在电子信息化环境下如何做好工程档案的归档工作

林士钰

摘 要：随着我国电子信息技术的飞速发展，其在各大行业中得到了广泛的应用，尤其是在工程电子档案的管理中。将电子信息技术运用到工程档案的归档工作中，能有效提高工作效率，保证工作质量，但是其在应用过程中仍然存在一些问题，对工程档案的归档工作有一定的负面影响，而如何在电子信息环境下做好工程档案的归档工作成为当前急需解决的问题。本文针对这一问题展开讨论，从四个方面提出一些解决对策，从而有效保证在电子信息化环境下工程档案归档工作的正常进行。

关键词：工程档案；管理；实现；电子信息化建设

工程档案管理工作对工程施工进度及施工质量有很大的影响，而且对事业单位工程管理经济效益有重要作用，因此，加大管理工程档案的力度刻不容缓。随着我国建筑行业的快速发展，工程建筑过程中涉及多种工程相关材料，这些文件和材料是整个项目工程的核心内容，因此，对这些文件材料的有效管理和保存是十分重要的，利用电子信息技术将相关材料保存到计算机中能有效提高档案的安全性，并且在一定的程度上提高了工程档案的管理质量。本文着重对工程档案归档工作在电子信息环境下有效开展进行讨论，提出一些提高管理效率的对策，供相关人士参考。

一、加强领导的重视程度，保证制度的完善

在工程档案的管理中，如果领导足够重视档案管理工作，那将在一定程度上提高电子档案管理的质量和效率，因此，加强领导对电子档案管理的重视程度是很有必要的。单位领导重视电子档案管理工作，那么下属员工必然会对这一工作产生足够的重视，在一定程度上提高了电子档案管理的效率和质量。另外，领导不仅要参与档案管理过程，还需要对下属员工进行监督，并且定期对工作人员的工作状况进行检查，这样能有效调动工作人员工作的积极性。除此之外，领导还要加强档案管理工作相关制度的完善，将所有的员工进行统一管理，并且合理分配工作任务，每个部门及每一位员工都有自己的任务，在检查期间只需要对每个部门及每位员工负责的任务进行检查即可，这样才能保证档案管理工作的高效性和高质量。最后，每年将所有员工的档案管理工作进行统计，然后根据工作过程中的出错率进行对比，评选出最佳员工和最差员工，对最佳员工给予奖励，而对最差员工进行批评教育，对其进行培训，保证档案管理工作的质量和效率。由此可见，领导对档案工作的重视程度直接影响电子工程档案归档工作开展的是否顺利。

二、加快档案管理观念的转变

目前，我国大部分事业单位对电子档案的接纳程度不够，还停留在传统档案的管理中，传统档案的管理方式不仅效率低，而且不能有效保证档案的安全性，而利用电子信息技术将档案信息化，可以有效提高档案管理的效率，并且保证档案管理的效率，值得各大事业单位学习和应用。因此，应加大力度让各大事业单位转变档案管理观念，接纳新型的电子档案管理方式，从而有效提高档案管理的效率和保证档案的安全性。一般来说，工程档案的归档工作是十分复杂的，而对于电子档案管理方式不熟悉的单位来说，其工作难度非常高，因此，将电子档案管理过程进行多种不同方法收集，包括追踪收集、分阶段收集、强制性收集以及电子信息化收集等四个收集方法，从而有效保证工程档案归档的质量和效率。第一，追踪收集，档案管理人员对施工单位进行实地考察，询问施工人员施工进程，并且收集相关资料，然后将其整合，作为工程档案。第二，分阶段收集，这种方法适用于施工周期长，项目较大的工程，一般来说每一个月进行一次档案收集，收集方式与追踪收集一致。第三，强制性收集，对有些管理制度不够完善，并且施工进度缓慢的施工单位来说，档案管理人员可以求助档案管理相关部门，强制性进行工程档案的收集，保证工程档案归档工作的正常进行。第四，电子信息化收集，这种方法是目前收集效果最好的，不仅能全面收集工程相关资料，并且能有效保证工程资料的安全性和完整性。将所有收集的资料进行电子化，储存到计算机中，需要使用的时候直接打印即可，方便管理也方便使用，是目前档案管理单位大力推荐的档案管理方法。

由此可见，为有效提高工程档案归档工作的工作效率和保证档案的安全性，推荐使用电子信息化收集方式，这种方式不僅有广泛的应用范围，而且有很高的安全性，还能有效促进档案管理向系统化、规范化及标准化的方向发展。

三、利用电子档案信息，有效促进工程电子档案管理工作

工程档案归档工作做的好，对后期档案调用有很大的帮助，反过来也对档案归档工作有一定的积极影响，尤其是对电子档案来说。在实际档案管理过程中，档案管理人员如果能对所有工程档案有很好的了解，并且熟知档案信息的价值，会让他们更加主动地配合档案部门做好档案的归档工作。完成工程电子档案的归档工作之后，工作人员可以根据档案类型进行分类，将不同类型的档案进行分类，这样后期有新档案就直接可以进行归档，在一定程度上缩短了档案归档的时间，提高了档案归档的效率。除此之外，档案管理人员还可以通过对档案信息的了解，帮助他们对档案内容的掌握，面对不同项目工程的档案，知道如何去处理，并且有效地对其进行归档，从而保证工程档案的合理归档，有效促进档案管理工作的正常进行。

四、强化档案管理人员的素质水平，提高档案管理质量

目前，我国档案管理人员的整体素质水平不高，面对不同项目的档案资料不知道如何进行归档，大大影响了档案归档的效率。针对这一现象，档案管理部门应该对所有的工作人员进行专业化培训，让他们充分了解电子信息档案的制作及储存方式，而且对他们处理一些意外事故的能力进行培训，从而有效提高档案管理人员的整体专业素质水平，尽可能降低在工作时出现错误的可能性，从而有效提高档案管理的效率。另外，还需要对档案管理人员进行电子计算机技能和应用软件的培训，让他们掌握电子档案归档工作需要应用的技术和软件，保证电子档案归档工作的正常开展，从而有效提高电子信息化环境下工程档案归档工作的效率和质量，并且保证电子档案的安全性。所以说，加强档案管理人员对电子档案的接纳和应用，对工程档案在电子信息环境下的归档工作有很大帮助，并且在一定的程度上保证了工程电子档案的安全性。

五、结语

综上所述，随着我国建筑行业的快速发展，工程档案归档工作难度越来越高，传统的档案管理方式不再满足如今档案的管理，将电子信息技术应用到工程档案管理中能有效提高档案管理的效率，并且保证档案的安全性。文章从四个方面展开分析，提出一些在电子信息环境下做好工程档案归档工作的有效措施，保证工程档案归档工作正常进行。

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