归档文件整理工作实践及认识

罗平杰

【摘要】归档文件整理工作开展过程中，要制定收集与归档工作管理目标，提升文件整理工作人员的综合素质，运用信息技术，加快文件收集与归档工作信息化建设。本文首先分析了归档文件整理的作用，归档文件整理有助于反映历史真实面貌，有助于档案管理和工作的拓展，接着提出了归档文件整理工作实践措施。

【关键词】归档文件;实践;认识

作为档案管理工作的一部分，归档文件整理的重要性不言而喻，这项工作具备很强的实践性。所谓归档文件整理，就是把档案文件进行整理、分类、排列以及编号等作业。而国家档案局下发并不断修订的《归档文件整理规则》，为当前的归档文件整理工作提供了相应的依据。在现阶段，要认清归档文件整理工作的意义，结合本单位实际，按时、高效地整理归档文件，积极优化归档文件整理方式，从而为归档文件整理打开新的局面。

一、归档文件整理的作用

（一）归档文件整理有助于反映历史真实面貌。不管哪项工作的开展都可以形成单位文件材料，其中还有本单位与其他单位之间的往来文件，通过把这些文件材料进行分类整理，这样就能看出整项工作的整体面貌。由于档案文件内容来源相对比较多，有的是内部编制的档案，有的是外部产生的档案，有的内部文件与外部文件档案之间还存在相应的转化关系。所以，开展归档文件整理工作能够反映出整个年度的工作面貌，因为对于组织来说，一般是以年度为单位进行文件的整理，归档文件按照内设的机构进行规整，通过查阅档案能够看出具体的工作状况，为组织发展决策提供依据。

（二）归档文件整理有助于档案管理。一是归档文件编排之后，在排架中查阅管理更为方便。二是档案文件进行分类、整理，根据年度不同、问题不同、具体保管期限不同等来统计。三是根据保管期限划分档案材料之后，其鉴定工作、销毁工作变得更加便利。四，通过装订归档文件，装入档案盒，能够有效防止库房的热量、水分等深入到材料中，起到保护档案的作用。

（三）归档文件整理有助于档案工作的拓展。开展归档文件整理工作的主要目标就是更好地利用档案。通过积极改革归档文件整理工作，权衡人力、物力等方面的资源分配，这样能够减轻文件整理的工作量。就立卷而言，这项工作本身就有一定的不足。由于案卷存在会让检索的层次变得更加复杂，对检索成效产生了影响。而通过归档文件整理，积极调整档案整理以及档案利用的矛盾，档案存储工作变得简洁、高效。通过档案的现代化归档整理，原始的纸质档案通过计算机技术转化为电子版本，促使信息化管理成为现实，节省了档案管理的时间和存储空间，一个芯片就能存储全部的档案资料，管理起来也相对比较容易，提升了存储的安全性。

二、归档文件整理工作的实践措施

（一）及时收集，做好归档文件整理工作。由于归档文件收集作为组织的基础性工作之一，跟直接业务的关联性不明显，与其他核心部门相比，这项工作并没有引起部分组织单位领导的足够重视，甚至会认为可有可无。在这样理念的指引下，就会缺乏对档案文件收集的硬件投资，设备比较落后。而且有的组织文件收集管理工作呈现阶段性特点，也就是说，只有在上级领导督促检查的時候才进行自纠自查，对档案的收集与归档管理工作的进展产生了制约。事实上，档案工作的基础和起点就是归档文件收集，收集工作不到位就不能有效开展整理、利用工作，收集质量也会对其他档案管理环节产生影响。比如，因档案残缺、不和要求会出现返工，或者重复性的作业。就算是开展办公自动化档案管理，电子文件的归档整理也需要以纸质材料为基础，这就可以看出归档文件收集工作的重要性。要做好归档文件的收集工作，结合归档的期限从以下几个方面开展：第一，要做好收文、发文等方面的登记，只有登记在册才能清楚看到往来行文、会议文件等，做到有据可查。第二，要按照文件归档的时间节点，追踪收集那些到达时间节点的文件，避免因为不及时收集导致文件的散落，收集一件归档一件。第三，检查收集到的各种类型的文件材料，看文件上的要求是不是办理妥当，是否按照公文处理的程序收集，同一个类型的文件是不是收集在一块。第四，结合文件归档收集方面的要求，要制定不同的分类计划，准备不同的档案盒，按照类别收集在内。总之，文件收集工作能够把档案文件分门别类进行保管，让文件有目可查，为文件整理打好基础。

（二）把好鉴别关，做好归档文件整理工作。鉴定文件的价值需要对归档的文件进行分析，也就是说，某个文件是否归档要进行资格审查，看其归档范围，对于没有继续保存价值的文件进行删除销毁。鉴别关是文件整理的一大关口，要做好文件资料的鉴别工作，判断文件的价值，划分具体的保管期限，这样才能提高归档文件的质量。我们以组织党员档案管理为例，一份完整的党员档案包含的内容比较多，有入党申请书、入党积极分子登记表、入党思想汇报以及预备党员等跟党组织相关的一些文字类的资料。对于党员档案管理人员来说，要对党员入党申请书等内容是否真实进行审核鉴别，包括申请人员对党的认识，入党的思想动机、个人经历、社会关系等，还有本身需要向党组织说明的问题，这些问题都是党员档案管理者的职责。从党员申请入党开始，一直到成为入党积极分子、预备党员、正式党员等环节都需要按照规定的程序进行，包括完善党员的档案资料，规范化的档案鉴别与整理能够让党组织对党员的思想信息等有清晰的认知，从而更好地管理党员队伍。总之，把握归档文件的鉴别关，有步骤、有计划地开展档案管理工作，制定归档范围，经鉴定无误之后按照流程进行归档。

（三）优化整理制度与办法，做好归档文件整理工作。首先，制定完善的制度。对于一些组织来说，由于某些原因的存在，归档文件管理还存在一些急需完善的地方，包括部分文件材料不完整，信息填写有误，还有部分文件档案中时间节点对不上等，这些都是由于缺乏可以参考的制度导致的问题，给归档文件整理工作带来了不利影响。为了改变这些状况，提升归档文件整理成效，需要建立完善的工作制度与方案。结合单位具体实际与软件、硬件方面的实力，以电子化、科学化发展为理念，制定有效的工作制度，明确存在的问题，制定具体的操作标准与细则，包括需要归档资料的内容、统一化的格式等，让归档文件整理实现有制度可依。其次，规范电子化归档整理办法。在归档文件整理过程中，基于长期保存需求需要把传统档案信息转为电子化的形式，通过计算机网络进行联结，组成系统化的档案信息库，具有复制性、便利性以及稳定性的特点。建立电子化管理意识，积极应用新的技术和手段，让计算机技术为归档文件整理工作提供帮助，减少了传统归档文件管理中漏记、误记等现象，实现精确查询的目标，增强归档信息的共享性，确保了档案信息共享与在线服务，实现档案资料信息资源无损利用。总之，把传统纸质归档文件转化为数字化电子档案，并对每个归档文件进行安全设置，方便文件档案调取和利用，也能确保归档文件的安全性。除此之外，还可以通过设置条形码或者二维码等方式来检索归档文件信息，提升归档文件整理的工作成效。

三、结论

综上所述，档案信息对组织发展有着重要的支撑作用，为生产经营决策提供了很好的信息依据。要做好归档文件整理工作，严把资料收集与鉴别关，优化整理制度与办法，从而为组织的长远发展服务。

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