浅谈做好企业集中采购档案管理工作的重要性

李晓龙

摘 要 随着信息技术的不断发展，企业集中采购是政策性、专业性和法律性很强的一项工作，要做好企业的集中采购工作，除了一支高素质、高水平的专业技术干部队伍和一个高效、规范的企业集中采购操作平台以外，笔者认为加强企业集中采购活动中的档案管理同样重要。

关键词 集中 采购 档案 管理 重要性

一、充分认识做好企业集中采购档案管理工作的重要性

首先，做好企业集中采购活动中的档案管理工作是企业集中采购规范化管理的一个重要环节，它是企业集中采购工作不可缺少的组成部分。作为企业集中采购的后期工作，集中采购档案管理工作看似一件小事，其实关系重大。《中华人民共和国政府采购法》第七十六条明确规定：“采购人、采购代理机构违反本法规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以两万元以上十万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。”既然企业集中采购工作中的档案管理工作如此不容忽视，那采购文件应该如何保存呢？《中华人民共和国政府采购法》第四十二条明确指出：“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。”所以，采购文件不齐全，档案管理部规范，一是无法从中总结经验，取长补短，不断完善，二是无法配合相关监督检查部门进行工作监督和检查，无法提供真实可靠的材料以供审核，三是无据可查，没有借鉴和修订的根据。

二、企业采购档案管理工作必须实现专业化

档案管理是一门学科，并不是任何人都能胜任的工作。在档案管理工作中我们曾发现这样一些问题：一项采购工作已经完成，但采购人员存档的材料没有及时存档，一个不够专业的档案工作人员并不知道如何进行档案的整理和存档，脑海中对要归档的文件没有一定的层次性，认为只要是采购组织交来的材料就可以归档，至于是否全面，是否符合归档的条件要求都不清楚等等，这些都是企业集中对采购活动中档案管理工作的认识误区。把随意性带到工作中是很危险的事情，有时导致的后果是不堪设想的，甚至会影响企业采购工作的大局。企业集中采购档案管理工作是一门专业性很强的学问，必须由专人负责，才符合企业集中采购工作专业化、规范化的要求，这个人必须有严明的组织纪律性，熟悉国家相关政策法规，对于企业集中采购工作要有足够的了解和认识，对于档案管理要具备一定的经验，对于档案的编辑、装订、计算机信息管理等方面要有较高的操作使用水平。只有责任心强、专业知识过硬的档案管理工作人员，通过严格规范的操作，才能为每一次企业集中采购工作画上一个圆满的句号。要做好企业集中采购项目的档案管理，就一定要制定科学规范的档案管理制度，对于所有要归档的采购项目档案材料，一定要有明确的条目，要求对于缺项、不全或工作没有全部完成的招标材料，不能随便归入档案，一定要保证项目档案的真实性和完整性。企业集中采购活动操作中，档案归档是一个重要的环节。对企业集中采购档案进行及時收集、整理和编档，是对工作的真实记载，也是对工作经验的及时总结。

三、企业集中采购档案必须体现采购工作的程序化

由于采购单位不同、资金来源不同，采购内容和规模不同，其采购方式也不尽相同。虽然采购方式不尽相同，但档案管理工作更应具有严肃性和科学性。对于不同项目的采购工作，都应将与项目对应的采购计划以及招标委托协议书保存在档案中，这对于一个企业集中采购项目档案的完整性具有不可忽视的作用。对于公开招标的采购项目，要在国家指定报刊和网站上公开刊登招标公告。同时，档案中要保存完整的招标文件，要有详细的技术答疑、资格预审等方面的书面记载材料、开标评委抽签情况、开标会议签到表、公证部门及监督审查部门的到场情况、开标唱标报价对比表、开标记录、评标报告，根据评标方法的不同，还应保存评委表决票汇总表或有评委签名的评委打分表，以及有监督部门代表签名的打分汇总表。对于一些需要变更采购方式才能满足采购人交货时间、使用时间等方面需求的采购项目，档案中必须保存变更采购方式的申请和监管部门的批准文件。

四、企业集中采购档案管理工作必须实现信息化

信息化手段充分利用了电子化、网络化等先进的信息技术，融合先进的管理理念，使企业集中采购更加合理有效，并节省了资金，充分满足了企业集中采购的各种需求，并为采购工作提供了先进的管理手段。对于企业集中采购中的档案管理工作，通过网络信息化，可以适时地收集和整理各个采购项目的各种信息，为今后的采购工作提供丰富的借鉴资料，为采购市场提供良好的备案数据，为整个企业集中采购工作提供强有力的信息支持。由于网络的开放性、共享性，企业集中采购监督部门也可以通过信息化档案跟踪采购的全过程，实现网上监管。由此可见，面对目前我国企业的集中采购现状，采购档案管理信息化是一种必然的发展趋势。

企业集中采购工作是一项阳光事业，它关系到国家和企业的公共利益。正是因为其公开、透明、规范的操作过程，其优越性得到了越来越多人的认可，不仅遏止了腐败的滋生，节约了资金，也为市场主体提供了公平的竞争环境。

（作者单位为新疆国龙贸易有限公司）