程中动态采集数据，生成“项目管理”和“项目文档”的电子档案（包括：招投标文件、合同文档、竣工文档、验收文档、设备信息等）。

3.4 创建装备维修维护

维修维护功能将是装备业务过程管理中全新的尝试。设计一种智能的报修方案，运用二维码与微信技术，使用人能便捷地向学校维修部门进行各类报修，由学校后勤或技术部门进行维修，或由校维修部门再向相关企业转报。实现质保期内报给供应商，质保期外报给服务商。学校向企业报修后，企业维修过程中生成维修记录和学校评价，作为绩效评价的依据。

3.5 探索装备数据分析

系统应建立标准的、规范的和专业的数据库，通过专业化的大数据挖掘与分析，为决策、评估和投入提供数据支撑。数据分析不仅是固定的、标准的数据，还可以根据工作的需要，构建决策分析的数据模块设计。可根据本校数据进行灵活的报表设计，进行深度的挖掘与分析，形成各类的数据分析报告。

3.6 开放装备数据接口

系统设计产生两类数据，一类是按装备项目形成的装备数据，一类是按固定资产形成的固定资产数据。前者是装备投入、使用与评估的数据，用于学校各职能部门，为大数据挖掘与分析提供支撑。后者是财政固有资产管理的数据，严格按财政部的数据标准，可直接上报财政部门。平台的基础数据要实现底层专业化、表层标准化，可以与任何第三方平台进行全面对接，方便接入不同的公共服务平台。

4 结语

如今各类学校都非常重视教育装备管理工作，且管理方式不再是简单的账物管理，都是以提升学校装备综合治理能力和廉政风险防范为目标，以支撑学校装备的专业化发展和提升装备工作的水平为任务，以构建学校装备的信息化管理平台，引领和促进学校装备的专业化发展为手段。装备业务过程管理是学校装备管理系统的具体实现，也是系统职能与功能设计实现的核心体现。因为装备业务的过程存在不唯一性，所以就要实现过程的不断研究与优化，以此保证装备业务过程的最优管理。

本文运用管理系统与流程理论，结合学校工作实际，研究未来可能建立的装备业务过程管理平台，并设计可能的功能模块，以应对最新的装备业务管理要求，并最终实现管理部门、使用部门和企业共同构建一个三方信息对称与责任明晰的，专业过程管控与数据服务的，线上线下共同合作管理的全程管理生态。

参考文献

[1]王体春,唐海英,吴婧,等.面向研究生教育过程管理信息化的指标体系研究与设计[J].中国市场,2016(12):85-86.

[2]张琴,张慢来,周志宏,等.过程装备与控制工程专业毕业设计中的精细化管理研究[J].考试周刊,2015(38):157-158.

[3]邹华,翁洪波.高校教育经费精细化管理的研究与实践——基于业务流程管理的高校教育经费管理系统设计与开发[J].青年与社会,2015（2）：124-125.

[4]杨刚.基于ERP的航空发动机维修管理系统研究与设计 [C]//中国航空学会2012装备维修保障信息化研讨会.2012.

[5]王素美,黄宗英,来天平.基于业务流程的学位管理系统的设计与实现[J].华东师范大学学报：自然科学版,2015(s1):330-334.