浅谈高校档案管理质量保障体系建设

摘 要 在高校的日常管理当中，档案的管理工作占有着十分重要的地位，档案管理体系的建设关乎着整个高校的发展历史，而要建立完整的高校档案管理体系必须要有一个档案管理质量保障体系来作为前提，对于高校自身而言要想切实建立档案管理质量保障体系的关键之处就是在于能够正确地认识到档案管理对于高校发展的重要性，并且能够根据目前高校内部档案管理存在的诸多问题，提出相应的解决措施，从而能够更好地保障档案管理工作的顺利进行。高校档案管理质量保障体系的建设对于目前高校想要建设档案管理信息化有着极其重要的意义，良好的质量保障体系可以让高校能够更快的建设信息化档案管理系统。

关键词 高校档案管理 质量保障 信息化 体系建设

高校档案对于高校自身来说有着十分重要的意义，高校档案一般都是记录着整个高校的科研成果、学校活动、学生信息等重要资源，可以说高校档案记录着整个高校的发展历史，同时档案的记录工作能够帮助学校更好的完整日常工作。并且伴随着目前高校建设更加重视整体性建设，国内多数高校开始越来越重视自家的档案管理建设体系，也逐渐将在高校内部形成高校档案管理信息化建设体系，档案的自身所发挥的巨大作用正是随着各大高校的不断重视而变得更加增大。但是，需要客观分析的是，虽然各大高校在档案管理方面逐渐重视，但由于以前没有形成良好的档案管理系统，在高校档案管理当中多数都会存在管理混乱、管理人员素质较低、档案丢失严重等等问题。因此，在建设档案管理体系过程当中，必须要有严格的档案管理质量保障体系保驾护航，才能更好地为建设高校档案管理信息化打下坚实的基础。

一、高校档案管理质量保障体系建设的现状

（一）高校档案管理质量较低

目前，高校对于档案管理虽然有着转变，但是仍然显示出重视不足这一最大的问题，从而导致高校整个档案管理工作难以更好地进行下去，资金投入在高校档案管理方面显得很少，高校档案管理的软硬件设施建设落后。因为高校领导对于档案管理工作的不重视，从而导致档案管理人员在档案管理的重要性方面认识不足，没有认识到档案管理对于高校发展的重要价值，也逐渐认为档案管理这项工作是枯燥无味的工作，再加上目前高校档案管理人员年龄偏大，这就给档案管理信息化带来了一定的阻碍，也正是这样多种因素导致目前在多数高校档案管理方面质量较低，没有达到档案管理的平均水平，缺乏良好的档案质量管理保障体系。

（二）高校档案管理规章制度不完善

在目前高校档案管理过程中常常都会存在管理制度不完善的情况，不论是在档案的收集方面，还是在档案的借阅方面，都没有完整的制度来保障档案的保密性，这也常常导致高校档案容易被泄露，从而导致高校的一些最新科研成果等信息遭受泄露。并且在高校档案借阅过程中因为制度的不完善，常会出现借阅走后门的情况，想借阅档案只要领导的批示，完全就可以去自由查阅档案，这无疑给档案管理质量带来了毁灭性打击，更是难以有效建立起良好的档案管理质量保障体系，要想建立好高校档案管理质量保障体系，必须要有严格的规章制度来保障。

（三）高校档案管理部门软硬件设施落后

在网络高速发展的新时代，软硬件设施的配置情况几乎决定了高校档案管理体系建设的上限，在社会上的档案管理工作上，多数单位已经开始大面积利用现代网络科技来加强档案管理工作，也给档案管理质量带来了更大的保障，而在完成这一工作的前提是必须要有相配套的软硬件设施来进行匹配，如果在档案管理过程中没有更好的软硬件设施来作为支撑，那么就会严重影响到档案管理的质量，降低了档案管理的工作效率，这都成了目前档案管理质量保障体系建设必须重视的方面。

二、高校档案管理质量保障体系建设对策分析

（一）档案管理信息化，完善信息查询系统

在传统的档案管理方面多是采用着纸质档案管理，这种管理方式不但会耗用大量的人力，更是降低了整个档案管理的效率，而在查阅档案的过程中也会有许多不方便的地方，甚至造成高校档案信息泄露。在当前信息化时代的到来，高校档案管理必须依靠互联网的作用，而在档案管理质量保障体系建设方面就必须牢牢依靠互联网。因此，高校必须对现有的纸质化档案管理进行变革，要对原有的档案库进行信息化改造，应该安排档案管理人员对纸质档案转化为电子档案，并且能够将这些电子档案对应的录入建立完成的数据库，做好标注目录和索引，以便能够让查阅高校档案能够更加快捷方便，也能够有效保障高校档案的保密性，从而为建设高校档案管理质量保障体系建立屏障。

（二）加强管理人员素质建设

良好的高校档案管理质量保障体系建设离不开高素质的档案管理人才队伍，高校档案管理人员应该增多的增强自己的责任意识建设，能够严格遵循高校档案管理规章制度，严格按照档案管理的程序进行管理;同时，在日常工作之余要利用好业余时间来进行计算机基本操作技能学习，并且也要上网查阅一些档案管理信息化的内容，能够在业余时间不断提升自身档案管理的技能水平，增强自己的个人综合能力。当然，学校方面也要给予充分的重视，要利用好学校现有资源组织学校档案管理人员进行档案管理培训工作，让管理人员去掌握最新的档案管理技巧，并且能够能多奖惩制度来倒逼档案管理人员加强自身个人档案管理能力的增强。

（三）更新档案管理理念，促进档案管理质量保障体系可持续发展

新鲜的事物必须要有新的思维理念去理解它才能更好地利用它，在21世纪“互联网+”时代的到来属于最为新鲜的事物，在各行各业都在不断依靠互联网进行转型升级的时候，对于高校自身而言更应该充分利用互联网进行自身变革，在高校的教学方面已经在利用互联网转变传统（下转第页）（上接第页）的教学模式，而在高校的档案管理方面也应该利用好互联网，而在这个过程当中就必须让高校转变原有的思维理念，去大胆的迎接新时代的档案科学管理方法和技巧。去更多认识到档案对于高校发展的重要性，提供更多的资金去支持高校档案给管理质量保障体系建设，让软硬件设施跟得上质量保障体系发展，才能够更好地建立可持续发展的高校档案管理质量保障体系。

（四）建立健全高校档案管理制度

一个良好的制度是工作顺利进行的前提条件，在高校档案管理方面必须要有更加完善的管理制度，才能够让管理人员有规章可依据。一方面，在档案数据收集时候，要合理保证档案资料的安全利用，而在此阶段，高校就应该出台规章制度来保障档案数据收集的准确性，高校需要建立相应的档案收集、鉴别和归档处理等，对每一个档案都要进行详细的审核。另一方面，高校内部也可以根据高校实际情况来完善档案管理制度，健全档案管理组织网络，成立档案管理小组，让档案管理人员依据规章制度去有效管理档案，也能够让更完善的档案管理组织发挥作用，将为档案管理质量保障体系做出贡献。

四、结语

高校档案管理工作是高校历史发展的重要记录载体，是高校各个工作能够顺利开展的前提条件，特别是在互联网+时代，高校的档案管理工作可以更多依靠互联网来进行管理，这也能够提升高校档案管理质量水平，间接的也是显示出高校的综合实力一部分。在高校档案管理工作开展之中，各大高校需要充分重视档案管理，去建立起良好的檔案管理质量保障体系，以此才能保证高效档案为高校发展做出更多贡献。

（作者单位为湖南环境生物职业技术学院组织人事处）

[作者简介：朱小菊（1968—），女，本科，档案馆员，研究方向：高校档案管理。]

参考文献

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