浅谈如何构建职业院校档案数字化

（枣庄职业学院 山东枣庄 277800）

文件管理的价值主要决定因素是学校的使用频率。职业院校传统档案管理是以纸质材料管理以及人工管理为核心。资源的损失以及其他问题严重，制约了职业院校步入现代化的步伐。由此可知，档案数字化对整个学校的发展有着重要的作用。档案数字化主要运用科技以及网络等来对档案进行管理、分类以及存储，完成资源的共享并实现现代化。

一、职业院校档案管理中的分析与问题

1.档案管理使用的效率低，对数字管理的重要性和必要性缺前合理的认识

由于档案信息量大，管理人员的工作量也非常大，档案的分类以及标准化程度过低，在一定情况下影响了文件的真实价值。长时间纸质文件在管理过程中会出现多种问题，例如，纸质的损坏，失真以及丢失，严重的影响了之后对文件的使用。在一般的文件管理过程中，这些文件需要工作人员手工处理。

2.档案管理人员缺少培训

大部分的职业院校都缺少对管理人员的培训，这导致管理人员各个方面的水平都没有提升。虽然，工作有一定年头的管理人员会有很多宝贵的工作经验，但他们并不适应利用先进的数字化管理技术。对于那些较年轻的管理人员来说，他们具有操作现代技术的能力，但自身的经验却不足，另外，学校并没有组织相关培训，管理人员自身的能力并没有提高。大部分的院校利用这个方式来管理档案，但管理人员自身能力不足。这会造成很多问题，例如搜集重要档案时，学校找不到文件或者存储空间不够。

3.档案的搜集缺乏整体性

大部分职业院校在收集档案的过程中并不完整，这影响了当前学校档案的系统数字化管理。 在整合档案资源的时候，管理人员一般只注重财务部门、学术事务以及学生办公室等这些重要的部门，在一定程度上影响了学校档案的整体性以及档案管理的使用率。在学校的重要发展阶段中，档案的收集不完全会大大降低数据资源以及档案的价值。

4.档案管理缺少平常的维护

职业院校选择对学校里的数字化档案不采取日常的维护，致使整个档案管理过程中发生多种问题。在数字化管理的过程中，硬盘、光盘以及磁盘都是主要的储存工具。而现代数字化采用的这些存储工具虽然具有容量大以及检索便捷的特征，但同样会产生很多问题，例如，硬盘、光盘以及磁盘等设备逐渐老化，造成一定的损伤，影响之后的利用。

二、档案数字化管理的优点

和传统的人工管理相比，数字化管理更加具有优势。首先，数字化管理能够利用先进的互联网技术、计算机以及通信技术来解除传统手工管理的时空限制，用户和档案之间有一条连接的纽带，并能实现资源共享。另外，数字化管理能够大大增强员工的工作效率，方便员工搜集、分类以及检查，用保证用户能够迅速寻找到需要的档案。然后，这项存储技术和传统的纸质存储相比，数字化管理主要是以磁盘等为存储工具。这些工具存储量大，可压缩的空间也大，存储更加方便，有利于长时间的储存，平常的维护工作也更便捷。在数字化管理之下，文件管理能够实现智能化以及现代化，并且对于一些重要的档案，学校可以进行加密处理，来保证文件的安全程度。 综上所述，数字化管理能够提高工作效率，减少不需要的工作时间，节省数据存储空间，提高数据存储的安全性。除此以外，对于一些十分重要的数据，职业院校可以采取加密保护，确保数据更加安全。

三、加强档案数字化管理的建议

1.完成档案的数字化

学校应该正确认识到档案数字化的重要意义，并尽力实现档案的数字化。根据当前学校的情况，结合档案管理中出现的问题，学校应该完善一定的制度，保证整个制度在执行中的可行性。利用管理系统，提高平常档案管理工作的监督情况，保证档案数字化以及规范化。职业院校应该注重升级档案管理的方式，增加资金的投入，保证引进先进的档案管理设备以及技术，为数字化提供一定的支撑，学校同样应该确保档案的完整以及统一性。 结合这五个大方面，如，科研成果、教师业务、档案主页以及研究生档案。学校应该全面、系统的搜集每一个部门的档案，确保信息的完整性，提高档案的使用频率。

2.加强对管理人员的培训工作

职业院校应该加强人员培训工作，全面提升档案管理人员的整体素养。积极引进当前先进的数字化技术，培养管理人才，利用讲座以及知识竞赛的方式，提高管理能力，增加知识，注重年轻人的管理经验，提高技术等各方面知识，增加人性化的培训，加强自身意识，提高管理人员的管理水平。职业院校还应该吸取更多的专业管理人才，加强对档案管理的人才建设。职业院校可以利用每月检查或者定期年检来确定管理人员的工作效率，并结合学校的情况完善科学的管理以及奖惩制度。当管理部门某一个月几个月或者一年具有高效的工作情况时，学校应该给予他们一定的奖励来鼓励他们，来调动管理人员自身的积极性以及责任意识。当管理部门在某一个月或一年中出现档案管理的失误，学校应调查出现问题的原因，并采取一定的惩罚措施，来提高工作效率。利用这种方式，管理人员才能够尽力管理档案。

3.加强数字文件的日常维护和安全管理

学校应该注重提高数字档案的日常护理以及管理。防止由于不恰当的维护问题造成的档案的损失。数字档案日常护理工作涉及了电子设备以及存储环境。管理者应该定期检查电子装置，并注重检查装备是否出现损坏。档案室应该减少对电磁的干扰。数字化技术的加密能力运用于保护更加重要的档案，来确保重要数据的安全性。同样，管理人员应该对数字化档案进行备份，防止未来出故障永久丢失。 日常数字化技术维护能够降低数据的损失率，减少由数据缺失带来的巨大损失，帮助职业院校正确进行决策。因此，管理者应该定期检查、降低电磁的干扰、对重要文件进行加密保护，只有这样，才能够确保职业院校的档案安全。

四、管理数字化档案的意义

数字电子档案是磁性材料为主要载体，将材料信息录到光盘之中，也以将材料信息储在硬盘中。这种管理数字化电子档案的方式，可以自由下载读取，方便了人们读取信息。其中有一弊端就是可以被人随意改动，所以管理标准需要规划，设定指定人员操作，加强密码管理定期修改，防止信息材料的被盗或者丢失。

此管理实现了我国的档案管理网络化和信息化，为我国广泛的信息传播和文明的传承带来新的思路。互联网的年代，将古老的文档模式改为数字化模式，不论是生活水平还是工作质量都会得到很大的提高。所以进行档案的数字化管理的工作魄在眉梢，通过建立更加完整的资料库，配置更加完美的设施，档案数字化的管理将很容易实现不在是梦想.

职业院校的数字化管理对构建优质的校园环境有着重要意义。它能够促进档案管理的完整、系统以及准确性，并完善档案管理的方式。在日常的校园管理过程中，档案管理是十分重要的环节。社会的迅速发展在一定情况下能够促进数字化建设的发展，并给职业院校的管理带来了一定的挑战。档案管理能够有效体现职业院校的历史及其发展。为了实现档案的现代化，职业院校应该加强数字化管理。这个过程中，职业院校档案数字化的建设依旧处于初期阶段。它将会限制数字化发展，影响职业院校未来的发展，对数字化的研究有重要意义。在本文，笔者从档案管理存在的问题，数字化技术的优势以及构建数字化等多方面进行探究，结合了大量的文献，仅供参考。