建立微信交流群促进企业信息化管理

2018-02-14沈桂权山西神剑建设监理有限公司山西太原030009

建设监理 2018年10期

沈桂权（山西神剑建设监理有限公司，山西太原 030009）

随着微信软件的使用越来越广泛，大量信息在不同微信群里传播，微信群已成为不可或缺的交流平台，正在渗透和影响着现代人的工作和生活。充分利用微信实时、快捷的传播优势，便于员工工作、学习、沟通、交流、分享，是公司发展的重要一环。山西神剑建设监理有限公司于 2017 年 3 月初开始，逐步建立了多层面的微信交流群，使之成为提高公司信息化管理进程及搭建学习工作的新平台。在企业的建设和发展中，越来越多地发挥着特有的作用。公司的总监微信交流群，成员由公司领导层、各职能部门负责人，各项目总监理工程师和总监理工程师代表 94人组成。此群的建立旨在加强公司领导层与总监、总监与职能部门、总监与总监之间的沟通交流，通过微信便捷、通畅的特点，促进了公司各项工作的有效开展，大大地提高了效率。采取如下四个方面的工作措施，实现了公司信息的科学化管理。

1 制度先行，是信息管理的前提

建群之初，为了保证微信群规范、健康、高效运行，制定了《神剑微信群管理规定》等管理制度，摘要如下。

（1）明确工作范围。公司建立的微信群只用于工作交流、信息传达，不得发布与工作无关的消息、链接及广告，多次提醒警告未纠正者将撤出本群。

（2）确定发布信息工作时间、形式与要求。工作时间一般为：上午 9：00～10：00、下午 2：00～4：00；形式为每天 2 次用文字、图片、视频和语音等方式发布，群成员可在发布的时间查收，无需回复，公休日和法定节假日除外。

（3）交流内容。群成员就工作疑问、技术难题、工作心得、精彩图片、成功经验、先进事迹、表彰奖励等均可在群中交流、分享；其他成员可根据自身情况答疑解惑、交流、探讨；好的事迹分享学习，差的教训举一反三，引以为戒，避免重复犯错。

（4）回复确认。保证网络畅通，对于群内反映的各类问题，相关职能部门责任人及时予以回复确认。

（5）保守机密。保守公司机密，对群内信息、交流分享的工作内容等禁止对外传播。

2 搭建平台，交流沟通便捷高效

总监微信群的建立是公司骨干层工作互动、上传下达的重要平台之一，包括工作部署、请求协助、业务交流等均可通过文字快速发送或图片、语音对讲的形式实现。

微信群的高效运行促使公司各项管理工作得到了进一步提升。例如：类似“×年×月×日下午 3：00 在公司大会议室召开总监例会，请大家安排好工作准时参加”“请项目总监汇报一下今天的监理工作完成情况”“公司监理的滨河体育中心项目新馆喜迎封顶，给大家分享部分图片”“收到了××新规范文件，已分享上传到群里，请有需要的同志自行下载”“本人遇到××技术问题，请大家帮忙解决”这样的信息天天都会出现在微信交流群里。此外，还有转发上级部门的通知，公司的动态信息，如新中标的项目信息、项目建设情况的图片、新工艺、新技术的资料，安全知识、质量控制的相关资料、培训的课件，行业内先进的技术信息、国家政策动态、机构改革信息、职业道德、心灵鸡汤等。

微信群的广泛应用，促使了部分原本不会使用微信的老员工们纷纷向年轻人讨教如何下载微信内容并学会使用，主动加群进行交流和学习并积极参与相关内容的讨论。

3 去繁从简，促进工作，作用非凡

如今的微信群让公司内部的交流方式完全区别于传统方式。公司的各项政策及工作要求通过微信群都能在第一时间得到有效安排，各类通知、信息均能第一时间传达到位，方便机关的内部管理，解决了以往信息沟通不畅引起的“绕弯转圈”现象，进一步提升了工作效率。同时，微信群还缩短了员工与领导的距离，架起了领导与员工沟通的桥梁，大家相互鼓励，攻坚克难，共同营造积极向上的工作氛围。

总监微信交流群，看似简单，但却发挥着很大的作用。相比传统的短信群发功能，微信群提供了多对多讨论的空间。通过这样的交流方式，大家不用等到开会就能够第一时间掌握有关项目的最新消息，也不用为了通知一件事挨个儿打电话，既节约了时间，又提高了效率，还节省了因手机群发短信所产生的话费，避免了短信发送接收的误差。平时面对面交流少的同事，通过微信群能互相增进交流；平时见了领导就紧张的“腼腆人”，在微信群中也能侃侃而谈；工作上遇到难题，不用再逐个打电话求解，在群里一求助，大家都来出主意，问题便迎刃而解；项目部工作受到相关方表扬，在群里分享点赞，大家相互激励促进。以下列举 3 个实例加以说明。

2018 年 3 月 13 日，公司人力资源部需要通知项目监理部监理人员参加由公司举办的《工程事故监理案例分析及监理对策》培训。在群内通过“@所有人”的快速操作，使得群内有关成员快速知晓该项培训有关的所有信息。人力资源部省时省力，通过一个简单的操作，不再需要像过去一样首先电话通知各级领导，再由各级领导通知其下属；需要参加培训的员工准确知晓培训时间和内容，避免了过去传统信息传递方式可能导致的差错和延误。

2018 年 3 月 28 日下午 6:10 时，项目监理部的一名员工，用手机上公司博站管理平台上的考勤下班签到时，突然发现手机上显示“获取考勤规则失败”，该员工将在手机上不能签到的情况截屏并以图片的形式发到群中，公司负责项目监理部考勤的管理人员看到此条信息，迅速给出解决方案，该员工下班签到问题很快得到解决，并在群里点赞表示感谢。微信群既及时解决了员工的问题，又提升了公司的管理。

2017 年 3 月 7 日下午 5:47，一名项目监理部总代在微信群里发了 3 张现场拍摄的玻璃幕墙的设计图片，并询问玻璃幕墙与玻璃肋的设计是否合理，提出自己在施工现场监理工作中遇到的问题和困惑，以求帮助。这条消息发出不久，就得到了公司总工程师的回应：“玻璃肋和玻璃之间应形成整体，方能保证玻璃在平面外的变形量。若缝隙处是铝合金卡条，仅作美观装饰，则需要与设计人员沟通”，收到答复后，项目总代马上发出了“李总，我明白了，谢谢您”。

以往项目上遇到技术问题，往往是通过电话或是请专家前往现场来解决，而现在通过微信提出问题，配合现场图片，不仅能得到专家的迅速回复，节省了大量时间，而且还促使了群中其他成员对相关问题的思考，既拓宽了解决问题的渠道，又为大家相互交流学习、分享经验提供了平台。

4 成效显著，信息化推动建设发展

这一年来，公司微信交流群在公司的建设和发展中发挥了良好的作用，为公司管理和企业员工队伍建设做出了一定的贡献。据不完全统计，截至 2018 年 3 月底，共发送各类信息 500 余条。其中：会议、培训通知类 45 条，知识和技术类 100 条，咨询类 50 条，经验交流类 30 条，答疑解惑类 35 条，项目进展情况 150 条，荣誉证书类 20 条，他山之石类 50 条，其他类 50 条。这些原创或部分原创信息从不同的角度融汇到公司企业文化的建设中。与此同时，公司的信息增多了，项目承揽增加了，员工的工作效率提高了，企业的经济效益显著得到提升。

5 不断完善，持续加以改进利用

为了使公司微信交流群更好地发挥作用，公司将继续竭力打造属于企业的微信平台，努力使其成为蓄积企业合力的活水池、品牌文化和企业资讯的传播口、公司为员工服务的对接口、公司承上启下的工作桥梁、员工团结进取的纽带和构建企业和谐发展的助推器。公司将持续开展以下几方面的工作。

5.1 文化引领，信息共享

公司根据现阶段微信工作群运行情况，目前该项工作已列入公司 2018 年工作计划并安排部署，要求各部门高度重视，积极响应参与。公司发展主题更加突出，信息内容更加健康，数量要增加，质量再提高，采取“比、学、赶、帮、超”的方式展开，在部门中开展竞赛，让更多的员工参与到这项工作中来，真正起到信息共享、经验分享、案例借鉴、互动交流、相互支持的作用，使之成为工作之时政令传达的“小喇叭”、工作之余人生心得的“专题栏”和工作之中廉政教育的“警示窗”。