ERP系统对企业采购管理带来的效果分析

许艳莉

摘 要：随着经济发展和技术进步，许多企业目前为了达到高效管理、效益提升的目的，在采购管理中运用ERP系统作为工具，实现对生产物料、成本、产品、销售等的科学管控。为了帮助企业实现对内部进行标准化、流程化的管理操作，本文结合企业采购管理中应用ERP系统的实际，对这一系统的效果和应用价值进行分析。

关键词：企业采购;采购管理;ERP系统

按照科学合理的生产业务流程进行企业管理，采用ERP采购管理系统模块，实现工作效率的提高，降低生产成本为目标，这是近年来企业管理中总结的先进经验。通过ERP系统，对于传统企业采购进行创新，利用现代化采购管理系统，进行企业生产效率和效益的提升。

ERP系统概述

通过ERP系统采购管理的特点分析，可以看到很多企业选用了ERP管理系统作为物料管理和物料采购的管理模式原因。

当前一些企业将采购职能和销售职能合并在一起，行使采购管理的职能部门，是可以进行物料采购和物料管理的。这种模式下，可以将采购业务流程进行系统化完整化，从采购计划需求、处理和订单，再到检验入库和通知财务付款，整个流程是进行必要的生产原料供给的相关流程。上述完整的采购业务系统完成之后，职能部门能够完成原材料供给的重任[1]。

作为传统采购模式，负责采购的部门一般是供应部门，负责采购各个职责的任务，只有供应部门了解负责采购的具体工作，其他部门往往信息不畅。而采用ERP系统进行管理，可以预先设定各部门的职责，达到内部业务信息共享，实现供应商和采购部门的信息沟通等。ERP系统通过信息化管理完成对各采购业务环节的事前控制和权限配置。在进行ERP系统运行时，员工可以对应各个职责权限进行系统流程的操作、审核和审批，并根据管理需要生成各种凭证、表单和报表。ERP系统中的采购流程，需要采购人员加以调控，信息实现了共享，采购任务的执行优劣可以纳入到监管系统中。系统对于采购的物料可以进行可追溯，这种事先控制的方法能够为企业减少不必要的损失。即便是跨越多个区域的企业，通过ERP系统，也能将业务环节加以科学调控，实现对采购的控制。

在ERP系统中，作为核心的供应商管理模块需要通过系统进行设计，完成相应的职责分解。属于一个模块的职责，可以通过业务部门和公司组来完成到对应的模块中，并完成通知财务付款、供应商管理等几个工作。集中管理的思路可以通过企业的业务集中处理完成[2]。

如果企业在ERP系统实施中，通过职责分析，发现多个业务部门都拥有一个采购订单职责，那么可以将多个部门的采购业务进行合并和集中采购，这样就可提高采购的集中度和规模效益，降低采购成本，提高企业经济效益。同时，也方便企业的跨部门协调，减少了很多协调工作，并实行了集中管理，节省了时间，大大提高了工作效率，这就是ERP系统的优势所在。

ERP采购管理系统分析

ERP系统采购模块，是将采购从很多工作中分离出来，无论是采购请求，还是检验入库都可以实现分解。库存的职责从原有的职能部门中加以分离，实现库存集中管理和共享。制定相应的库存补充计划，既要考虑存货的数量，保证生产需求，也要考虑存货的资金占用。因此要建立科学合理的库存储备机制和物料调配计划。通过对存货的定期检查，经过一段时间的运行，可以将存货调整到相对合理的水平，体现资金和物流管理思路，这样可以避免很多人为因素造成的库存积压，还可以避免盲目采购造成的经济损失。

首先，ERP管理系统可以分为生产管理、成本管控、采购管理和库存管理四个组成部分，四个组成部分相互协调，统一实现ERP系统的资源最优配置。ERP系统对各个环节进行统一的管理，包括制造商、供应商、客户分销商等。企业可以根据ERP系统分析报告，进行科学的决策[3]。

其次，ERP系统是企业内部供应链的一个重要组成部分。在这个系统中，供应商和企业通过系统产生供应链，搭起桥梁之后，进行物流和资金流的转换，企业运用ERP系统进行管理，ERP系统成为采购管理中的一个重要手段。选取ERP型号的时，需针对采购的需求进行相应的管理。管理系统能够从供应商采购业务和采购报表等方面进行管理。系统对供应商进行维护评价，然后进行招标询价，列出企业的采购计划。下达订单之后，对采购物料进行工程管理，检查验收是否合格。不合格的可以进行退货，合格的纳入到库存管理系统中。然后在ERP系统中输出采购和库存报表，内容为汇总统计，覆盖整个采购管理流程，实现了对供应商的在线评估和对企业的采购计划的汇总，体现了从需求计划、寻源询价、报价订货、交货验收到库存管理的整个供应链流程。

最后，在ERP管理系统中，企业可以对采购进度进行实时监控，减少采购人员的工作量，降低企业的采购成本，提高企业的整体管理水平。通过ERP系统采购模块管理，可以在系统签订长期采购协议，企业的采购计划需求可以直接下订单，大大压缩采购周期，减少库存和流动资金的占用。ERP系统还可以实行远程操作，实现企业物料用户、职能部门、供应商、物流商按照各自权限在异地的系统操作。作为现代企业管理的ERP运行模式，采用高度集成全范围内应用的系统，实现对客户项目采购工业生产的管理。例如运用办公系统和ERP管理软件，进行信息化建设，部署到公司内部各个环节，实现对整体企业的现代化管理[4]。

ERP系统运行流程

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ERP系统可以在采购管理中设计和运行批发与分销解决方案，包含下列核心业务流程：计划、采购、购买、生产/装配、运输、销售和服务。您将根据预期的商品需求或客户销售数量，开发出企业财务和商品计划，制定最佳的采购/供应商决策，顺畅采购和合同管理，通过配套和装配实现增值，优化运输决策和执行，并改进销售和服务功能。无论您是在多个地区和地理位置开展运营的大型分销公司，还是规模较小、正在发展的分销商，如果您希望获得竞争优势，Infor 就能够提供深入的领域专业知识和 20 年的行业服务经验。

ERP系统采购流程怎样操作？

1.首先在ERP系统中，由物料用户提出采购计划或需求，采购部门根据采购计划或需求提出采购申请。采购申请按流程审批后由采购部门完成寻源、评审和合同签订，ERP系统进行信息处理，库存就可以进行收货。从采购申请到采购订单产生，到采购入库单生成，再到采购发票带出的采购清单，经与采购订单及入库单匹配后，完成ERP系统采购数量及金额的核对，经系统维护人员和请购部门确认后，由财务部门完成采購订单的结算。通过订单供货产品的质量和售后服务，在ERP系统完成对供应商的评价和信息维护，为企业新的采购业务制定采购策略提供参考依据。

2.对已入库的采购产品在使用中若发现存在质量问题，可以通过ERP系统退货流程进行处理。即入库人员收到用户退回存在问题的产品后，若该产品还未结算付款，入库人员可以对ERP系统原入库单进行冲销收货操作，重新生成新的入库单替代原入库单，财务部门按照新的入库单结算付款。若该产品已完成结算付款，入库人员需要对ERP系统原入库单进行退货操作，由财务部门在系统生成退货单（红字发票），再由入库人员重新生成新的入库单，作为财务部门与供应商结算退款的依据。

例如填写采购单的时候，要将业务类型加以区分。业务类型右边的横线会出现方形彩色小图标，业务类型可以分为委托加工、普通采购、贸易进口、固定资产等，根据自己采购的物品进行选择分类。如果在视图右边横线上出现方形彩色小图标，则可以点击此时会弹出一个窗口，显示为采购部门档案，如果出现闪退，则可以重新登录。

结语

现代企业为了体现集中管理的思想，在ERP采购管理系统中实行职责分开。多业务部门均拥有的采购职责和责任，实行集中采购。通过建立ERP系统库存储备机制和对存货的定期检查，可避免缺货和库存积压。另外通过ERP系统物流管理和资金管理分离的方式，还可以避免盲目采购。通过ERP系统对供应商进行评价和管理，可以优化企业的供应商资源，确保企业的采购质量及效益。

【参考文献】

[1]李荔.基于ERP的人力资源管理信息化研究[J].价值工程，2017（33）.

[2]师兆勇.ERP与采购管理[J].价值工程，2014（32）.

[3]王芬.基于质量认证实施ERP的可行性研究[J].价值工程，2017（01）.

[4]程艳.探究ERP沙盘模拟实训在创新创业教育中的应用[J].中国商论，2018（27）.